Đời người 60 tuổi dành 20 năm để ngủ, vậy chỉ có 8 năm để làm việc: Thời gian quá ngắn ngủi, không biết trân trọng thì sẽ trắng tay!

Nhiều người bạn thường than vãn với tôi: “Thời gian đều đã đi đâu hết rồi? Mỗi ngày dường như tớ chỉ vừa mới bật máy tính thì giờ tan ca đã đến, bận rộn cả một ngày, thành quả đều đã bị trộm đi mất.”

Một số đồng nghiệp cũng thường hỏi tôi rằng: “Làm thế nào mà cậu vừa có thể đi làm, đi công tác vừa có thể trông hai đứa con, làm nội trợ, giảm cân, mà còn có thời gian để viết blog?”.

Khi vừa đặt chân ra xã hội, bản thân tôi cũng không khác người bạn kia là bao. “Mỗi ngày mình sống như đi đánh trận, cho mình ba đầu sáu tay cũng không thể hoàn thành hết mọi thứ được!” Cứ mỗi sáng vừa mở mắt ra là tôi lại có ý nghĩ này.

Ngày nào trên bàn tôi cũng là cả đống báo cáo, nhiều quản lý và giám đốc gọi điện không ngừng hối thúc, vô số khách hàng gửi email đến để hỏi tôi những câu hỏi vô nghĩa. Chưa hết, ngày nào cũng có một số người không biết từ đâu ra đột nhiên ném cả đống tài liệu lên bàn của tôi, không giải thích một lời nào mà nói rằng: “Giúp tôi photo những thứ này!”

Tuy nhiên tôi cũng biết ơn công việc đầu tiên với đủ thứ vụn vặn giày vò tôi ở mọi góc độ. Nó khiến tôi không cần phải tham gia khóa học quản lý thời gian, không cần tải về bất kỳ ứng dụng quản lý thời gian nào, sau 10 năm đi làm và học hỏi từ tỷ phú Warren Buffett, tôi đã rút ra những bài học quý giá sau.

1. Trước khi đi ngủ, hãy liệt kê danh sách những việc cần làm và cắt giảm chúng

Có lần Warren Buffett nói với Flint, phi công riêng của mình: “Nếu anh muốn đạt được thành công, đầu tiên hãy liệt kê 25 mục tiêu nghề nghiệp, sau đó khoanh tròn 5 điều quan trọng nhất”. Flint tưởng rằng ông ấy bảo anh hãy làm 5 điều này trước, sau đó mới làm 20 điều còn lại. Flint không ngờ những người giàu có ít khi làm việc theo lẽ thường, sau cùng Warren Buffett lại nói rằng: “Anh phải nỗ lực thực hiện 5 mục tiêu đã chọn, và ra sức tránh né 20 điều kia.”

Triết lý mà Warren Buffett đưa ra, chính là rút gọn danh sách những việc cần làm, để tâm trí và sức lực của bạn được tập trung hơn vào những việc thật sự quan trọng. Những người không liệt kê danh sách công việc thì trông như thế nào? Họ mãi mãi không biết bản thân nên làm gì ở giây tiếp theo, chỉ đến công ty ăn uống, lướt Facebook, buôn chuyện, sau đó chờ đợi đến giờ ăn trưa.

Còn những người liệt kê danh sách công việc nhưng siêu dài thì sao? Mỗi ngày họ đều sống trong căng thẳng, như thế nào cũng không hoàn thành hết các việc của danh sách. Làm việc này một chút, không có kết quả, lại làm việc kia một chút, cũng không có kết quả. Sau cùng họ trở nên chán nản.

Vì vậy, cách quản lý thời gian cơ bản nhất là liệt kê danh sách những việc cần làm, còn cách quản lý thời gian tốt nhất là “sau khi lập danh sách, hãy cắt giảm chúng đi”. Điều này giúp bạn biết rõ những gì bạn muốn làm và việc gì là quan trọng với bạn.

