Giám đốc Quỹ 500 Startups Vietnam gợi ý "Cẩm nang sinh tồn" cho startup thời đại dịch: Hãy ưu tiên cắt giảm chi phí nhân sự, nếu đau đớn quá hãy nghĩ đến viễn cảnh cả công ty phá sản!

Không quá lời khi nói đại dịch Covid-19 là một cuộc đào thải tự nhiên đầy nghiệt ngã cho cả nền kinh tế thế giới và Việt Nam. Trong cơn khốn khó này, sẽ không còn chỗ cho sự may mắn hoặc dựa dẫm vào người khác, chỉ những doanh nghiệp tốt nhất, hoạt động hiệu quả nhất mới có thể thể sống sót.

Trên nền u ám đó, có lẽ startup chính là thành phần kinh tế dễ tổn thương nhất trước bệnh dịch. Bình thường, nhóm doanh nghiệp này đã phải có bữa nay phải lo bữa mai và hầu hết không có tiền tích lũy hoặc thặng dư để có thể dự trữ vào lúc khó khăn như hiện tại.

"Trong đại dịch, tôi hi vọng các founder đều nhận ra startup của mình cần thay đổi và thích nghi. Bản thân tôi đã thấy rất nhiều câu hỏi xoay quanh chủ đề này từ founder trên toàn thế giới. Giờ là lúc các founder cần phải tinh gọn và linh hoạt hoá để có thể sống sót trước mắt và phát triển dài hạn.

Để làm được điều này, bạn cần phải bình tĩnh và có nhìn nhận đúng đắn về tình hình chung, về doanh nghiệp của mình và cả chính bản thân mình. Bạn cũng phải chuẩn bị tinh thần đưa ra những quyết định khó khăn một cách dứt khoát. Nhưng đồng thời, bạn cũng phải hành động một cách nhân văn! Dù thế nào, hãy làm việc với các bên liên quan trên tinh thần thẳng thắn và rõ ràng", ông Eddie Thái - Giám đốc Quỹ đầu tư 500 Startups Vietnam đề nghị.

Theo đó, ông đã chia sẻ cho các startup một vài bí quyết để có thể sống sót qua khai đoạn khó khăn này. Không có giải pháp nào hoàn hảo cho tất cả mọi người, nên các startup hãy nghiên cứu và xác định phương án nào phù hợp hay không phù hợp cho startup của bạn.

Bước đầu tiên, các startup hãy tính toán đường băng (runway) tối thiểu 18 tháng

"Tại sao lại là 18 tháng? Bởi vì không ai biết được tình hình đại dịch sẽ kéo dài đến bao giờ (có người dự đoán tháng 6, người lại dự đoán phải mất một năm nữa.) Kể cả khi thế giới hồi phục sau đại dịch, bạn sẽ phải cạnh tranh với những ‘kẻ sống sót' khác trong cuộc chiến gọi vốn. Tuy nhiên cũng không phải là không có mặt tích cực, bởi lúc đó các nhà đầu tư sẽ có rất nhiều vốn để đổ vào các founder dày dạn kinh nghiệm chinh chiến và những startup có lợi nhuận tốt.

Chúng ta luôn hi vọng vào viễn cảnh tươi sáng, nhưng dù thế nào đi nữa, lời khuyên của tôi dành cho các founder là phải chuẩn bị tinh thần cho tình huống xấu nhất", Giám đốc Quỹ đầu tư 500 Startups Vietnam khẳng định.

Ông Eddie Thái - Giám đốc Quỹ đầu tư 500 Startups Vietnam

Thứ nhất là tiền gửi ngân hàng (cash in bank).

Ở trong bối cảnh hiện tại, hãy chỉ tính đúng số tiền bạn có trong tài khoản thay vì tính cả những khoản phải thu (receivables.) Bạn cần phải giả định rằng mình sẽ không thể thu về 100% những khoản phải thu. Nếu bạn còn những khoản như vậy, hãy tập trung tuyệt đối vào việc thu những khoản đó về. Nếu bạn có nhà đầu tư nào chưa giải ngân hết, hãy làm việc với họ ngay. Kể cả khi họ không có tiền cho bạn, thà biết ngay từ bây giờ thay vì chờ đến khi bạn đã cạn tiền.

Thứ hai là doanh thu dự tính (đã điều chỉnh).

Đừng cho rằng doanh thu của mình sẽ tiếp tục tăng trưởng đều hay thậm chí là sẽ duy trì ở mức hiện tại. Hãy nhìn vào tập khách hàng của mình và nghĩ thật kĩ xem ai sẽ bị ảnh hưởng bởi đại dịch. Có thể đó là những khách hàng làm việc nhận lương theo giờ và sắp bị cắt giảm giờ làm. Có thể đó là một hãng hàng không lớn đang sử dụng phần mềm của bạn và giờ đây doanh thu của họ đã giảm tới hơn 90%.

