Chuyên gia nghề nghiệp Harvard: 10 thói quen giao tiếp hiệu quả cao giúp bạn 'đánh một nước cờ, thắng cả ván cờ'

Gorick Ng là cố vấn nghề nghiệp tại Đại học Harvard, chuyên huấn luyện các sinh viên và chuyên gia thế hệ đầu tiên có thu nhập thấp. Anh đã từng làm việc trong lĩnh vực tư vấn quản lý tại Tập đoàn Tư vấn Boston và là nhà nghiên cứu của dự án Quản lý Tương lai Công việc tại Trường Kinh doanh Harvard. Anh cũng là tác giả của cuốn "The Unspoken Rules: Secrets to Starting Your Career Off Right."

Dưới đây là những chia sẻ của Godrick về 10 thói quen giao tiếp hiệu quả cao để đạt được điều bạn muốn nhanh hơn.

Sau khi phỏng vấn hơn 500 chuyên gia trong một số ngành và loại công việc, tôi phát hiện ra rằng việc trở nên có ảnh hưởng và đạt được những gì bạn muốn trong công việc thường phụ thuộc vào mức độ truyền đạt hiệu quả của bạn.

Bạn càng có thể làm cho việc phê duyệt ý tưởng của mình dễ dàng như việc nhấn vào một cái nút, bạn càng có nhiều khả năng được bật đèn xanh.

1. Nếu bạn có một ý tưởng khó hình dung, hãy chia sẻ một bức tranh, bản phác thảo hoặc bản mô phỏng.

Hãy làm theo khẩu hiệu "cho thấy, không nói." Thay vì hỏi màu nền nên là xanh lục nhạt hay xanh đậm, hãy hiển thị cả hai tùy chọn để mọi người có thể tự nhận thấy sự khác biệt.

2. Nếu bạn có một phiên bản đã chỉnh sửa của một tài liệu, hãy đính kèm các thay đổi của bạn và thêm các nhận xét giải thích quá trình suy nghĩ của bạn.

Bạn càng có thể hướng sự chú ý của mọi người đến những gì bạn muốn họ tập trung vào, mọi người càng đỡ lãng phí thời gian, và bạn càng ít phải chờ đợi. Cách làm này của bạn giống như trực tiếp hỏi, "Bạn có đồng ý với hai thay đổi mà tôi đã thêm trên trang thứ hai không?" chứ không phải là "Đây là bản nháp 20 trang mới nhất".

3. Nếu bạn có thông tin từ một nguồn cụ thể mà người khác có thể muốn tham khảo, hãy chia sẻ kèm một liên kết đến trang web đó.

Việc chuẩn bị sẵn nguồn tham khảo kèm theo là cơ hội để bạn làm cho cuộc sống của người khác trở nên dễ dàng. Ai cũng muốn làm những việc đơn giản cả, và tất nhiên là ai cũng muốn làm việc với những người chu đáo và tỉ mỉ.

4. Nếu bạn có một tệp có định dạng có thể hiển thị khác nhau trên các thiết bị khác nhau, hãy gửi tệp đó dưới dạng PDF.

Các tệp PDF hiển thị theo cùng một cách trên mọi thiết bị, vì vậy nó có thể giúp bạn tăng tỷ lệ người nhận có thể xem xét tác phẩm của bạn cho dù họ ở đâu.

5. Nếu bạn có một tệp mà mọi người cần thao tác thông tin, hãy gửi tệp gốc, có thể chỉnh sửa.

Mặc dù người nhận của bạn có thể không bao giờ tiếp tục tìm kiếm dữ liệu hoặc thao tác với tệp gốc, nhưng hành động này của bạn đang giúp họ tiết kiệm thời gian để yêu cầu bạn làm điều này khi cần.

6. Nếu bạn có quyết định mà bạn muốn ghi lại để tránh mọi hiểu lầm, hãy gửi Email giải thích quyết định đó.

Không phải ai cũng sẽ nhớ những gì họ đã đồng ý. Nói: "Tóm lại, chúng ta quyết định…" hoặc "Như đã thảo luận, các bước tiếp theo là…" không chỉ đảm bảo rằng mọi người làm theo những gì họ đã nói mà còn ngăn không cho bất kỳ ai lùi bước sau này.

7. Trước cuộc họp nào đó, nếu bạn có nhiều chi tiết để mọi người tham khảo và sàng lọc, hãy gửi trước một tệp để họ tự xem xét vào thời gian rảnh rỗi của mình.

Ngay cả khi không phải tất cả mọi người đều sẽ xem qua những gì bạn đã gửi trước cuộc họp, việc chia sẻ càng nhiều thông tin trước cuộc họp càng tốt cho phép bạn dành nhiều thời gian họp để thảo luận hơn.

8. Nếu bạn có một chủ đề phức tạp, gây tranh cãi hoặc cần thảo luận, hãy lên lịch một cuộc gọi hoặc cuộc họp.

Bằng cách này, bạn sẽ giải quyết mọi hiểu lầm trong 10 phút, chứ không phải thông qua 10 Email kéo dài trong 10 ngày với 10 nội dung sao chép y hệt nhau cho 10 người.

9. Nếu bạn có lịch họp, hãy gửi lịch mời ghi rõ ngày, giờ và cách thức họp.

Việc báo trước những chi tiết này có thể giúp cả bạn và những người khác tránh phải luống cuống vào phút cuối để tìm ra ai đang gọi ai, để rồi trở nên bối rối về nội dung cuộc họp.

10. Nếu bạn có một quyết định cần sự chấp thuận của nhiều người, hãy tham khảo ý kiến của từng người.

Bạn có nhiều khả năng nhận được sự chấp thuận như mong muốn nếu bạn biết rằng tất cả mọi người trong phòng đều đã tham gia và biết kế hoạch của bạn hơn là việc mọi người chỉ mới được nghe ý tưởng của bạn lần đầu tiên, và hãy nhìn xung quanh để xem những người khác đang phản ứng như thế nào.