Tái định nghĩa mô hình làm việc sau Covid-19

Công cụ làm việc "all in one" là một khái niệm không còn xa lạ với giới văn phòng. Sự tiện lợi của việc tích hợp nhiều tính năng phục vụ công việc giúp người dùng rút ngắn thời gian và tiết kiệm công sức để hoàn thành nhiều nhiệm vụ, trở nên năng suất hơn trong một ngày.

"Kết bạn Zalo để trao đổi thêm nhé" là lời đề nghị đã trở nên phổ biến với người Việt.

"Teamwork" từ xa, tại sao không?

Đều đặn 8 giờ sáng mỗi ngày, anh Phan Thanh Hiếu trưởng phòng marketing của một công ty mỹ phẩm tại TP.HCM ngồi vào bàn làm việc sau khi nhâm nhi tách cà phê đánh thức năng lượng. Một cuộc họp trực tuyến đầu ngày nhanh chóng được thiết lập qua Zalo, mọi người chia sẻ kế hoạch và phân chia công việc. Thói quen làm việc này được cả phòng duy trì suốt khoảng thời gian "work from home". Thông qua đó, tất cả thành viên có thể nắm được tiến độ công việc, cập nhật, hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.

Nhờ tín hiệu ổn định, mọi người không ngại khi có cuộc họp từ xa như trước đây. Bất kể khi nào cần trao đổi, các thành viên có thể gọi cho nhau nhanh chóng và trao đổi trực tiếp như cùng ngồi tại văn phòng.

Zalo phiên bản máy tính cho phép gọi video tối đa 100 người tham dự.

Anh Hiếu cho biết bản thân cảm thấy chủ động và thiện cảm hơn sau một thời gian họp trực tuyến: "Tôi là kiểu người xem trọng việc gặp mặt trực tiếp, tôi khá bảo thủ và luôn tìm mọi cách ngồi cùng bàn với đối tác để thảo luận, nhưng bây giờ tôi thấy họp online tương tác cũng tiện, tiết kiệm rất nhiều thời gian".

Trước đây cứ cần trao đổi, tất cả nhân viên của anh Thanh Hiếu được gọi vào phòng họp thảo luận.Khoảng thời gian làm tại nhà anh Hiếu phát hiện tính năng "bình chọn" trên Zalo ảnh hưởng tích cực đến cách làm việc của mọi người. Những ý kiến của phòng anh được thống nhất nhanh chóng và dễ dàng hơn.

"Nếu lấy mốc hiệu quả làm việc tại văn phòng là 100% thì khoảng thời gian làm ở nhà team tôi có thể đạt 130% hiệu quả trở lên" - Anh Hiếu chia sẻ. Anh cũng cho biết sẽ khuyến khích nhân viên sử dụng công nghệ nhiều hơn thay vì vận hành mọi thứ thủ công khi trở lại văn phòng. Anh Hiếu nói: "Rất nhiều thủ thuật được bày sẵn trên nền tảng công nghệ, không lý do gì không tận dụng để công việc trôi chảy hơn".

Làm việc hiệu quả dù đang ở đâu

Trong căn hộ tầng 11 ngoại ô TP.HCM, chị Lê Tú Anh - quản lý bộ phận chăm sóc khách hàng cho một công ty giao hàng nhanh - mỗi ngày dành ra đúng 8 tiếng để làm việc như khi đến văn phòng. "Bí quyết là phải luôn tập trung hoàn toàn cho công việc để tách rời việc công ty và sinh hoạt thường ngày."

Hầu hết công việc đòi hỏi tính tập thể, vai trò quản lý như chị Tú Anh lại càng phải tận dụng sức mạnh của đội nhóm. Nhóm chat trên Zalo của phòng chị Tú Anh luôn nhộp nhịp, một nguyên tắc chị gợi ý cho nhân viên là phải luôn sẵn sàng trên nền tảng nhắn tin để cập nhật tình hình công việc, chia sẻ vấn đề cần trợ giúp để mọi người hỗ trợ ngay. Vì mọi người có thể nhận được tin nhắn qua điện thoại và cả ở phiên bản máy tính, chính vì vậy các thành viên gần như giữ liên lạc mọi lúc mọi nơi, khó bỏ lỡ thông tin trao đổi.

