Giảm 50% thời gian hoàn thành công việc chỉ bằng một quy luật đơn giản: Càng sớm thực hiện, càng nhanh thoát cảnh “ngụp lặn” trong deadline

Đã bao giờ bạn rơi vào tình trạng này chưa?

Bạn được giao một công việc nhưng hạn nộp vẫn còn rất xa. Vậy là bạn không chú tâm hoàn thành công việc đó ngay, dù trong đầu bạn luôn có một giọng nói đầy van nài rằng, "tôi cần phải hoàn thành việc này".

Đột nhiên, bạn phát hiện ra 2 ngày nữa là tới deadline nhưng bạn thậm chí còn chưa bắt đầu làm gì cả. Bạn lo sợ.

Bạn đọc lướt qua tài liệu, gõ với tốc độ ánh sáng và uống thật nhiều cà phê để giữ mình tỉnh táo trong 2 ngày cuối đó. Và cuối cùng, phần việc được giao của bạn đã được gửi tới sếp đúng hạn.

Chiến lược của bạn có vẻ hiệu quả đấy nhưng trong nhiều ngày còn lại, bạn sẽ gặp rắc rối với những cơn buồn ngủ và mệt mỏi. Và một lẽ đương nhiên là hiệu quả công việc của bạn cũng sẽ bị sụt giảm.

Lúc này, bạn cần nhìn vào một thực tế rằng, công việc thật ra không tốn quá nhiều thời gian để hoàn thành và bạn có đủ thời gian để làm xong nhưng bạn đã không làm. Câu chuyện này quá phổ biến với tất cả chúng ta.

Ảnh minh họa.

Trì hoãn và sau đó buộc bản thân phải hoàn thành tất cả công việc trong thời gian ngắn là điều mà nhiều người vẫn thường làm mỗi ngày, dù ở một mức độ ít hơn. Kết quả, chúng ta làm việc kém hiệu quả hơn so với khả năng thực của mình, và dành quá nhiều thời gian vào những nhiệm vụ dễ dàng.

Bạn dành thời gian cho một công việc càng nhiều, công việc đó càng lâu hoàn thành

Có câu châm ngôn rằng, "công việc sẽ mở rộng để khớp với khoàng thời gian dành để hoàn thành nó", và đây chính là quy luật Parkinson. Các công việc của bạn cũng giống như nước vậy.

Nếu bạn đổ một cốc nước vào một cái bát, nước sẽ lan ra, chiếm lấy khoảng không gian thừa còn trống. Một công việc lẽ ra bạn có thể hoàn thành trong một giờ sẽ kéo dài thành một tuần nếu bạn cho phép điều đó xảy ra.

Mọi người thường có xu hướng dành thời gian để làm xong công việc nhiều hơn mức cần thiết, và cũng tự cho mình quyền được trì hoãn và suy nghĩ quá lên. Trong khi đó, việc loại bỏ những khoảng thời gian dư ra mới giúp bạn tập trung hơn vào công việc.

Vậy nên, hãy cố gắng thừa nhận và hiểu rõ về quy luật Parkinson. Nhờ đó, bạn có thể hoàn thành hầu hết công việc của mình chỉ trong một nửa số thời gian cần thiết và có nhiều thời gian rảnh hơn. Đồng thời, bạn cũng có suy nghĩ rõ ràng hơn khi không bị áp lực nặng nề về các nhiệm vụ phải làm trong tuần.

Dưới đây là một số chiến lược để bạn lấy lại quyền làm chủ thời gian của mình:

1. Ấn định một khoảng thời gian giới hạn để hoàn thành các công việc

Danh sách "to do list" chỉ cho bạn biết bạn cần làm gì mà không nói cho bạn khi nào cần bắt đầu và phải hoàn thành trong bao lâu. Giải pháp cho vấn đề này là hãy đặt ra cho mỗi công việc của bạn một deadline và một khoảng thời gian giới hạn.

