Không bao giờ hết việc; check mail, nghe điện thoại làm MẤT TẬP TRUNG: Tôi không lười, nhưng LÀM VIỆC NĂNG SUẤT khó quá, có cách không?

Nhiều người gọi hiện tại là thời đại... sao nhãng. Lý do là bởi cuộc sống hiện đại có quá nhiều yếu tố gây mất tập trung: mạng xã hội, các ứng dụng liên lạc, điện thoại thông minh và đủ các thể loại công nghệ khác... Những thứ này đều có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tập trung của chúng ta và dần khiến chúng ta mất đi năng lực suy nghĩ sâu.

Bản thân tôi thường hay tự hỏi mình, ngày trước không có smartphone, vì sao mọi người vẫn sống rất vui? Ngày trước không có Google Maps, chỉ có bản đồ thường, vì sao mọi người vẫn có thể tìm được đường? Đã có lúc, vì không muốn tiếp tục gia nhập "thế hệ cúi đầu", tôi quyết tâm cách xa cái điện thoại . Nhưng trong xã hội mà làm gì cũng cần đến Internet như giờ đây, không có những phương tiện công nghệ này đồng nghĩa với việc chúng ta không thể làm gì cả.

Cũng từ đây, nhiều người tin rằng để có thể sống và làm việc không sao nhãng trong một thời đại sao nhãng, chúng ta nên trau dồi cho mình khả năng làm việc sâu (deep work). Kỹ năng này có thể giúp một người tập trung đúng chỗ, tăng giá trị công việc và xây dựng một cuộc sống chất lượng hơn.

01

"Deep work" là gì?

"Deep work" hay còn gọi là làm việc sâu ý chỉ làm việc trong trạng thái dòng chảy (flow) để tối đa hóa nhận thức, hiệu quả và sự tập trung. "Deep work" chỉ giúp bạn làm việc thông minh hơn chứ không thể khiến bạn chăm chỉ hơn.

Trong tác phẩm viết về khái niệm này, tác giả Cal Newport từng định nghĩa: "Làm việc sâu là thực hiện các hoạt động nghề nghiệp trong trạng thái tập trung, không bị phân tâm. Sự tập trung này đẩy khả năng nhận thức của bạn đến giới hạn và nỗ lực này tạo ra giá trị mới, cải thiện kỹ năng của bạn và người khác khó có thể bắt chước".

Vậy tại sao chúng ta cần khả năng làm việc sâu? Khi bạn có khả năng làm việc sâu, một trong những lợi thế đầu tiên là khả năng học hỏi của bạn sẽ được cải thiện rất nhiều, và bạn có thể học được những kỹ năng chuyên môn mà người khác phải mất nhiều thời gian mới học được trong thời gian ngắn. Lợi ích thứ hai là chất lượng, tốc độ cũng như năng suất làm việc/ học tập của bạn sẽ được cải thiện theo. Khả năng tư duy vốn không có giới hạn, nhưng chất lượng tư duy sẽ không thể nâng cao chỉ bằng thời gian hay cố gắng, lúc này làm việc sâu sẽ phát huy tác dụng của nó.

02

Vì sao khái niệm này sinh ra?

Tìm hiểu kỹ hơn về làm việc sâu, có 2 ý chính bạn cần phải giải quyết.

Quan niệm 1: Giá trị đầu ra của bạn trên một đơn vị thời gian là bao nhiêu?

Bạn nghĩ một giờ của bản thân đáng giá bao nhiêu?

Trên thực tế, không có câu trả lời chính xác tuyệt đối cho câu hỏi này. Tuy nhiên, không quan trọng là cao hay thấp, điều cốt yếu là bạn nên bắt đầu suy nghĩ về nó. Cách dễ nhất để tăng giá trị thời gian của bạn là tăng năng suất trong từng giờ làm việc cụ thể.

Nhiều người không đo lường được giá trị công việc của họ trong một giờ, đó là 100k, 1 triệu hay 100 triệu. Khi bạn nhận biết được sự khác biệt về giá trị do chất lượng công việc mang lại, bạn sẽ thấy rằng nếu dành thời gian cho những công việc linh tinh dựa trên SOP (Standard Operating Procedure hay Quy trình hoạt động tiêu chuẩn - PV) sẽ khiến bạn tốn nhiều công sức mà chỉ mang lại năng suất rất hạn chế. Và để thay đổi điều này, bạn sẽ buộc phải dành thời gian cho việc suy nghĩ và làm việc sâu.

Ví dụ: Kế hoạch tiếp thị của một công ty với lợi nhuận ròng 20 tỷ có thể tăng lợi nhuận ròng lên 40 tỷ nếu bạn nỗ lực thêm. Mức độ nỗ lực này hoàn toàn không thể đạt được chỉ bằng SOP hoặc các phương pháp làm việc truyền thống. Nó đòi hỏi ở các nhân sự thực hiện phải có đủ khả năng lập kế hoạch và tư duy sáng tạo. Có thể mất vài ngày để tập trung vào việc lập kế hoạch, nhưng nếu có thể thực hiện được thì chuyển đổi giá trị tạo ra mỗi giờ tăng cao gấp bội.

