MỚI NHẤT!

Đọc nhanh >>

VN-Index:

GTGD: tỷ VNĐ

HNX-Index:

GTGD: tỷ VNĐ

Chuyện cô thư ký thế kỷ 21

20-12-2013 - 09:54 AM |

Chuyện cô thư ký thế kỷ 21

Không ai cần thư ký để làm việc vặt nữa. Tự nhà lãnh đạo giải quyết còn nhanh hơn

Nội dung nổi bật:

Ngày nay, nhiều nhà lãnh đạo cấp cao đã quen tự mình giải quyết các vấn đề quản lý nên đôi khi không cần thư ký riêng. Vì lẽ đó, thư ký "của thế kỷ 21" phải là:

(i) Bộ não thứ hai của sếp.

(ii) Đôi khi là vai đóng thế của sếp.

(iii) Người xây dựng được niềm tin, người nắm giữ các thông tin nhạy cảm, là "cái tai" lắng nghe của sếp.



Alex Cheatle - nhà sáng lập kiêm giám đốc điều hành công ty quản trị phong cách sống Ten Group - mặc dù phải điều hành một doanh nghiệp quy mô 350 người đến từ 11 quốc gia, nhưng anh vẫn không có thư ký riêng. Cheatle giải thích: "Khi gặp những việc như đặt phòng họp, sắp xếp lịch, tôi thường tự tay giải quyết. Tôi cũng đã từng thử thuê thư ký riêng nhưng lại mất thời gian hơn vì mấy việc kia thông thường tôi làm rất nhanh chóng".

Theo Cheatle, có thể anh là một "ví dụ cực đoan" nhưng kinh nghiệm của anh đã đề cập tới một chức vụ quan trọng dài hạn nơi công sở.

Khoảng 25 năm về trước, có thư ký riêng cũng là lúc bạn đã đạt tới vị trí quản lý mức trung cấp. Nhưng ngày nay, nếu chưa đặt chân lên nấc thang sự nghiệp cao hơn, bạn chưa thể thuê thư ký riêng. Và thế là, nhiều người đã quen tự mình giải quyết các vấn đề quản lý trước khi đảm nhận những vai trò cao cấp cần sự hỗ trợ của thư ký.

Vậy, một thư ký của thế kỷ 21 phải được sử dụng như thế nào?

Thứ nhất, coi thư ký như đối tác làm ăn

Thay vì coi họ như những thư ký của thập kỷ 50, hãy nghĩ đến một trợ lý điều hành toàn diện (phần lớn các thư ký trước năm 1930 đều là như vậy).

Sue France, tác giả cuốn "The Definitive Personal Assistant & Secretarial Handbook" ("Sổ tay Thư ký và trợ lý cá nhân") khuyên: "Hãy coi thư ký của bạn như một đối tác làm ăn. Hãy để họ trở thành cánh tay phải, bộ não thứ hai của bạn." Suốt thập kỷ vừa qua, các thư ký, trợ lý điều hành càng ngày càng chẳng khác gì một giám đốc quản lý cuộc sống cho sếp. Đây có thể là thách thức lớn cho nghề thư ký ngày nay.

Thứ hai, hãy "mặc kệ"

"Cứ giao việc quản lý một ngày làm việc của mình cho thư ký, điều này nghe hơi đáng sợ nhưng nên như vậy", Angela Mortimer, nhà tư vấn tuyển dụng cho biết. Nếu thư ký là người duy nhất kiểm soát lịch trình của sếp thì sẽ chỉ có một đầu mối liên lạc thống nhất và không xảy ra trường hợp trùng lặp khi đặt chỗ. Với những công việc còn lại, cần uy thác cái gì thì sẽ thông qua bàn luận: "Hãy cởi mở và nói về mục tiêu của bạn trong bốn đến sáu tháng tới".

Tóm lại, người mà các lãnh đạo cần là một thư ký không chỉ nhanh nhẹn hiểu được những chỉ dẫn ngắn gọn mà còn dự đoán được những gì lãnh đạo cần. Thư ký riêng cần "bắt sóng" đầy đủ, kịp thời với suy nghĩ và công việc của sếp để hoàn thành vai trò của một "đại sứ". Hãy tin tưởng thư ký riêng khi họ cần phải đại diện cho bạn lúc cần thiết, trở thành "bộ mặt" hay "vai đóng thế" của bạn. Virginia Merritt, nhà tư vấn lãnh đạo nói rằng "Thư ký còn có thể coi chừng giúp những người bạn đang cần chú ý". 

Nhưng có lẽ điều quan trọng nhất vẫn là xây dựng niềm tin. Một thư ký cao cấp không chỉ là người nắm giữ những bí mật nhạy cảm, mà đôi khi còn là "cái tai" của nhà quản lý để tiếp thu những tâm sự, phản hồi của người khác. Mortimer nói: "Tôi từng hỏi một giám đốc điều hành anh ta mong đợi nhất gì ở một thư ký. Câu trả lời là "Tôi muốn một người trung thành với mình hơn với công ty"".

thuyntt

Theo Trí thức trẻ

CÙNG CHUYÊN MỤC

XEM
Trở lên trên