Người dùng có thể nhận tin nhắn trên điện thoại hay tin nhắn, dùng To-Do để phân chia công việc trên Zalo.

"Giai đoạn làm ở nhà, lúc nào cũng túc trực bên nền tảng nhắn tin đã thay đổi quan điểm làm việc của chị Tú Anh, chị nói: "Trước đây tôi hay nhận tài liệu qua mail, giờ tất cả được thực hiện qua nhóm chat vì cuối cùng hiệu quả công việc vẫn quan trọng nhất". Đối với những tài liệu quan trọng, sau khi phản hồi qua lại trong nhóm nhắn tin, nhân viên của chị sẽ lưu trữ theo quy định công ty.

Sau mỗi buổi họp, các thành viên chủ động phân chia công việc trên Zalo. Thông qua đó, mỗi người sẽ nắm rõ nhiệm vụ cần thực hiện của bản thân và biết được công việc của đồng nghiệp, hỗ trợ để phát huy hiệu quả làm việc nhóm.

Nâng cao kĩ năng dùng công nghệ, quản lý thời gian

"Em mở Zalo anh chỉ em xài tính năng chụp màn hình nha, dễ lắm!" Anh Võ Đăng Huy Hoàng, giám đốc phát triển kinh doanh của một doanh nghiệp khá lớn tại TP.HCM đang bận rộn với dự án mới nhưng hăng hái giới thiệu sự tiện lợi khi dùng ứng dụng nhắn tin làm việc với đồng nghiệp.

Cuộc gọi kết thúc chớp nhoáng, đồng nghiệp của anh Hoàng thích thú với tính năng vừa khám phá được trên Zalo, có thể chọn chế độ chụp màn hình kèm cửa sổ chat hoặc ẩn đi. "Tôi giới thiệu đến nhiều người lắm rồi, hầu như mọi người đều bất ngờ vì dùng lâu nhưng không phát hiện tính năng này" - Anh Hoàng cười. Thay vì cài thêm một phần mềm, dân văn phòng có thể vừa làm việc trên nền tảng nhắn tin vừa dùng tính năng chụp màn hình nhanh chóng và tiện lợi.

Người dùng có thể tận dụng những tính năng trên Zalo để làm việc hiệu quả hơn.

"Công nghệ giúp tôi làm việc nhanh và chất lượng hơn nhiều, bỏ ngoài suy nghĩ những thứ vụn vặt nên tôi tập trung tuyệt đối cho việc đang làm". Anh Hoàng cho biết hiện anh không phải mang theo bên cạnh sổ tay hay mở trang web, ứng dụng nào khác ngoài Zalo để ghi chú những thông tin quan trọng. Thông qua tính năng "nhắc nhở", Võ Đăng Huy Hoàng có thể tự thiết lập những cuộc họp đã lên sẵn.

Với những tin nhắn quan trọng của đối tác, khách hàng, anh Hoàng sẽ ghim lại ở đầu cuộc trò chuyện. Anh tập trung xử lý công việc, sau đó giải quyết tuần tự những thứ cần làm trong ngày, không bỏ sót và bị phân tâm.

Ngày nay, giới văn phòng khi làm việc không thể tách rời sự bổ trợ của công nghệ và đỏi hỏi sự hiểu biết, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng chúng. Giờ đây với sự có mặt của những nền tảng nhắn tin đa nhiệm như Zalo, người lao động có thể ứng dụng linh hoạt trong cách thức làm việc và tăng hiệu quả lao động, thích nghi với thời đại mới.