Làm việc theo lịch trình và làm việc theo cảm hứng, cách nào mới dẫn đến thành công?

Nói về bí quyết để thành công, có nhiều việc được được khuyên làm khi bắt đầu mỗi ngày như: Thức dậy lúc 6 giờ sáng, tắm nước lạnh, tập thể dục, suy nghĩ và lên kế hoạch cho ngày, đọc sách báo cũng như tin tức ngành…

Tôi không chắc những điều này có từ khi nào và bắt đầu từ ai nhưng chắc chắn là, mỗi người có một khung giờ sinh học khác nhau. Có người tập trung tốt vào buổi sáng, nhưng cũng có người lại là cú đêm. Không thể bắt một người có thói quen thức đêm cày việc thức dậy vào lúc 6 giờ sáng để suy nghĩ sự đời được, đúng không?

Hãy tôn trọng thời gian mà đồng hồ sinh học của bạn điều chỉnh, khi đó bạn mới có thể làm việc hiệu quả và năng suất nhất, tránh lãng phí thời gian bên ngoài cũng như năng lượng quý giá của cơ thể.

Brian Tracy đã dành 12 năm để phát triển JotForm từ một ý tưởng nhỏ đến công ty quy mô 100 nhân viên cùng 3,5 triệu người dùng. Bí quyết của ông là làm việc với nhịp điệu tự nhiên của cơ thể, tập trung giải quyết các vấn đề quan trọng nhất vào thời điểm cơ thể hào hứng nhất và hơn cả là yêu thích công việc mà mình làm.

Nếu bạn hứng thú với mỗi ngày đến công sở, thì đó mới là lúc bạn dành thời gian cho đúng người, đúng việc.

Làm cách nào để lập được thời gian biểu thích hợp

Các nhà khoa học từ lâu đã nghiên cứu về các chu kỳ tự nhiên của cơ thể, hoặc còn gọi là chronobiology. Có thể bạn đã nghe về nhịp sinh học, ảnh hưởng đến giấc ngủ và các chu kỳ thức dậy, nhiệt độ cơ thể và mức độ hormone của chúng ta.

Tuy nhiên trong một ngày làm việc, chúng ta phải đối phó với những lên xuống thất thường của nhịp sinh học với chu kỳ 90 – 120 phút/lần. Nhịp điệu này giải thích lý do vì sao bạn hào hứng bắt tay vào một nhiệm vụ nhưng chỉ 2 giờ sau, cũng chính bạn đang nằm dài để kiểm tra instagram còn công việc thì chắc chắn vẫn đang dở dang trong máy tính.

Năng lượng lên đỉnh và xuống dốc là điều hoàn toàn bình thường (và không thể tránh khỏi), vì vậy điều quan trọng là bạn nên tìm cách điều hòa, lập ra một bản đồ nhịp điệu sinh học riêng để phù hợp với công việc, thay vì cố gắng chống lại chúng.

Tác giả Yulia Yaganova đã đề xuất một trải nghiệm 3 tuần, trong đó bạn sẽ đánh giá về mức độ năng lượng, sự tập trung và động lực làm việc sau mỗi giờ theo thang điểm từ 0 đến 10. Việc điền vào bảng tính có thể khá nhàm chán nhưng sau đó bạn sẽ nhận ra chu kỳ sinh học của mình ưu tiên thời gian nào để từ đó điều chỉnh công việc cho phù hợp.

Không phải thói quen buổi sáng nào cũng giúp bạn tạo ra năng lượng tích cực để khởi động ngày mới

 Lấy tôi làm ví dụ. Mỗi sáng tôi thức dậy và đến phòng tập cùng huấn luyện viên cá nhân. Tôi làm việc đó chẳng vì động lực hay yêu thích gì mà chỉ là thói quen, tập trung làm theo những yêu cầu của huấn luyện viên. Sau khoảng 20 phút tập luyện, tôi cảm nhận được sự tỉnh táo khi tim đập nhanh, tay chân ấm lên, máu huyết lưu thông mạnh. Kết thúc buổi tập, tôi tắm rửa và đến công ty với một tinh thần sảng khoái, tươi mới.

Thành thật mà nói, đây là một trong những khoảnh khắc yêu thích nhất của tôi trong ngày. Và không để phí phạm cảm giác sáng tạo đang trỗi dậy, tôi mở tài liệu để liệt kê những vấn đề cần giải quyết trong ngày hôm nay. Ban đầu chúng rất lộn xộn nhưng dần dần tôi thấy rõ được cái gì cần nhất và cái gì có thể thong thả, sự rõ ràng hiện lên trong hỗn loạn.

