Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử: Đâu là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp?

Thực trạng sử dụng hóa đơn giấy truyền thống

Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp thường lựa chọn 2 hình thức sử dụng bao gồm hóa đơn giấy do cơ quan Thuế cung cấp hoặc doanh nghiệp tự in hóa đơn khi được cơ quan Thuế chấp thuận. Dù doanh nghiệp chọn loại hình hóa đơn nào thì doanh nghiệp phải có văn bản thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng. Công đoạn phát hành hóa đơn và đặt in hóa đơn thường kéo dài từ 3 đến 5 tuần.

Mối hóa đơn được doanh nghiệp in ra đều phải có từ 3 liên trở lên, theo đó liên 1 để doanh nghiệp lưu trữ, liên 2 giao cho khách hang, liên 3 cơ quan Thuế quản lý. Việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể khi mà doanh nghiệp phải gửi hóa đơn cho khách hàng qua các đơn vị chuyển phát với cước phí từ 12.000 – 15.000 đồng/đơn.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy với cơ quan Thuế cũng là vấn đề đáng lo ngại khi tình trạng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp để khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế giá trị gia tăng.

Khó khăn chồng chất khó khăn khi sử dụng hóa đơn giấy.

Tốn thời gian, mất công sức tra cứu hóa đơn

Khi thực hiện giao dịch với số lượng hóa đơn giấy lớn, các đơn vị phải sắp xếp kho bảo quản, lưu trữ hóa đơn. Việc xảy ra rủi ro như hóa đơn bị cháy hỏng, mối mọt ẩm mốc là vấn đề đang diễn ra trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Chưa kể, số lượng hóa đơn nhiều kế toán mỗi khi muốn tìm kiếm hóa đơn trong kho lưu trữ hóa đơn sẽ phải tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Từ việc thống kê hóa đơn đến làm báo cáo tình sử dụng hóa đơn đều là những công đoạn mất rất nhiều thời gian mà vẫn không thể đảm bảo độ chính xác 100%. Đứng ở vai trò lãnh đạo của doanh nghiệp cũng rất khó để quản lý việc sử dụng, lưu trữ, tra cứu hóa đơn giấy.

Giải pháp ‘vàng’ cho doanh nghiệp thời đại cách mạng công nghệ 4.0

Hóa đơn giấy với những bất cập trong công tác lưu trữ và quản lý là điều doanh nghiệp dễ dàng nhìn thấy. Nắm bắt được thời cuộc, thấu hiểu những khó khăn khi sử dụng hóa đơn giấy, nhiều doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển mình sử dụng hóa đơn điện tử.

Thay vì chất đống, xử lý hóa đơn giấy cồng kềnh, mọi thao tác, thủ tục, lưu trữ, chuyển phát hóa đơn đều được tích hợp ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice. Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, giảm thủ tục hành chính với cơ quan Thuế. Công tác gửi nhận hóa đơn cho khách hàng được thực hiện một cách tiện lợi thông qua các phương tiện truyền thông internet đơn giản như Email, SMS…

Với việc triển khai hóa đơn điện tử E-invoice, không những doanh nghiệp nhận được những giá trị hữu hình mà còn nhận được những giá trị vô hình khác, không thể quy đổi thành tiền. Các giá trị có thể kể đến là giá trị cơ hội khi cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiện đại, nhanh chóng, tiện ích, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp, tạo trải nghiệm khách hàng tốt khi cung cấp sản phẩm dịch vụ.

Hóa đơn điện tử - Xua tan mọi bất cập từ hóa đơn giấy.

Gia tăng năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp

Lợi ích của hóa đơn điện tử là điều dễ nhận thấy thế nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đắn đo, trì hoãn chuyển đổi để đợi đến thời hạn bắt buộc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Theo các chuyên gia, rào cản lớn nhất đối với doanh nghiệp chính là tư duy cũ và tâm lý ngại chuyển mình. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong thương trường khốc liệt như hiện nay thì doanh nghiệp không thể giữ cách thức hoạt động cũ.

Chậm nhất ngày 01.11.2020 100% doanh nghiệp phải hoàn thành việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Thay vì ngồi 1 chỗ đợi bắt buộc doanh nghiệp cần khẩn trương chuyển ngay sang sử dụng hóa đơn điện tử. Chấp nhận thay đổi, ứng dụng công nghệ chính là con đường nhanh nhất dẫn doanh nghiệp tới thành công.