Đa số chúng ta thường hay trì hoãn những công việc tự mình đặt ra thay vì các công việc do sếp giao. Vì khi sếp đã giao việc, bạn hoặc là hoàn thành công việc đúng hạn, hoặc là phải chuẩn bị đi tìm việc mới.

Ảnh minh họa.

Trong khi đó, với các việc bạn tự đặt ra cho mình, bạn biết rõ rằng nếu bạn không làm thì bạn cũng chẳng phải gánh hậu quả gì. Trong trường hợp này, bạn nên nhờ một người bạn đưa ra phần thưởng hoặc hình phạt để buộc bạn phải có trách nhiệm với những công việc ấy.

2. Theo dõi thời gian của bạn

Vật dụng theo dõi thời gian sẽ giúp bạn xác định được mỗi hành động, mỗi việc làm chiếm bao nhiêu thời gian của bạn. Chúng cho bạn cái nhìn chính xác về cách bạn sử dụng thời gian cũng như lượng thời gian mà bạn đã tiêu tốn vào việc sao lãng.

Bằng cách này, bạn có thể ước đoán chuẩn xác hơn về lượng thời gian dành cho một công việc nhất định. Thậm chí, bạn còn có thể thách thức chính mình bằng việc hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn khoảng thời gian bạn đã tiêu tốn cho việc đó vào hôm trước.

3. Lên lịch hoàn thành các công việc trong những khoảng thời gian 30 phút

Mọi người thường lên lịch công việc hàng ngày của họ theo giờ như 9 giờ làm việc này, 10 giờ làm việc kia. Thế nhưng, có nhiều công việc mà bạn có thể dễ dàng làm xong chỉ trong khoảng 15 – 30 phút.

Vì thế, thay vì cho mỗi công việc 1 tiếng để hoàn thành, bạn hãy thử làm chúng trong vòng 30 phút. Và hãy sử dụng những gì bạn nắm được qua việc theo dõi thời gian để quyết định thời lượng cho một công việc.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Làm việc như đang chạy nước rút và hoàn toàn tập trung vào một công việc trong vòng 25 phút, sau đó dành 5 phút để thư giãn.

4. Chia nhỏ những công việc hoặc dự án phức tạp

Một số dự án quá phức tạp và rắc rối tới mức bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, và thường khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Nhưng sự thực là những dự án như vậy chỉ là một nhóm gồm nhiều công việc nhỏ hơn mà thôi.

Bằng cách chia dự án đó thành các việc nhỏ đơn lẻ, bạn có thể đặt thời gian hoàn thành cho từng việc. Từ đó, bạn xác định được khoảng thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án.

Ví dụ, khi bạn muốn bắt đầu viết blog, các việc nhỏ bạn cần làm là thiết lập trang web chủ, thiết kế blog và viết 10 bài đăng. Khi biết rõ bạn cần làm làm những việc gì và sẽ tốn bao nhiêu thời gian cho mỗi việc, bạn chắc chắn có thể tạo ra một tiến độ công việc tương đối chính xác.

5. Đặt thời gian dừng làm việc mỗi ngày

Mỗi người chắc chắn đều có nhiều việc phải làm, và điều đó khiến chúng ta phải làm việc thêm ở ngoài văn phòng và cả ở nhà. Chúng ta đã để cho công việc mở rộng và chiếm hết toàn bộ thời gian thừa dư ra. 

Nhưng từ bây giờ, hãy ngay lập tức đặt ra một mốc thời gian để kết thúc công việc ở công ty. Ví dụ, toàn bộ danh sách "to do list" của bạn phải hoàn thành trước 5 giờ chiều, và bạn không được phép thương lượng hay trì hoãn.

Chỉ cần làm được như vậy, chắc chắn bạn sẽ phải bất ngờ về tốc độ xử lý công việc nhanh gọn của mình. Và khi không còn phải đau đầu với cả núi công việc, bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh hơn để thư giãn, tận hưởng và làm bất cứ điều gì bạn thích.

Tham khảo Addicted 2 Success