Sau khi đã sắp xếp xong, tôi chuyển sang làm việc với những định dạng rõ ràng hơn như email, ghi chú cuộc họp, bản thuyết trình… Những việc này kéo dài trong 2 tiếng và đó là 2 giờ đồng hồ hiệu quả nhất trong ngày của tôi.

Thời gian làm việc tốt nhất của tôi là vào buổi sáng nhưng với người khác có thể là buổi trưa hoặc 7 giờ tối, không ai giống ai cả. Bật mí, bạn có thể kéo dài thời gian năng lượng đỉnh cao bằng một cốc cà phê hoặc lớp yoga buổi chiều. Hãy làm bất cứ điều gì để cơ thể nắm bắt thời gian và tận dụng nó tối đa để đạt được hiệu quả về trí não.

Quản lý lịch trình của bạn

Doanh nhân và nhà đầu tư Paul Graham nói rằng chúng ta làm việc với một trong 2 phong cách: làm việc theo lịch trình của quản lý hoặc làm theo lịch trình của nhân viên (người thực thi). Trong khi lịch trình của nhà quản lý dành cho các ông chủ được cố định từng ngày, từng giờ theo một khung chặt chẽ thì với những nhà văn, lập trình viên, nhà thiết kế và các công việc sáng tạo khác, công việc yêu cầu những khung giờ ngắn, chia nhỏ thời gian để thích nghi.

Đối với những người làm công việc sáng tạo, thật khó để bắt họ hoàn thành công việc gì đó trong vỏn vẹn 1-2 giờ quy định, sự gò ép khiến năng suất của họ bị giết chết. Tinh thần làm việc sẽ lên cao khi họ biết họ có một danh sách dài những việc cần làm trong ngày, thay vì một lịch trình trống rỗng.

Đó là lí do vì sao tôi chia ngày của mình ra làm 2 phần. Buổi sáng tôi làm việc như một nhân viên, một người sáng tạo còn buổi chiều, tôi hoàn thành các hạng mục một cách khuôn phép như một nhà quản lý.

Nắm bắt thời gian chết của bạn

Năm 2016, chuyên gia năng suất Scott Barry Kaufman đã thực hiện một nghiên cứu cho thấy 72% số người nảy ra ý tưởng sáng tạo khi trong phòng tắm. Điều đó khẳng định phần nào ý nghĩa của những ngày nghỉ, những khoảng thời gian mà chúng ta dành cho việc thư giãn đầu óc.

Thư giãn thúc đẩy tư duy sáng tạo, đó là lý do tại sao chúng ta thường bật ra những ý tưởng khi đang tắm hoặc với trường hợp của cá nhân tôi là sau khi chơi đùa cùng các con, để tâm trí thoải mái có thể truyền cảm hứng cho những suy nghĩ mơ mộng, phi tuyến tính. Đó không phải là thời gian chết mà chính xác là một khoảng thời gian vàng khác.

Bạn có thể dành thời gian này để đi dạo, hay ngồi thiền, hay bất cứ việc gì để não bộ tái định hình lại sau thời gian tập trung cao độ cho công việc. Đó cũng chính là cách Kaufman xây dựng nên JotForm với việc khuyến khích nhân viên làm việc với thời gian họ cảm thấy thoải mái nhất. Chính sách công ty cho phép nhân viên linh động giờ làm, chỉ cần giải quyết tốt các nhiệm vụ đề ra và phối hợp tốt với đội nhóm.

Bảo vệ thời gian vàng của bạn

Thời gian là vàng bạc, không sai chút nào. Hãy xác định rõ những khung giờ tập trung cao độ của bạn để bảo vệ nó, sử dụng nó cho những công việc khó khăn nhất, sáng tạo nhất hoặc đau đầu nhất. Ví dụ, tôi sẽ không trả lời các email ngay lập tức nhưng chắc chắn tôi sẽ không bỏ qua và trả lời họ trong ngày).

Vì thế, việc hiểu bản thân mình là vô cùng quan trọng. Hãy cố gắng theo dõi nhịp điệu sinh học tự nhiên và lên kế hoạch thời gian phù hợp nhất (tôn trọng cảm hứng nhưng vẫn phải điều hướng cảm hứng theo một lịch trình cố định). Sử dụng thời gian một cách khôn ngoan sẽ là vũ khí để bạn hoàn thiện mọi nhiệm vụ.