Bạn sẽ không bao giờ sợ thiếu thời gian nếu áp dụng nguyên tắc này

Thời gian rất khó nắm bắt, thoáng qua và quý giá. Ai cũng có một khoảng thời gian duy nhất trong cuộc đời và phải học cách phân bổ hợp lý để sử dụng thời gian tốt hơn. Và một trong những cách tốt nhất để tận dụng thời gian của bạn chính là áp dụng nguyên tắc 80/20 dưới đây.

Nguyên tắc 80/20: Quy luật của những điều quan trọng

Nguyên tắc 80/20 hay còn gọi là nguyên tắc Pareto hoạt động trên nguyên lý cơ bản: 80% kết quả đến từ 20% cố gắng hoặc nỗ lực. Nguyên tắc này thường được tham chiếu và áp dụng trong quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn:

80% vấn đề đến từ 20% nguyên nhân

80% lợi nhuận của công ty đến từ 20% khách hàng

80% phàn nàn về công ty đến từ 20% khách hàng

Tuy nhiên, triết lý cơ bản đằng sau nguyên tắc này còn được chứng minh là đúng trong mọi bối cảnh chẳng hạn:

80% tội phạm xuất phát từ 20% dân số

80% chiến thắng trong các môn thể thao đến từ 20% các đội

80% tài sản của thế giới do 20% người giàu nắm giữ

Vì vậy, nếu như bạn không biết tập trung thời gian và năng lượng vào những việc mang lại hiệu quả cao nhất, bạn sẽ bị lãng phí chúng mà không giải quyết được việc gì.

Tối đa hóa thời gian bằng nguyên tắc 80/20

Sau khi đã hiểu về nguyên tắc 80/20, chắc hẳn bạn đã biết mình đã lãng phí thời gian như thế nào. Trong một môi trường làm việc với đầy những nhiệm vụ buồn tẻ, chán ngắt, chúng ta sẽ phải áp dụng nguyên tắc này như thế nào để đảm bảo hiệu quả cao nhất?

Dưới đây là 3 nguyên tắc cơ bản để bạn tối đa hóa thời gian và đảm bảo những nỗ lực của bạn sẽ mang lại kết quả cao nhất.

1. Học cách ưu tiên

Đây là yếu tố quan trọng nhất để quản lý thời gian hợp lý và tối ưu hóa nguyên tắc 80/20 trong cuộc sống thường ngày của bạn. Để thực hiện điều này, bạn phải thực sự tin tưởng và thực hiện chuyển đổi có mục đích.

Thay vì thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày một cách qua loa, bạn hãy học cách để rút ngắn hoặc cắt giảm những thứ không mang lại hiệu quả từ những thói quen hàng ngày.

Chúng ta đều biết rằng có những việc rất tốn thời gian để hoàn thành, nhưng chúng lại chẳng mang lại nhiều kết quả cho cuộc sống. Chẳng hạn những việc như lái xe đến chỗ làm, nấu ăn, dọn dẹp, ủi quần áo, mua thực phẩm… sẽ phải hoàn thành, nhưng chúng không mấy tác động đến mục tiêu, đam mê hay chất lượng cuộc sống của bạn. Tuy nhiên, hầu hết chúng ta đều đang dành quá nhiều thời gian mỗi ngày cho những việc này.

2. Học cách lập thời khóa biểu tốt hơn

Bạn hãy học cách lập thời khóa biểu tốt hơn bằng cách thuê ngoài cho những việc không cần thiết mà lại đang làm tốn nhiều thời gian của bạn. Chẳng hạn, hãy thuê ai đó đến cắt cỏ hàng ngày, di chuyển bằng phương tiện giao thông công cộng hoặc Uber đến chỗ làm và dành thời gian đó để trả lời email hoặc lập thời khóa biểu.

3. Thiết lập và điều chỉnh mục tiêu thường xuyên

Một mục tiêu được định nghĩa rõ ràng sẽ giúp bạn luôn tập trung và biết thứ tự ưu tiên cần thiết. Hãy lập rõ lộ trình bạn muốn đạt được mục tiêu và điều chỉnh nó thường xuyên. Cuộc sống luôn có những điều bất ngờ xảy ra và chúng có thể làm kế hoạch của bạn đi chệch đường ray. Vì vậy, khi cảm thấy bản thân bị “lạc trôi”, bạn hãy lập tức thay đổi và tính toán lại lịch trình.

4. Thiết lập phương trình cân bằng giữa nỗ lực và phần thưởng

Bạn nên thiết lập phương trình cân bằng giữa nỗ lực và phần thưởng cho mọi hoạt động của cuộc sống hàng ngày. Đầu tiên bạn phải đánh giá phần thưởng nào xuất phát từ nhiệm vụ nào và quyết định dành bao nhiêu phần trăm nỗ lực cho nhiệm vụ đó. Chẳng hạn, nếu nhiệm vụ của bạn là dọn dẹp giường mỗi buổi sáng, thì phần thưởng là chiếc giường gọn gàng, ngăn nắp. Tất nhiên phần thưởng này chỉ là tối thiểu, nên nỗ lực bạn đặt vào cũng là tối thiểu.

Đơn giản hóa nguyên tắc 80/20 trong mọi hành động

Để bắt đầu thực hiện nguyên tắc 80/20, bạn hãy tự hỏi bản thân những điều sau:

20% tài sản bạn sở hữu chủ yếu đến từ đâu?

Bạn dành 20% thời gian để làm những gì mang lại 80% hạnh phúc cho bạn?

20% những người làm cho bạn cảm thấy hạnh phúc nhất là ai?

20% quần áo bạn mặc chiếm 80% thời gian của bạn là gì?

20% thực phẩm bạn ăn hầu hết 80% thời gian là gì?

Bạn sẽ rất dễ để trả lời những câu hỏi này bởi đáp án của chúng không hề khó. Và một khi đã trả lời được những câu hỏi này, bạn sẽ tập trung hiệu quả hơn trong công việc cũng như cuộc sống.

Chẳng hạn, 80% người mà bạn dành thời gian nhiều nhất nhưng lại chỉ mang đến cho bạn 20% niềm vui – hãy dành ít thời gian cho họ hơn.

80% đồ dùng của bạn chỉ dùng được 20% thời gian – hãy vứt chúng đi hoặc bán đi.

80% quần áo của bạn chỉ mặc 20% thời gian – hãy ném chúng đi.

Rõ ràng, nguyên tắc 80/20 không phải là một khẩu hiệu sống cứng nhắc. Bạn hãy suy nghĩ về nó như một công cụ theo dõi mọi khía cạnh của cuộc sống. Mục tiêu cuối cùng là đơn giản hóa cuộc sống và giúp bạn kiểm soát thời gian tốt hơn.