Học tập phương pháp làm việc hiệu quả 5S của người Nhật để có không gian thuận tiện cho hành trình thăng quan tiến chức

Đã bao giờ các chị em công sở nghe đến phương pháp 5S chưa? Đây là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Người Nhật Bản đã nghiên cứu khoa học để cho ra giải pháp giúp dân công sở không phải đau đầu vì hàng tá những vấn đề như deadline, khối lượng công việc, áp lực... Hãy cùng điểm qua xem 5S đó là gì nhé!

1. Seiri - Sàng lọc

Sàng lọc là phân loại, di dời những thứ không cần thiết nơi làm việc và loại bỏ chúng. Đó có thể là vài mẩu giấy note từ đời thuở nào rồi, hay những chiếc bút hết mực mà bạn lười vứt đi. Đó cũng có thể là chậu cây đằng sau đã héo do lâu ngày không tưới.

Hiểu rộng hơn, bạn cần sàng lọc để chia về hai nhóm: Đồ vật cần thiết và đồ vật không còn sử dụng nữa. Sau quá trình này, nơi làm việc vừa gọn gàng, tối giản mà không gian cũng trở nên thoáng đãng hơn rất nhiều.

2. Seiton - Sắp xếp

Sắp xếp là tổ chức các đồ vật còn lại sau quá trình sàng lọc nhằm đáp ứng tiêu chí do cá nhân bạn tự đề ra: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Ví dụ, từ giấy note, quyển sổ và cái bút là những thứ bạn cần ưu tiên lên hàng đầu. Bởi sẽ có những khi bạn được giao việc tức thì và cần ghi chép lại cẩn thận. Nó cũng cần được đặt ở những nơi dễ nhìn để bạn không quên.

Hay như một cốc nước giúp chị em công sở tỉnh táo làm việc cũng nên đặt ở chỗ trước mặt bên cạnh máy tính. Những thứ rườm rà như cái kéo, chậu cây, hộp đựng giấy ăn... bạn có thể để chúng ở phía xa tầm tay hơn một chút.

3. Seiso - Sạch sẽ

Đảm bảo chỗ làm việc sạch sẽ tức là bạn cần vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn ở nơi làm việc. Những đồ vật để cố định ở một vị trí lâu ngày sẽ bám bụi. Ngoài ra, có những đồ vật tiềm tàng vi khuẩn rất lớn nếu như không được làm sạch như màn hình máy tính, bàn phím máy tính, con chuột, chậu cây, ống đựng bút...

Chị em công sở mà hít vào, vừa tổn hại đến phổi của bạn mà vừa làm cho đồng nghiệp khác có ác cảm với những người không sống sạch sẽ. Tốt nhất, hãy chuẩn bị sẵn những đồ vật chuyên dụng như giẻ lau, xịt nước, hít bụi mini (nếu có) để làm sạch chỗ làm việc.

4. Seiketsu - Săn sóc

Săn sóc là việc bạn giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách thực hiện 3 bước trên: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ. Hiểu đơn giản, rằng bạn không chỉ dọn dẹp cải tạo chỗ ngồi làm việc theo kiểu hứng lên thì làm, mà nó cần một lịch trình, thói quen. Ban đầu có thể hơi ngại một chút nhưng nếu làm nhiều lần, chị em công sở sẽ thấy đây giống như niềm vui mỗi ngày hơn là nhiệm vụ phải làm.

5. Shitsuke - Sẵn sàng

Cuối cùng, sẵn sàng là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho tất cả mọi người xung quanh. Người Nhật Bản không chỉ mệnh ai người nấy làm, họ còn muốn giáo dục những hành động tích cực đến với tất cả mọi người, đặc biệt là đồng nghiệp. Chỉ mình chỗ làm việc của chúng ta gọn gàng là chưa đủ để năng suất lao động hiệu quả. Một khi toàn công ty thực hiện được nếp sống này, bạn mới thấy rõ hiệu quả phương pháp 5S mang lại.

Ngay từ hôm nay, hãy bắt tay vào xử lý bàn làm việc của mình để có một không gian thuận lợi nhất cho sự nghiệp thăng tiến của bạn nhé!