5 "level" làm việc online tại nhà: Nhân viên xuất sắc mới qua được mức 3, người tầm thường đạt mức 2 là cùng!

Dịch Covid-19 đã buộc các công ty trên khắp thế giới phải thay đổi cách làm việc – làm việc tại gia. Những công ty như Box, Amazon, Airbnb, Facebook, Google và Microsoft đã hướng dẫn kĩ càng nhân viên của họ nhiều cách làm việc online ở nhà từ lâu.

Tuy vậy còn rất nhiều tổ chức trong những lĩnh vực khác nhau như bất động sản, kế toán và các tổ chức chính phủ vẫn còn loay hay với vấn đề này. Nhiều người mới tiếp cận văn hoá làm việc từ xa này chia sẻ họ chỉ đơn giản là download Zoom, hoặc Slack, đăng nhập vào email và thế là xong.

Nhưng rõ ràng, để trở thành nhân viên làm việc tại nhà hiệu quả, bạn cần nhiều hơn thế.

5 cấp độ của làm việc online tại nhà.

Riêng về vấn đề làm việc tại nhà, không nhiều công ty có thể hoàn thành xuất sắc hơn Automattic – công ty đứng sau Wordpress, chi phối đến 35% website trên Internet hiện nay.

Automattic – tại thời điểm viết bài này – có 1170 nhân viên trải khắp 75 quốc gia và sử dụng 93 ngôn ngữ. Công ty được định giá lên đến 3 tỷ USD, và đã có nhiều vụ thu mua lớn như mua lại WooCommerce hay nền tảng viết blog Tumblr.

Điều quan trọng là, Automattic không hề có trụ sở, các nhân viên của công ty này làm việc online là chủ yếu. Matt Mullenweg - Người sáng lập Automattic, xuất hiện gần đây trên chương trình phát thanh "Making Sense"  của Sam Harris đã nói về 5 mức độ của phân hạng của làm việc online tại nhà

Mức độ 1: Không có bất kì hành động nào được lên kế hoạch

Các công ty không có bất kì hình thức hỗ trợ nào, nhưng nhân viên của họ vẫn cố gắng làm việc tại nhà. Họ có smartphone, và email. Họ có thể tuỳ chọn cách thức liên lạc, ví dụ như tham gia các cuộc họp qua điện thoại. Nhưng hầu hết là họ sẽ trì hoãn các công việc đến khi quay trở lại văn phòng, điều mà chắc chắn sẽ gây áp lực cho chính họ về sau này.

Mức độ đầu tiên này là cách hầu hết các công ty hoạt động trước sự bùng nổ của dịch Covid-19.

Mức độ 2: Tạo lập văn phòng làm việc online

Đây là cách hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang thực hiện, nhất là các doanh nghiệp truyền thống.

Nhân viên được hướng dẫn sử dụng các ứng dụng họp online (như Zoom), nhắn tin (như Slack) và email. Nhưng thay vì thay đổi tính chất công việc cho phù hợp với điều kiện mới, họ dường như chỉ cố tạo ra một văn phòng làm việc truyền thống như bình thường, chỉ khác là qua mạng.

Cách này có thể dẫn đến nhiều thói quen xấu làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc mới cũng như hạn chế khả năng suy nghĩ của một nhân viên. Thử tưởng tượng bản thân bạn nhìn vào màn hình với 10 người khác nhau, và hàng tá sự chen ngang, làm phiền mỗi ngày, cứ vài phút lại phải trả lời một cái email và không thể rời khỏi máy tính cả ngày mà xem.

Tại mức độ 2, mọi người vẫn phải online thường trực từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Trong một số trường hơp, nhiều quản lí còn sử dụng các phần mềm theo dõi để kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên.

Nếu bạn đang ở mức độ 2, thì bạn còn một con đường rất dài phía trước để phát triển sự nghiệp làm việc tại nhà.

