Doanh nghiệp gỗ giảm chi phí, tận dụng tối đa nguồn lực nhờ ERP

Việc đầu tư hệ thống ERP đối với nhiều doanh nghiệp là một sự thay đổi lớn, đòi hỏi quyết tâm rất cao về nhân lực và chi phí. Vậy tại sao An Cường lại quyết định chọn ERP để ứng dụng vào quản lý, đặc biệt lại là doanh nghiệp tiên phong trong ngành gỗ nguyên liệu, nội thất, thưa ông?

An Cường đã có một quá trình phát triển khá nhanh. Bên cạnh đó, An Cường có lộ trình sẽ cổ phần hóa, trở thành công ty đại chúng. Vì thế thế tôi cho rằng việc tái cấu trúc, đưa các ứng dụng phần mềm tiên tiến như ERP, BI, CRM… vào quản lý là rất cần thiết. Một hệ thống ổn định, một nền tảng vận hành chắc chắn sẽ là bệ phóng cho công ty phát triển nhanh hơn, mạnh hơn.

Trong quá trình triển khai ERP, An Cường đã gặp những khó khăn, thách thức gì đặc biệt và vượt qua nó ra sao?

Lần đầu tiên ứng dụng một hệ thống lớn như SAP, các quy trình đan chéo với nhau, An Cường gặp nhiều vấn đề cần giải quyết. Chúng tôi phải rà soát và chuẩn hóa lại toàn bộ các quy trình hoạt động.

Trước đây, các dữ liệu khá phân tán ở các phần mềm khác nhau. Chúng tôi đã phải mất nhiều thời gian để chọn lọc những gì cần thiết và phù hợp với hệ thống mới. Việc bổ sung thêm đội ngũ IT và nhân viên nghiệp vụ là một quyết định có ảnh hưởng lớn tới việc chuyển đổi dữ liệu thành công của An Cường.

Quy trình sản xuất phức tạp của An Cường cũng là một thách thức. Ngoài sản xuất nguyên liệu gỗ, chúng tôi còn sản xuất thành phẩm phục vụ từng dự án cụ thể. Việc dán mã vạch ở các kho hàng cũng không đồng nhất...

Điều đó khiến cho việc tập hợp các dữ liệu rất khó khăn. Tuy nhiên, nhờ sự quyết tâm của lãnh đạo, sự nhiệt tình của nhân viên công ty An Cường và kinh nghiệm triển khai của nhà thầu FPT IS, dự án SAP ERP của chúng tôi đã về đích.

Xin ông chia sẻ chi tiết hơn về những hiệu quả mà hệ thống ERP mang lại cho An Cường?

Từ đầu năm nay, hệ thống SAP ERP tại An Cường giúp Ban lãnh đạo công ty có được cái nhìn chính xác và đầy đủ hơn về các dữ liệu quan trọng của như thông tin triển khai hợp đồng, tiến độ sản xuất, công nợ, và đặc biệt là minh bạch các số liệu báo cáo…Hệ thống SAP ERP khi đưa vào hoạt động đã giúp An Cường giảm được ½ thời gian quyết toán và tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban chặt chẽ hơn.

Ban Tổng giám đốc An Cường và các công ty thành viên có thể kiểm soát được đầu vào và đầu ra của quy trình. Hệ thống SAP ERP đã giúp An Cường có thông tin đồng nhất, minh bạch, giảm thiểu rủi ro tài chính thông qua công cụ lập kế hoạch, kiểm soát thực hiện và ra quyết định mọi lúc mọi nơi.

Qua một thời gian ứng dụng ERP vào hoạt động, ông đánh giá thế nào về vai trò của hệ thống ERP đối với quản lý doanh nghiệp? Một doanh nghiệp muốn triển khai ERP thành công cần đáp ứng những yêu cầu nào, thưa ông?

Hệ thống quản lý thì lúc nào cũng cần với doanh nghiệp. Quan trọng là doanh nghiệp muốn đầu tư tới đâu, mức độ nào, chặt chẽ đến đâu… Có hệ thống thì người làm việc cũng khỏe, tập trung vào công việc sản xuất kinh doanh chứ không mất quá nhiều thời gian cho thủ tục giấy tờ.

Nhiều ý kiến cho rằng lựa chọn đối tác triển khai đóng vai trò quan trọng trong việc thành công của 1 hệ thống ERP. Ông nhận định như thế nào về ý kiến này? Và đâu là những lý do mà An Cường lựa chọn FPT IS và SAP?

Trước đây, An Cường từng sử dụng những phần mềm riêng lẻ nhưng không hiệu quả trong bối cảnh quy mô công ty ngày càng phát triển, nhân lực cũng tăng nhanh chóng. An Cường từng được 3 công ty tiếp thị về triển khai SAP ERP nhưng sau cùng đã quyết định lựa chọn FPT IS.

Tôi cho rằng, FPT và SAP đều là những thương hiệu lớn, uy tín nên An Cường sẽ rất yên tâm nếu hợp tác. Từ thực tế của An Cường, tôi nhận ra rằng doanh nghiệp không nên tiết kiệm tiền đầu tư hệ thống quản trị mà chọn đối tác ít kinh nghiệm triển khai vì rủi ro sẽ rất nhiều.