Dù đó là ai đi chăng nữa, hãy tính xem doanh thu dự kiến của bạn sẽ giảm bao nhiêu, rồi nhân đôi con số cần giảm lên để đề phòng một số trường hợp như bạn bỏ sót khách hàng nào đó hay thời gian chốt sales sẽ kéo dài hơn trước đây.

Tiền gửi ngân hàng doanh thu dự tính (đã điều chỉnh) = M.

Lấy M chia cho 18 để ra ngân sách tối đa hàng tháng cho mọi chi phí của công ty trong 18 tháng tới. Lưu ý: "tối đa" là vì bạn nên dự trù cho những khoản chi phí phát sinh thêm hoặc doanh thu bị giảm thêm ngoài dự tính. Bên cạnh đó, nếu bạn có thể kéo dài đường băng hơn 18 tháng thì càng tốt.

Bước thứ hai là cắt giảm chi tiêu (burn) thật mạnh tay

Về chi phí nhân sự

Với đa số các startup, đây là khoản chi phí lớn nhất và cũng là khoản các founder có thể tác động được nhiều nhất. Do đó, rất tiếc rằng đây là khoản các founder cần ưu tiên điều chỉnh. Lời khuyên của ông Eddie Thái dành cho các bạn khi điều chỉnh chi phí này là hãy đánh giá bằng cái đầu lạnh, nhưng hành động bằng trái tim nóng.

Việc trước tiên bạn có thể làm là tránh phát sinh thêm chi phí nhân sự bằng cách trì hoãn việc tuyển thêm người mới (trừ những vị trí tối quan trọng cho công ty) và không tăng lương của nhân viên hiện tại.

Sau đó, hãy tính đến việc cắt giảm đầu người hoặc lương thưởng. Đây là quyết định mang tính đánh đổi. Một là bạn cắt giảm nhân sự và những người đó sẽ gặp khó khăn. Hai là bạn giảm lương thưởng và tất cả mọi người sẽ gặp khó khăn. Dù thế nào, hãy tính toán kĩ để xem mình phải làm gì để startup của mình có thể tồn tại được. Nếu bạn làm những việc này, hãy cắt lương thưởng của cả chính mình để làm gương và chia sẻ khó khăn với đồng đội.

Nếu bạn cắt giảm nhân sự, hãy loại những nhân viên làm việc không xuất sắc hoặc những người không phù hợp với văn hoá công ty. Sau đó hãy nghĩ xem công việc nào có thể thuê ngoài được. Hãy tìm mọi cách để giữ lại những người làm việc tốt, có khả năng thích ứng cao, và không có cái tôi quá lớn.

Các startup Việt Nam và Đông Nam Á trong danh mục đầu tư của 500 Startups.

Nếu bạn tính giảm lương thưởng, hãy đề ra kế hoạch điều chỉnh đa dạng thay vì cào bằng tất cả. Bạn có thể cắt thưởng, để nhân viên đổi tiền lấy cổ phần trong công ty, hoặc có thể đưa ra phương án cắt giảm mang tính chất tạm thời. Ví dụ: cắt giảm XX% trong thời gian Chính phủ ban bố tình trạng khẩn cấp trên toàn quốc và nâng lương thưởng về mức bình thường khi tình trạng khẩn cấp chấm dứt.

"Đây là một việc cực khó khăn và đau đớn, nhưng bạn càng mạnh tay và làm càng sớm bao nhiêu thì cơ hội sống sót cho startup càng cao bấy nhiêu, đồng thời bạn cũng sẽ tránh được đau đớn sau này. Nếu bạn nghĩ việc sa thải 10% nhân viên của mình trong mấy tháng tới là một điều khó khăn, hãy nghĩ xem đến lúc công ty phá sản và toàn bộ nhân viên mất việc thì còn khó đến mức nào.

Có thể bạn lo ngại rằng các biện pháp quá dứt khoát sẽ làm công ty xáo trộn, nhưng những biện pháp không triệt để và kéo dài từ ngày này sang tháng nọ sẽ còn mang lại nhiều hậu quả thảm khốc hơn", ông Eddie Thái bình luận.

Về chi phí sales & marketing

Về chi phí mở rộng sản phẩm/thị trường

Trì hoãn hoặc cắt giảm các sản phẩm mới hoặc kế hoạch tấn công các thị trường mới. Thường những việc này sẽ yêu cầu một khoản đầu tư ban đầu rất lớn và phải mất một thời gian mới có thể sinh lời, đặc biệt là trong thời kì đại dịch. Ông Eddie Thái nghĩ rằng: trong khoản thời gian trước mắt, các startup nên tránh đốt tiền vào khoản này.