Mức độ 3: Bắt đầu thích ứng

Tại mức 3, các tổ chức bắt đầu thích ứng và tận dụng hoàn cảnh hiện tại. Mullenweg chỉ ra rằng những tài liệu được chia sẻ và update thường xuyên (như Google Docs) nên được sử dụng trong khi thảo luận, giúp người tham gia đạt được những nhận thức chung và cùng đưa ra quyết định, tránh tối đa sự hiểu nhầm và phí phạm thời gian sau này.

Trao đổi qua văn bản trở nên quan trọng hơn khi làm việc tại nhà dần trở nên phổ biến. Ở Automattic, nơi mà các nhân viên không thích suốt ngày phải tham gia các cuộc họp online, hầu hết giao tiếp đều được thực hiện trên văn bản, do vậy sự thấu hiểu lẫn nhau trở thành nhân tố quyết định.

Trên thực tế, hầu hết hoạt động tuyển dụng của Automattic được thực hiện qua các văn bản chứ không phải qua các cuộc gọi video với ứng viên, Mullenweg nói.

Khi cần thiết phải tổ chức các cuộc họp online:

- Chỉ tổ chức những cuộc học thực sự cần thiết nếu không thể đạt được kết quả mong muốn qua gọi điện, email hay nhắn tin.

- Các cuộc họp chỉ nên kéo dài tối đa 15 phút, chỉ dài hơn nếu không có cách nào khác (các cuộc họp càng ngắn, nội dung truyền tải càng phải cô đọng, và do đó sẽ có ít thời gian để tán chuyện hơn).

- Lên thời gian biểu chi tiết và kết quả cần đạt được cho mỗi cuộc họp.

- Chỉ mời những người thực sự cần thiết tham gia (Thường thì 2-3 người tham gia họp sẽ đạt được hiệu quả cao nhất).

- Đưa ra quyết định thực hiện bước tiếp theo, phân chia công việc và đưa ra deadline.

- Không bao giờ tổ chức các cuộc họp chỉ để thông báo thông tin – đây là chức năng của Email và tin nhắn trực tiếp. Đưa ra đủ thông tin cần thiết, hoàn cảnh, hành động và yêu cầu đầu ra. Đưa ra deadline. Gợi ý một cách để tiến hành công việc nếu người nhận chưa đạt được các yêu cầu của bạn.

Mức độ 4: Giao tiếp không đồng bộ

Thực tế chỉ ra rằng hầu hết mọi thứ không cần được trả lời ngay lập tức. Email hay tin nhắn trực tiếp đều đã hoàn thành nhiệm vụ cung cấp thông tin, và người nhận có thể trả lời khi phù hợp.

Nếu thực sự khẩn cấp, cách thức giao tiếp sẽ thay đổi cho phù hợp, như gọi điện chẳng hạn.

Bên cạnh lợi ích rõ ràng là cho đồng nghiệp thời gian để suy nghĩ kĩ càng, thực sự đi vào trạng thái dòng chảy (một trạng thái tâm lý khi chúng ta tập trung cao độ, giúp thành thành công việc hiệu quả gấp 5 lần theo McKinsey), giao tiếp không đồng bộ còn giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.

Để tránh việc phải trao đổi qua lại nhiều lần không hiệu quả, cần đảm bảo rằng các tin nhắn bạn gửi đi:

- Đưa ra đủ thông tin cần thiết, hoàn cảnh, hành động và yêu cầu đầu ra.

- Đưa ra deadline.

- Gợi ý một cách để tiến hành công việc nếu người nhận chưa đạt được các yêu cầu của bạn.

Mullenweg cũng chỉ ra rằng, trên phạm vi toàn cầu, khi các đầu việc được phân chia rõ ràng, nhân viên làm việc nhuần nhuyễn trên cơ sở giao tiếp không đồng thời, mang lại năng suất gấp 3 lần cách làm việc truyền thống, khi mà nhân viên bị yêu cầu phải có mặt mỗi ngày tại văn phòng.