2. 80% thời gian dùng để làm 20% việc quan trọng nhất

Warren Buffett mua cổ phiếu tuân theo “Định luật 2-8”: Dùng 80% tiền vốn để mua 20% cổ phiếu tốt nhất. Ông chỉ mua 49 cổ phiếu với quy mô 130 tỷ USD. Lại nghĩ đến trong số chúng ta có những người mua 49 cổ phiếu với 13 triệu, thật sự như đi chọn đồ ăn trong siêu thị.

Định luật 2-8 có nghĩa là, một người phải đầu tư khoảng thời gian vàng cho việc quan trọng nhất. 20% thời gian còn lại được sử dụng để giải quyết những việc nhỏ nhặt. Nhưng trong thực tế, rất nhiều người thích bắt đầu một ngày bằng cách giải quyết những công việc vụn vặt và đơn giản trước, sau đó mới cắn răng lao lực đi làm những việc quan trọng sau.

Từ ngày mai, đừng ngại thử làm ngược lại, ngay từ sớm bạn hãy lần lượt nghĩ cách giải quyết bản báo cáo khó nhằn, đống số liệu khó tìm, những lựa chọn mà mình chưa nghĩ đến, các chiến lược mà mình chưa nắm được trước đã. Sau đó bạn sẽ đột nhiên cảm thấy bản thân thật tuyệt vời, những việc khó khăn như vậy cũng hoàn thành được.

Tiếp theo, công việc vụn vặt như trả lời email, gọi điện thoại, gửi đồ, photo... quả thật đơn giản đến nỗi đủ để bạn vừa làm vừa ca hát, huýt sáo. Cả ngày cũng cảm thấy tràn đầy năng lượng và có cảm giác thành tựu hơn.

Một blogger nổi tiếng đã từng nói: “Thứ tự xuất hiện của các sự kiện trong đời quyết định mức độ thành công của bạn”. Vì vậy, thứ tự thời gian hoàn thành những việc quan trọng hàng ngày cũng có ý nghĩa to lớn để quyết định thành tích công việc của bạn.

3. Tắt mọi công cụ trò chuyện vào hầu hết giờ cao điểm

Công cụ trò chuyện là "ác quỷ" hạn chế con người động não. Mỗi khi bạn mở vài công cụ trò chuyện ra, thời gian của một ngày đều sẽ bị “chia năm xẻ bảy” bởi đủ loại nhóm buôn chuyện khác nhau, đủ lời nhờ vả gấp rút, đủ câu chào “Ê, có đang online không?”

Tắt phần mềm trò chuyện còn là để cửa sổ không bật lên từ góc phải bên dưới màn hình nữa. Đôi khi, chỉ một tin tức cũng đủ để khiến bạn không còn tâm trí làm việc, một gợi ý mua sắm cũng đủ để bạn mất hồn suốt một giờ đồng hồ.

Một số chuyên gia đã thống kê, khi suy nghĩ của một người bị chia tách cho nhiều việc, trung bình phải mất 7 phút để trở về trạng thái ban đầu, bạn nói xem những việc đó đã lấy trộm bao nhiêu thời gian của chúng ta? Nhưng vì sao chúng ta thường vô tình mở công cụ trò chuyện ra?

Thật ra nói đến cùng, chỉ là nội tâm con người muốn được lười biếng, họ hy vọng có thể thảnh thơi thư giãn một chút thông qua chuyện trò, không muốn đối mặt với những việc vừa khô khan vừa khó nhằn kia. Vậy phải làm thế nào đây?

Ở đây tôi xin chia sẻ phương pháp mà mình đã học được có tên là Pomodoro(một phương pháp quản trị thời gian nâng cao sự tập trung trong công việc được ra mắt bởi Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Ý vào năm 1980.

Trong tiếng Ý Pomodoro có nghĩa là quả cà chua, bởi vì Francesco Cirillo đã dùng một chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian khi sáng tạo ra phương pháp này): Đặt cho mình một quy tắc là sau 25 phút làm việc, hãy nghỉ ngơi, trò chuyện trong 5 phút; mỗi ngày khi đã hoàn thành tất cả các công việc quan trọng mới dành ra 30 phút để giải quyết các câu hỏi và vấn đề giao tiếp trên mạng. Trong thời gian chỉ dành cho công việc, hãy tắt mọi công cụ trò chuyện, làm như vậy so với khi vừa tán dóc vừa làm việc hiệu quả gấp 10 lần.