Quan niệm 2: Bạn không thể làm mọi việc bạn cần làm

Ai cũng muốn làm được nhiều việc nhất có thể trong cùng một khoảng thời gian. Thế nhưng chỉ khi bắt tay vào làm rồi bạn mới thấy thời gian của mình sẽ bị rất nhiều yếu tố khác "chiếm dụng". Ví dụ như nhận và gửi email, họp hành, các sinh hoạt hàng ngày... Kết quả là cuối cùng, bạn sẽ không thể xem xét mọi việc một cách trọn vẹn mà chỉ làm lần lượt theo quy trình và vô tình bỏ qua cơ hội làm tốt nhất. Điều này liên quan đến một khía cạnh khác của việc quản lý thời gian, đó chính là xác định những việc không nên làm đôi khi cũng quan trọng ngang với việc xác định những việc phải làm vậy.

Khái niệm này cũng từng được đề cập trong cuốn sách Time Management: Eat That Frog!. Theo đó, những gì bạn làm được thường tuân theo quy tắc 80/20, có nghĩa là 80% giá trị đầu ra được tạo thành chỉ bởi 20% hành vi của bạn.

Nếu bạn nhận ra rằng bạn "không thể" làm mọi thứ thì đừng cố gắng làm tất cả mà hãy quyết định thứ tự ưu tiên cho các đầu việc dựa trên độ quan trọng của chúng. Những thứ không có giá trị đầu ra nhưng lại rất mất thời gian để làm thì hãy bỏ qua và tập trung hơn vào những việc có thể tạo ra giá trị đầu ra cao hơn.

03

Làm thế nào để phát triển khả năng làm việc sâu?

* Bước 1: Thiết lập triết lý làm việc của bạn

Trong thời đại công nghệ chiếm lĩnh cuộc sống như thế này, chúng ta phải có những cách thức riêng và phù hợp để giữ cho mình tập trung. Có một số cách thức làm việc phổ biến như sau:

- Phong cách "tu viện": Cô lập hoàn toàn với sự can thiệp từ bên ngoài và trên mạng, cống hiến trọn vẹn cho công việc.

- Phong cách "kép": Dành ra một khoảng thời gian cố định để làm việc sâu, 1 ngày, 1 tuần hoặc mỗi mùa 1 lần, tùy theo sở thích của bạn và phải kiên trì với nó.

- Phong cách "nhịp": Lên lịch thời gian nhất định mỗi ngày và biến làm việc sâu trở thành thói quen.

- Phong cách "phóng viên": Bất cứ khi nào bạn có thể tìm thấy một không gian phù hợp, hãy lùi mình lại để làm việc sâu.

* Bước 2: Thiết lập quy trình làm việc sâu

Bước này bao gồm việc trả lời 3 câu hỏi chi tiết:

- Bạn sẽ làm việc ở đâu?

- Bạn sẽ làm việc trong bao lâu?

- Làm thế nào để duy trì trạng thái này?

* Bước 3: Thực thi mọi thứ dưới dạng "doanh nghiệp"

Lý thuyết thì dễ, thực hành mới khó. Để có thể làm việc sâu hiệu quả, bạn nên ép mình vào trạng thái hoạt động và làm việc tựa như một doanh nghiệp thực thụ:

- Tập trung vào những gì quan trọng nhất

- Duy trì các phương pháp giúp bạn thành công

- Thiết lập một bảng điểm/ bảo thống kê hiệu quả công việc đẹp mắt

- Thường xuyên đánh giá hiệu suất

* Bước 4: Loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung

Dưới đây là một số phương pháp được đề xuất có thể dễ dàng thực hiện:

- Tai nghe: Một số người có thói quen nghe nhạc tại nơi làm việc hoặc đọc sách, nguyên lý cho việc này là bởi nó có thể giúp cách ly bạn với thế giới bên ngoài. Ngoài ra nó còn có một tác dụng khác, là khiến mọi người không dám làm phiền bạn (cười).

- Email: Sử dụng hộp thư như một hạng mục công việc bắt buộc. Bạn có thể đặt thời gian để kiểm tra hộp thư 2 lần một ngày (sáng/ chiều).

- Làm việc từ xa: Hãy thử đề xuất làm việc từ xa nửa ngày, tốt nhất là vào buổi sáng.

- Tắt notification điện thoại: Tắt nó đi! Nếu đối phương thực sự gấp, họ sẽ gọi cho bạn.

- Lên lịch online: Giới hạn thời gian sử dụng mạng xã hội nói riêng và Internet nói chung có thể giúp bạn tập trung hơn.

- Xóa bỏ tất cả: Sau khi kết thúc một ngày làm việc, hãy đảm bảo bạn sẽ dọn rác vào thùng rác, xóa các mục đã tải về, lọc lịch sử duyệt web, tắt máy tính... Bằng cách này, ngày hôm sau bạn có thể bắt đầu công việc với tâm trạng bình tĩnh và mới mẻ nhất.

* Bước 5: Cho phép mình lười biếng ở một mức độ nhất định

Thời gian tập trung cao độ kéo dài nên được cân bằng với thời gian thư giãn chất lượng. Nghiên cứu cho thấy rằng chúng ta có thể duy trì sự tập trung của mình trong khoảng 4 giờ mỗi ngày, sau đó khả năng này sẽ từ từ giảm sút. Bởi vậy nên hãy cho mình thời gian nghỉ ngơi đầy đủ, việc nghỉ ngơi sẽ giúp hiệu quả làm việc sâu trở nên chất lượng hơn.

Nhìn chung, hiểu rõ bản thân trong công việc, sau đó thách thức giới hạn của bản thân là một niềm vui tinh thần khác ngoài phần thưởng vật chất mà công việc có thể mang lại cho bạn. Năm mới rồi, chúc các bạn sẽ có những ngày làm việc thật chất lượng và hiệu quả nhé!