3 nữ tướng của 3 hãng công nghệ nổi tiếng Lyft, Google và Facebook tiết lộ chiến thuật giữ vững năng suất làm việc hiệu quả trong năm mới: Thời gian chính là yếu tố tiên quyết!

Trên thực tế, theo thống kê của công ty phần mềm Adobe, nhân viên văn phòng tại Mỹ dành khoảng năm giờ mỗi ngày để kiểm tra email. Trong khi đó, dựa trên công ty tư vấn Korn Ferry, các nhân viên cũng tốn một lượng lớn thời gian cho các cuộc họp và gặp gỡ.

Trong một cuộc khảo sát với hơn 1.900 nhân viên, Korn Ferry phát hiện ra phần lớn mọi người cảm thấy bị ép buộc để có mặt trong các cuộc họp dù không quá quan trọng, 67% người khảo sát cho rằng việc dành quá nhiều thời gian cho họp hành đã khiến họ mất tập trung và gián đoạn quá trình hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất.

"Thông thường, khi công việc có vấn đề phát sinh, chúng ta thường giải quyết bằng cách :"Hãy gặp nhau đi!". Đúng là cộng tác giúp thúc đẩy sự đổi mới và thành công trên thị trường toàn cầu ngày nay nhưng cũng đã đến lúc chúng ta nên có cách nhìn sáng tạo hơn với việc chúng ta dành thời gian của mình cho nhau", Cathi Rittelmann - đối tác khách hàng cấp cao của Korn Ferry chia sẻ.

Dưới đây là những chia sẻ của ba nữ tướng làm việc tại các hãng công nghệ nổi tiếng trên thế giới về cách họ quản lý hiệu quả lịch trình của mình để duy trì năng suất cao nhất có thể, mặc dù có những mối bận tâm khác tại nơi làm việc.

Kristin Sverchek - Trưởng ban pháp chế của Ứng dụng gọi xe Lyft

Với chiến thuật: Sắp xếp lịch trình hiệu quả với thời gian làm việc độc lập tối thiểu 90 phút

"Tôi thực sự thận trọng khi lên lịch làm việc độc lập của mình bởi nếu không bảo vệ nghiêm túc lịch trình của mình, một ngày của tôi sẽ chỉ toàn những cuộc hẹn liên tiếp mà không có chỗ trống để hoàn thành những công việc cá nhân. Vì vậy, tôi thừa nhận rằng mình khá cứng rắn trong việc từ chối các cuộc họp, thay vào đó, tôi ưu tiên bản thân có những khoảng thời gian làm việc độc lập hơn", Sverchek chia sẻ.

Luật sư trưởng của Lyft cũng nói thêm: "Tôi luôn cố gắng giải quyết các email vào cùng một lúc. Là một người xử lý khá nhanh email, nhưng tôi sẽ chỉ kiểm tra nó vào một số thời điểm nhất định trong ngày. Điều này giúp tôi có thể tiết kiệm thời gian trả lời các email thay vì phải vật lộn với hàng tá thư từ trong cả ngày dài."

Bà cũng cố gắng đảm bảo thời gian làm việc độc lập của mình không bị gián đoạn bởi những yếu tố bên ngoài. "Tôi không khuyến khích bản thân làm một việc trong 30 phút ngắn ngủi ở nhiều nơi khác nhau. Thay vào đó, tôi cố gắng tập trung thực hiện trong ít nhất một tiếng rưỡi, thậm chí lâu hơn. Bằng cách này, tôi mới thực sự có thể chuyển não bộ từ trạng thái tương tác với con người sang trạng thái suy nghĩ và tập trung một cách sâu sắc. Ngoài ra, tôi cũng nhận thấy rằng cách duy nhất để có thể làm được điều này đó là dành một chút thời gian để thư giãn giữa hai giai đoạn", bà chia sẻ.

Annie Jean-Baptiste - Giám đốc sản phẩm của Google

Với chiến thuật: Sắp xếp thời gian để suy nghĩ về những ý tưởng táo bạo

Nữ tướng của ông trùm công nghệ Google chia sẻ: "Tôi thích dành thời gian để rèn luyện sức khỏe của mình, đặc biệt vào buổi sáng. Vì thế, tôi thường đặt cho khoảng thời gian đó một cái tên riêng.

Tôi nghĩ rằng dành thời gian chỉ để tập trung suy nghĩ thôi thực sự quan trọng. Có rất nhiều lần chúng ta đã quá sa lầy với các cuộc họp hay những thứ tương tự nhưng bạn cũng nên cho không gian não bộ của mình được đổi mới, suy nghĩ và xử lý những thứ bạn đang học và làm.

Tôi có thói quen dành hai giờ mỗi sáng sớm hoặc những ngày cuối tuần không có cuộc họp nào để suy nghĩ về những chiến lược và những ý tưởng táo, hoặc cũng có thể chỉ là động não và ghi chép những điều mới mẻ và thú vị mà tôi chợt nghĩ đến. Bản thân tôi nghĩ rằng rèn luyện thể chất và rèn luyện tinh thần cũng đều quan trọng như nhau."

Julie Zhuo - Phó giám đốc thiết kế sản phẩm của Facebook

Với chiến thuật: Lên kế hoạch trước một tuần và đặt ra những mục tiêu

"Tôi là kiểu người thực sự thích suy ngẫm và hướng nội và rất có chủ ý về cách mình dành thời gian như thế nào. Vì vậy, một trong những điều quan trọng trong cuộc sống công việc của tôi đó là ngồi vào bàn làm việc vào sáng thứ hai và suy nghĩ về những điều sẽ thực hiện vào tuần tới", Julie Zhuo chia sẻ.

Nữ quản lý Facebook thực hiện những mục tiêu một cách trực quan: "Tôi chỉ cần viết ba mục tiêu vào tờ giấy nhớ và dính ngay phía trên màn hình máy tính hoặc bàn làm việc của mình. Bằng cách này tôi có thể thấy nó mỗi ngày trong tuần và giúp tôi có thêm nỗ lực để đạt được mục tiêu."

Cô cũng cố gắng chia nhỏ các mục tiêu hàng tuần thành các mục nhỏ hơn để có thể đánh giá những việc cần hoàn thành mỗi ngày. "Tôi theo dõi các công việc hàng ngày và xem xét những việc đã thực hiện được vào ngày hôm đó để có những điều chỉnh và đặt ra những mục tiêu mới."

Bên cạnh đó, Zhuo cũng thường dành thời gian để đánh giá lại một tuần làm việc của mình. "Một điểm khác cũng quan trọng không kém đó là có thể nhìn lại và tự hỏi "Liệu có điều gì mình có thể làm tốt hơn không?", "Có bài học nào rút ra được từ khoảng thời gian làm việc đó không?".

Vì vậy, vào mỗi buổi chiều thứ sáu, tôi có thói quen đánh giá lại 3 mục tiêu vừa qua và tự vấn rằng mình đã hoàn thành tốt hay chưa. Và nếu không tốt, điều quan trọng là phải tự vấn bản thân "Lý do là gì?", "Chuyện gì đã xảy ra?" "Mình đã kỳ vọng điều gì có thể xảy ra?", hay "Có điều gì mình chưa kịp chuẩn bị?" và "Có điều gì mình có thể kết hợp với kế hoạch trong tương lai hay không?". Đó thực sự là những điều ý nghĩa với tôi trong cuộc sống", cô chia sẻ.

* Tham khảo CNBC