4. Những việc có thể tự giải quyết nhất định đừng đi hỏi người khác

Bản chất con người, chính là hy vọng cơm đến tận miệng thì há miệng ăn, áo đến tận tay mới giơ tay mặc, ngay cả khi khó khăn đến cũng mong bên cạnh có một cỗ máy tự động đưa ra câu trả lời để bản thân làm theo đó là được. Khi tôi bắt đầu sử dụng photoshop, mỗi khi không hiểu một bước nào đó tôi liền dựa dẫm vào sựtư vấn của một anh bạn làm nghề thiết kế.

Suy cho cùng cũng là nhờ vả người khác, tôi không thể cứ vào thẳng chủ đề, thường phải chào hỏi, buôn chuyện này nọ một lúc, nhưng vừa bất cẩn thì lạc sang vấn đề khác luôn. Nói qua nói lại, làm lỡ nửa giờ đồng hồ của nhau là chuyện thường gặp. Hơn nữa, nếu như đối phương không có thời gian để trả lời, vậy thì còn thảm hơn!

Suy nghĩ mà bị gián đoạn thì công việc sẽ không thể tiếp tục, lúc này, chúng ta thường có lý do đường hoàng để bắt đầu ghé thăm các trang mua sắm và lướt Facebook trong lúc chờ câu trả lời. Lần chờ đợi này, lại lấy mất nửa giờ đồng hồ của chúng ta.

Sau này tôi phát hiện ra rằng, bất cứ khi nào bạn không hiểu điều gì đó, chỉ cần tự mình lên tra Google và các công cụ tìm kiếm khác, nhiều công việc đều có thể được hiểu và giải quyết nhanh gọn. Mặc dù thời gian tìm tòi và làm theo từng bước hơi dài một chút, nhưng so với việc vừa giao tiếp vừa học hỏi thậm chí còn nhanh hơn rất nhiều.

Cái gọi là đường tắt, đôi khi sẽ thành gánh nặng kéo bạn thụt lùi.

5. Đừng mở họp nếu chưa chuẩn bị kĩ

Trước đây mỗi lần mở cuộc họp, tôi rất thích tập hợp tất cả mọi người lại, lấy danh nghĩa “nghĩ ra ý tưởng mới”, mua cả đống món ăn vặt đến, thảo luận nửa giờ, ăn uống nửa giờ. Đến cuối cùng, chúng tôi chỉ có được một kết luận: Những món ăn vặt này ngon quá.

Đây nào có thể gọi là một cuộc họp, đây chỉ có thể được gọi là lễ hội ẩm thực. Tất cả các cuộc họp có ích, trước hết đều phải có trình tự công việc, tiếp theo là phần chuẩn bị phát biểu, sau đó có người nhận nhiệm vụ ghi chép.

Quá trình thảo luận có trọng điểm, kiểm soát thời gian, mỗi người có nghĩa vụ phát biểu, cuối cùng thông qua đề xuất đề đi đến kết luận. Đây mới được xem là một cuộc họp hiệu quả, nếu không thì đó chính là đang “giết” thời gian của người khác.

Từ khi trở thành trưởng nhóm kiểm toán, mỗi lần mở họp, tôi nhất định yêu cầu một đồng nghiệp gửi tiến trình cuộc họp vào email của tất cả các thành viên sẽ có mặt. Mọi người đều có thể căn cứ vào email này để biết được những việc mình cần làm trong cuộc họp, cũng sẽ không còn bất kỳ tranh luận nào liên quan đến vấn đề “anh đâu nói chuyện này với tôi, làm sao tôi biết được!”, đây hoàn toàn là một cách hiệu quả để quản lý thời gian của bản thân và người khác.

Một cuộc họp có sự chuẩn bị, có thảo luận, trọng điểm và kết quả, mới là một cuộc họp thật sự.

