Không cần biết bạn có năng lực xuất sắc hay tư duy linh hoạt đến đâu, chỉ cần làm chủ được điều này bạn chính là nhà lãnh đạo thành công

Kevin Eikenberry là tổng giám đốc của Discian Group, công ty tư vấn học tập tại Indianapolis. Đồng thời ông cũng là tác giả, diễn giả và huấn luyện viên cuộc sống. 

Dưới đây là những chia sẻ của ông về một điều quan trọng mà bất kỳ nhà lãnh đạo thành công nào cũng cần phải làm chủ được: 

Bạn cần nhận ra rằng buông bỏ sự kiểm soát đôi khi sẽ có lợi theo nhiều cách khác nhau. Vì chúng ta đều không muốn trở thành những "micromanager" - quản lý vi mô, hoặc các nhà lãnh đạo chỉ biết kiểm soát và áp đặt lên nhân viên của mình. 

Nhu cầu mong muốn được kiểm soát mọi thứ không phải là một điều xấu, nhưng chúng ta phải biết rằng không phải lúc nào cũng có thể làm như vậy.

Quản lý vi mô (micromanagement) là cách thức quản lý nhân sự cực đoan với sự chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất trong công việc của người khác. 

Một "micromanager" sẽ luôn soi xét mọi hành động của nhân viên, đưa ra nhận xét và phê bình thay vì hướng dẫn họ về cách thực hiện công việc và cung cấp deadline phù hợp.

Tuy nhiên, tôi nhận thấy rằng để trở thành một nhà lãnh đạo năng suất và giỏi nhất bạn cần phải có khả năng kiểm soát được thời gian. Đây là một điều mà nhiều người nghĩ rằng chúng ta không thể kiểm soát được, đặc biệt là các nhà lãnh đạo. Chính vì niềm tin sai lầm đó mà bạn đã có thể bỏ lỡ rất nhiều cơ hội tốt đến với đội ngũ làm việc của mình hoặc chính bản thân bạn.

Là lãnh đạo, tôi biết bạn không thể kiểm soát mọi thứ xảy ra trong ngày của mình, sẽ có nhiều nhiệm vụ đến bất ngờ và không thể lường trước được.

Nhưng theo quan điểm của tôi, nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo năng suất, ít căng thẳng và thậm chí làm việc hiệu quả hơn những người khác, bạn phải kiểm soát được nhiều thời gian hơn.

Vậy làm thế nào bạn có thể kiểm soát được thời gian

Nếu bạn không hiểu tôi đang nói về điều gì hoặc đơn giản là không biết làm thế nào để bắt đầu. Thì đây là một vài điều bạn có thể thực hiện.

1. Hãy tạo không gian riêng tư cho bản thân khi cần

Theo kinh nghiệm của tôi, nhiều nhà lãnh đạo nói rằng họ có các "chính sách mở cửa" và có những lý do chính đáng để làm việc đó. Chẳng hạn như, họ muốn mọi nhân viên đều có thể trở nên gần gũi hơn với sếp của mình. Thêm vào đó, các nhân viên có thể tìm đến họ để xin ý kiến, hoặc cùng nhau giải quyết những vấn đề nan giải. Tôi biết đó đều là những mục đích tốt.

Tuy nhiên, những "chính sách mở cửa" không phải lúc nào cũng đảm bảo rằng có thể làm cho tất cả nhân viên đều cảm thấy gần gũi, và thân thiết hơn với lãnh đạo của họ. Ngược lại, việc tốn quá nhiều thời gian vào người khác có thể gây ra những hậu quả không lường trước được.

Vì vậy bạn cần phải sắp xếp những khoảng thời gian hợp lý để thực hiện chính sách này. Đặc biệt là khi bạn cần khoảng thời gian yên tĩnh để giải quyết những dự án quan trọng, hoặc các vấn đề nan giải mà không bị làm gián đoạn.

2. Đưa ra các câu trả lời một cách linh hoạt

Khi bạn đang thuyết trình trước một cuộc họp, mọi người ở đó thường bắt đầu thắc mắc với những câu hỏi như: "Tôi có thể hỏi bạn một số điều mình đang cảm thấy khúc mắc không?", "Làm thế nào bạn giải quyết được vấn đề này?", "Tôi có một hướng đi khác không biết bạn có muốn lắng nghe không?".  

Nếu câu trả lời của bạn luôn là "Có", tôi tin rằng bạn đang dạy nhân viên của mình thái độ không tôn trọng người khác. Vì họ chỉ biết rằng mình cần phải ngắt lời người khác khi có bất kỳ câu hỏi nào hiện lên trong đầu.

Nếu những câu hỏi, hoặc yêu cầu đó không thực sự cần thiết, bạn có thể nói: "Tôi có một chút thời gian rảnh vào lúc 2 giờ chiều nay". Hoặc "Bạn có thể đợi đến 11:30 để chúng ta có thêm thời gian thảo luận riêng với nhau được không?".

Mục đích của câu trả lời không phải là do câu hỏi quá khó, hay bạn đang muốn lảng tránh vấn đề, mà là để giúp mọi người biết cách sử dụng thời gian của họ hiệu quả hơn. Nếu câu hỏi đó mang tính khẩn cấp và cần được trả lời ngay lập tức, việc gián đoạn ở thời điểm đó là thích hợp.

Nhưng tôi nhận thấy rằng, hầu hết những câu hỏi như vậy đều không cần thiết phải trả lời ngay trong lúc bạn đang thuyết trình. Vì vậy, bạn hãy tìm một khoảng thời gian phù hợp với cả hai để có thể bàn bạc về những vấn đề mà đối phương đang cảm thấy thắc mắc.

3. Dừng ngay cách làm việc đa nhiệm

Làm việc đa nhiệm là thực hiện nhiều hơn một nhiệm vụ, hoặc làm tất cả các công việc cùng một lúc.

Do đó, bạn cần biết rằng đa nhiệm không phải là cách hiệu quả nhất để hoàn thành khối lượng công việc của mình. Bạn có thể thấy rằng bản thân sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều, nếu chỉ tập trung vào một vấn đề tại một thời điểm nhất định.

4. Ghi các mốc thời gian quan trọng lên lịch của bạn

Sử dụng lịch của bạn như một công cụ để lập kế hoạch làm việc, đánh dấu những mốc thời gian quan trọng trong một ngày như: đi họp, gặp mặt đối tác, tham dự sự kiện,... Điều này sẽ giúp bạn có thể chủ động trong việc kiểm soát thời gian của mình.

5. Lên kế hoạch và lịch trình nghỉ ngơi cụ thể cho bản thân

Cho dù bạn có một cuộc hẹn với bác sĩ hay chỉ đơn giản là cần nghỉ ngơi, hãy ghi lại các khoảng thời gian cụ thể trên lịch của mình. Nếu một điều gì đó liên quan đến công việc cần được lên lịch lại. Hãy bắt tay vào thực hiện ngay lập tức, và vẫn phải đảm bảo rằng, các kế hoạch cá nhân của bạn không bị thay đổi.

Bạn sẽ hiếm khi nghe ai đó nói rằng: "Là một nhà lãnh đạo, bạn cần kiểm soát thời gian của mình nhiều hơn". Tuy nhiên, đó chính xác là những gì tôi đang thúc giục bạn làm: Hãy kiểm soát và làm chủ thời gian của bạn. Khi bạn làm được như vậy, tôi tin rằng bạn sẽ hoàn thành được nhiều công việc hơn, giảm bớt căng thẳng, và giúp mọi người trong nhóm của mình làm việc hiệu quả hơn.