Một nhân tố nữa cần được đề cập đến đó là đồng hồ sinh học.

Khoa học tin rằng đồng hồ sinh học của chúng ta được định hình từ khi mới sinh ra. Con người được chia thành những người thích thức khuya và những người thích dậy sớm. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng 30-40% dân số là những người thích thức đêm. Điều này khiến yêu cầu làm việc giờ hành chính mỗi ngày trở thành rảo cản sự sáng tạo và khả năng suy nghĩ của gần một nửa dân số thế giới.

Phương thức làm việc giao tiếp không đồng bộ giúp những người thích thức khuya (cú đêm) cân bằng và linh hoạt hơn, miễn là vẫn đảm bảo hoàn thành công việc được giao với đồng nghiệp. Automattic hiện tại đang hoạt động ở mức độ 4, Mullenweg nói.

Mức độ 5: "Nirvana"

Đây là trạng thái khi tất cả các công việc đều được phân công online để hoàn thành hiệu quả hơn bất kì cách giao tiếp trực tiếp nào. Mullenweg chỉ ra phương thức này chú trọng vào thiết kế môi trường làm việc cùng với xây dựng văn hoá doanh nghiệp.

Khuyết điểm của làm việc từ xa

Tất nhiên là bất kì vấn đề nào cũng sẽ đều có ưu và khuyết điểm.

Ba vấn đề lớn nhất mà các công ty mới sử dụng cách làm việc tại nhà có thể gặp phải, và cách xử lí chúng được đề cập dưới đây:

Xây dựng và kết nối các thành viên

Thay vì yêu cầu nhân viên có mặt tại văn phòng 11 tháng trên năm, và 4 tuần nghỉ phép, Automattic làm ngược lại. Nhân viên công ty có 11 tháng làm việc tại gia, và cần phải dành thời gian 4 tuần một năm cho các hoạt động xây dựng và kết nối văn hoá công ty.

Các ứng dụng đã được sử dụng để theo dõi những người bạn đã từng gặp, sắp xếp chỗ ngồi tại các bữa tiệc cho phù hợp, để từ đó bạn có thể gặp những người khác nhau mỗi năm.

Giao tiếp trong công ty

Khi làm việc từ nhà, bạn không thể có những cuộc nói chuyện nho nhỏ với đồng nghiệp trong giờ nghỉ, giúp đỡ nhau hàng ngày, hay chỉ đơn giản là nắm bắt tiến độ hoàn thành công việc sát sao như khi làm việc cạnh nhau.

Để đối mặt với vấn đề này, Automattic sử dụng một nền tảng tên là P2 như một blog nội bộ, nơi mà những cuộc trò chuỵện và hoạt động được ghi và chụp lại.

Sự bảo mật

Mullenweg chỉ ra rằng trong thời đại hiện nay khi mỗi người đều làm việc trên các thiết bị công nghệ của mình như laptop hay smartphones, sự bảo mật trở nên vô cùng quan trọng.

Thay vì quá tập trung vào cung cấp quyền truy cập, điều chúng là cần làm là nâng cao khả năng bảo mật thông tin doanh nghiệp khỏi các thế lực bên ngoài. Với hơn 70% các vụ trộm công nghệ được tiến hành từ các phương thức thâm nhập như mạng xã hội, Mullenweg hẳn là có lí khi nói như vậy.

Làm việc tại nhà, trong thời điểm hiện tại, là điều kiện yêu cầu bắt buộc chứ không còn là sự lựa chọn cho rất nhiều doanh nghiệp, do vậy, hãy chú trọng hơn đến cách chúng ta làm việc. Từ đó mỗi nhân viên có thể nâng cao năng suất lao động, và biết đâu sau thời gian này, chúng ta có thể có quyền làm việc từ nhà thường xuyên hơn.

Theo Steves Glaveski