9 bước để bảo vệ công ty của bạn trước đại dịch Covid-19

Thế giới kinh doanh đang bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch bệnh do virus corona chủng mới gây ra. Theo một báo cáo của Dun & Bradstreet, 94% các công ty trong Fortune 100 đang phải chứng kiến chuỗi cung ứng bị đình trệ, năng suất giảm sút, hoạt động đầu tư và thương mại đều sụt giảm.

"Nhiều công ty có kế hoạch cho những thảm họa như lũ lụt hay động đất, nhưng những lựa chọn thay thế của họ lại là 1 vùng khác vẫn ở Trung Quốc. Đây chính là một lời cảnh tỉnh cho các công ty trong gần như tất cả các ngành", Razat Gaurav, CEO của công ty cung cấp phần mềm về chuỗi cung ứng Llamasoft nói.

Bloomberg Businessweek đã trò chuyện với hơn một chục các chuyên gia về chuỗi cung ứng và dự phòng khủng hoảng về việc làm thế nào để chuẩn bị đối phó với những tác động của virus corona. Theo Tony Adame, giám Aon Plc, nhiều CEO rất giỏi lên kế hoạch cho những cuộc khủng hoảng ngắn hạn nhưng lại thường bỏ quên những thứ có thể gây ra tác động dài hạn.

Và dưới đây là danh sách những điều các CEO cần làm để đối phó với cả hai loại khủng hoảng.

Những việc dễ dàng

Hiểu biết về những điều cơ bản. Tùy thuộc vào loại khủng hoảng, cần 4 loại phản ứng:

A) Phản ứng khẩn cấp và an toàn. Đảm bảo con người và cơ sở vật chất được an toàn.

B) Quản lý khủng hoảng và truyền thông. Phân tích tình hình và thông báo cho nhân viên, truyền thông, các nhà cung ứng và khách hàng về cuộc khủng hoảng. Nhất thiết phải thông báo cả kế hoạch ứng phó. B

C) Bộ phận công nghệ đảm bảo các dữ liệu, thiết bị phần cứng, phần mềm được an toàn.

D) Duy trì những hoạt động thiết yếu.

2. Thành lập "phòng chiến tranh", gồm 3 loại tại trụ sở, bên ngoài văn phòng và cả trực tuyến. Đây nên là nhóm liên chức năng, có thể hợp tác với nhau để giải quyêt được gần như mọi vấn đề.

3. Thường xuyên cập nhật các hướng dẫn cho nhân viên. Các chính sách không nên đi vào quá chi tiết về một sự kiện cụ thể mà luôn luôn nên có các quy tắc về làm việc từ xa và chính sách lương, theo Doris Dike, luật sư tại Friedman & Feiger LLP. Cũng nên có chính sách quy định loại bệnh nào được chi trả, chế độ nghỉ phép do ốm, và cả cách thức để chủ doanh nghiệp liên lạc được với nhân viên khi dịch bệnh bùng phát dữ dội hay khi bị ảnh hưởng bởi các quy định hạn chế đi lại.

Những việc khó trung bình

4. Xác định những bộ phận đặc biệt quan trọng. Ví dụ, phòng tài chính luôn luôn phải có để thanh toán tiền cho các bên cung cấp và nhân viên, nhưng bộ phận thuế và kiểm toán sẽ không cần thiết bằng và có thể tạm thời cắt bớt. Sau đó xác định rõ những nhu cầu quan trọng nhất, ví dụ như các nguyên liệu đầu vào hoặc các nhà thầu phu, và sau đó lên kế hoạch duy trì các nhà cung ứng và những mối quan hệ này.

5. Tính toán số lượng nhân viên nhỏ nhất có thể mà công ty cần đến để duy trì hoạt động. Chuẩn bị cho kịch bản những nhân sự quan trọng nhất không thể làm việc.

6. Xem xét ứng dụng kỹ thuật số vào quản lý mạng lưới cung ứng. Các vị CEO nên dành thời gian để đưa ra các quyết định chứ không phải đích thân tìm kiếm nhà cung ứng.

Những việc khó nhất

7. Củng cố lại mối quan hệ với các nhà cung ứng mà công ty bạn phải dựa vào. Bạn có phải là khách hàng ưu tiên không? Mặc dù kinh doanh thời Covid-19 là rất khó khăn, xây dựng mối quan hệ với các công ty đối tác liên quan đến mọi khâu sẽ là điều quan trọng để đối mặt với sự gián đoạn trong tương lai.

"Sức mạnh đằng sau chuỗi cung ứng chính là con người", theo David Cahn, giám đốc marketing tại Elemica Inc. Ví dụ, Trung Quốc đang yêu cầu các nhà máy phải có xác nhận y tế mới có thể mở cửa trở lại, và nếu bạn quen biết quan chức ngành y thì quá trình sẽ trở nên trơn tru hơn.

8. Xoa dịu "quả bom hẹn giờ" chuỗi cung ứng. Các rủi ro của doanh nghiệp được định nghĩa là số hang tồn kho và các lựa chọn về nguồn lực trong ngắn và dài hạn. Các phương án dự phòng là yếu tố sống còn. Những ngành phụ thuộc nhiều hơn vào các cơ quan quản lý, ví dụ như dược phẩm, càng cần đến phương án dự phòng nhiều hơn.

9. Suy nghĩ sáng tạo. Trong số hàng trăm nhà cung ứng của Manzo, có tới 93% bị ảnh hưởng bởi Covid-19, và trung bình năng lực sản xuất bị chậm trễ 17 ngày. Nếu hàng tồn kho chất đống lên, bạn đã có thị trường tiêu thụ thay thế chưa?

Tham khảo Business Week