Về chi phí văn phòng

Nếu có thể, hãy cắt giảm chi phí thuê văn phòng (một số chủ cho thuê có phương án hỗ trợ giảm/miễn phí thuê), hoặc không thì hãy chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng. Đằng nào thì các công ty cũng đang có chính sách làm việc ở nhà trong vài tuần tới! Gợi ý thêm: hãy xem hợp đồng thuê của bạn có điều khoản về các tình huống bất khả kháng hay không.

Sau khi điều chỉnh tất cả các chi phí trên, bạn có thể khuyến khích các thành viên trong đội ngũ của mình đưa ra những sáng kiến cắt giảm chi phí nhỏ (100 USD hay 1.000 USD). Có thể họ sẽ có nhiều ý kiến hữu ích cho công ty hơn cả bạn.

Bước thứ ba, nhìn vào lợi nhuận cận biên (không chỉ nhìn vào doanh thu)

Hành động miến phí học tiếng Anh cho học sinh Việt Nam từ lớp 1 đến lớp 12 trong mùa đại dịch Covid-19 của ELSA được ông Eddie Thái khen ngợi.

Khi tình hình thuận lợi, các startup chỉ cần nghĩ tới việc tăng doanh thu mà không quan tâm đến chi phí và các nhà đầu tư vẫn sẵn sàng bỏ tiền ra đầu tư.

Nhưng khi các nhà đầu tư đang hoảng loạn và bạn vẫn phải tìm đường sống, bạn cần phải tập trung vào lợi nhuận cận biên (contribution). Lợi nhuận cận biên chính bằng doanh thu trừ đi các chi phí trực tiếp. Chi phí trực tiếp là các chi phí biến đối theo doanh thu, bao gồm một số chi phí marketing và quảng cáo, hoa hồng bán hàng, các chi phí liên quan tới thực hiện đơn hàng, v.v…

Nói cách khác, các startup cần phải kiếm đủ doanh thu để ít nhất là trang trải đươc các chi phí liên quan tới việc mang doanh thu về và phục vụ cho các doanh thu đó.

Hãy tập trung vào những biện pháp duy trì lợi nhuận cận biên cao nhất có thể. Đối với nhiều doanh nghiệp, một trong những việc họ có thể làm là giữ chân những khách hàng sẵn có. Điều này càng quan trọng hơn trong bối cảnh hiện tại khi mà các khách hàng tiềm năng đang bị phân tâm hoặc dè chừng với các sản phẩm và dịch vụ mới.

Đương nhiên là không phải lúc nào chúng ta cũng chỉ nghĩ về doanh thu, lợi nhuận cận biên hay lợi nhuận. Trong những lúc khó khăn như hiện nay, đối xử với khách hàng một cách nhân văn vừa có thể giúp đỡ khách hàng và đồng thời cũng làm gia tăng lòng trung thành của họ và mang lại lợi ích dài hạn cho công ty.

Sau đây là một số ví dụ mà ông Eddie Thái nghĩ là họ đã hành động rất đúng trong mùa đại dịch ở thời gian gần đây. Ví dụ: AirBnb có chính sách hoàn tiền toàn bộ cho khách hàng trên toàn thế giới; Jason Lemkin của SaaStr có ý kiến rằng các startup nên cho khách hàng giảm số tài khoản sử dụng sản phẩm/dịch vụ theo yêu cầu của họ hoặc cho các khách hàng khác kéo dài thời gian dùng thử sản phẩm miễn phí….

Hoặc Coolmate.me tặng khẩu trang y tế cho cả những khách hàng mới và cũ; ELSA tặng miễn phí ứng dụng học tiếng Anh tại nhà để giúp người học tiếp tục luyện tập tiếng Anh khi trường học bị đóng cửa. Coolmate.me và ELSA đều nằm trong danh mục đầu tư của 500 Statups.

"Một lời khuyên nhỏ cuối cùng: hãy cẩn thận với việc dùng các nội dung (content) liên quan tới COVID trong sales và marketing. Có một số founder đã thử việc này và bị phản tác dụng vì thiếu nhạy cảm", ông Eddie Thái lưu ý.

Ngoài ra, vị CEO này cũng cho rằng, không có lời khuyên nào là hoàn hảo cho tất cả các startup. Bởi ông cũng không có khả năng hơn người trong việc dự đoán tương lai. Tuy nhiên, dựa vào kinh nghiệm đã kinh qua cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu khi mới bắt đầu sự nghiệp của mình, ông có thể khẳng định rằng: giữa thời thế hỗn loạn và bất định, những startup tinh gọn và linh hoạt sẽ là những startup có thể vượt qua khó khăn và phát triển.