6. Đừng làm những việc có thể chia cho người khác làm

Để có thể xử lý nhiều việc và đạt hiệu quả cao, hãy yên tâm giao quyền cho người khác mà không nghi ngờ. Trước khi giao việc cho họ, hãy dùng nhiều thời gian để suy nghĩ về sự phù hợp khi ủy quyền; sau khi đã ủy quyền, hãy dùng nhiều thời gian để xem xét kết quả của sự cho phép đó, chứ không phải tốn thời gian để can thiệp vào công việc, thậm chí còn tự mình làm lại một lần nữa những việc mà bản thân đã giao cho người khác.

Ví dụ, những công việc liên quan đến con cái, tôi dùng một lượng lớn thời gian để thử và kiểm tra bảo mẫu, một khi cảm thấy đó là người phù hợp, tôi sẽ liệt kê các công việc sau đó sắp xếp để bác ấy làm; ví dụ, những việc vặt nhưng thường xuyên phải làm, tôi đều giao cho trợ lý, tôi chỉ cần dành thời gian để đánh giá hiệu quả làm việc của cô ấy.

Nếu như việc gì cũng tự mình làm, kết cục chỉ khiến chính mình kiệt sức, thậm chí không thể bồi dưỡng được nhân viên giỏi.

7. Nhờ sự hỗ trợ của các ứng dụng để ghi lại những ý nghĩ chợt xuất hiện trong đầu

Một nhà văn đã từng nói: “Mọi điều đẹp đẽ luôn chỉ đến trong cái chớp mắt.” Đúng thế, những điều đẹp đẽ đều chợt lóe lên trong đầu, đó có thể là một câu nói ý nghĩa, một sự lĩnh hội, một vài kết luận... mà chỉ sau vài phút thì chúng ta sẽ không nhớ ra nữa.

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ cho việc ghi âm và ghi chép các ý tưởng. Tôi sử dụng chúng để ghi lại những suy nghĩ của mình ở bất cứ thời điểm nào, bất kể ở đâu, vậy thì, thời gian đi vệ sinh của tôi cũng sẽ không bị lãng phí rồi.

Và sau đó, tôi chỉ cần liên kết những suy nghĩ này lại với nhau rồi viết thành một văn bản, vậy thì, tôi có thể tập hợp những suy nghĩ trong những khoảng thời gian chia nhỏ ấy thành một bài viết, một bản báo cáo được hoàn thành trong thời gian ngắn. Nhiều người thường lơ là thời gian chia nhỏ, thậm chí chỉ dùng chúng để lướt Facebook, đọc truyện, xem phim... khiến chúng trôi qua một cách vô ích.

Người ta thường gọi đó là “cát tụ nhiều lâu ngày thành một tòa tháp, nước nhỏ giọt nhiều lâu ngày thành một con sông”. Những người biết cách quản lý thời gian sẽ không để lãng phí bất kỳ mảnh vụn thời gian nào.

Theo một cuộc nghiên cứu, nếu một người sống đến 60 tuổi, anh ta có tổng cộng 21.900 ngày. Thời gian trong đời sẽ được sử dụng như sau: 20 năm (7.300 ngày) để ngủ, 6 năm (2.190 ngày) ăn cơm, 5 năm (1.825 ngày) chải chuốt và tắm gội, 5 năm (1.825 ngày) đến công ty, tan ca và du lịch, 8 năm (2.920 ngày) giải trí, 3 năm (1.095 ngày) đau ốm, 3 năm (1.095 ngày) chờ đợi, 1 năm (365 ngày) gọi điện thoại, 70 ngày soi gương, 10 ngày lau nước mũi. Cuối cùng chỉ còn lại 8 năm 285 ngày để làm việc.

Bạn thấy đấy, thời gian mà chúng ta có thể phấn đấu có phải rất ngắn ngủi không? Không biết cách sử dụng thời gian, có phải rất đáng sợ không?

Thời gian của mỗi chúng ta, chính là một kiểu đầu tư cá nhân, muốn đầu tư thế nào thì tùy bạn. Nếu như làm tốt, có thể trở nên giàu có như Warren Buffett; còn làm không tốt, có thể sẽ trắng tay.

Thời gian vẫn không đi đâu cả, cái chính là cách bạn trân trọng nó như thế nào mà thôi.