Lỗi sai kinh điển của tất cả mọi người khi lập kế hoạch và 6 phương pháp hiệu quả để không bao giờ trễ deadline

Điểm chung ở tất cả mọi người thực hiện một công việc, dự án là nghiên cứu rõ ràng các mốc thời gian, công việc từng mục. Tuy nhiên, phần lớn chúng ta đều có xu hướng chỉ lập kế hoạch rồi để đấy, hoặc chậm trễ so với dự kiến. Nguyên nhân cho hiện tượng này được gọi là "The planning fallacy."

Khái niệm "The Planning Fallacy" ( Tạm dịch: Lỗi lập kế hoạch) được giới thiệu lần đầu tiên năm 1979 bởi Daniel Kahneman – người đạt Nobel kinh tế và cộng sự của ông – Amos Tversky. Khái niệm này mô tả hoạt động đánh giá không đúng lượng thời gian, chi phí và hoạt động cần thiết để hoàn thành một kế hoạch. Nó thường bắt nguồn từ tư duy dự đoán hạn hẹp. Đôi khi, nó còn bao gồm xu hướng lạc quan quá mức về kết quả công việc.

Ngoài ra còn rất nhiều lý do dẫn đến kết quả này, nhưng hậu quả của nó thì ai cũng đã biết rõ: phản ánh sự thiếu chuyên nghiệp trong công việc, tụt lại với kế hoạch dự tính, thay đổi toàn bộ lịch trình…

Nếu áp dụng được các phương pháp sau, bạn chắc chắn sẽ thay đổi được chính mình:

Sử dụng các dữ liệu, thông tin sẵn có 

Giáo sư Grushka-Cockayne từ Trường Kinh doanh Darden, Đại học Virginia chia sẻ: "Tìm kiếm thông tin, tài liệu từ những bản kế hoạch từng triển khai và đang thực hiện là bước cơ bản để vượt qua lỗi lập kế hoạch. Dữ liệu về quá trình sẽ là nền tảng, tạo đà cho các bước tiếp theo".

Ví dụ như bạn đang phụ trách một dự án tương tự như một chương trình đã làm, yêu cầu kết quả, thời gian giống nhau. Bạn có thể tham khảo từ chính những người đã tham gia dự án và nghiên cứu số liệu khi đó.

Dĩ nhiên, còn có thể nhờ sự trợ giúp từ việc phân tích dự đoán và sử dụng máy móc, như vậy có thể giảm thiểu các rủi ro tiềm năng và xử lý chúng kịp thời, cũng như giám sát tiến độ làm việc của đội nhóm. 

Lên deadlines thực tế 

Mọi người ít khi hoàn thành công việc trong thời gian dự đoán mà thường đến sát deadlines mới bắt tay vào làm. Hiện tượng này dễ thấy ở trường lớp, hiếm có em học sinh nào nộp bài tập sớm, phần đông hoàn thành sát nút, thậm chí quá hạn.

Trong một cuộc khảo sát dành cho học sinh, sinh viên đã chỉ ra rằng, vào hạn nộp cuối cùng, năng suất làm việc tăng lên đáng kể, có thể hoàn thành 73% lượng bài tập. Cũng bởi vậy mà mọi người sinh tâm lý chủ quan, giữ suy nghĩ rằng họ có khả năng hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn và còn nhiều thì giờ.

Chìa khóa là hãy lên deadlines thực tế, không phải theo thời gian bạn muốn, khi đó bạn sẽ cảm thấy thoải mái và hoàn thành đúng thời hạn. 

Bạn có thể tham khảo một số cách sau:

- Khiến công việc trở nên cấp thiết bằng cách tạo deadlines trong thời gian gần nhất

- Xác định bạn thuộc kiểu người nào: người thích lên kế hoạch, người sắp xếp hay kiểu người trực quan. Những người có thói quen lên kế hoạch sẽ chia thời gian cho mỗi đầu việc, người hay sắp xếp sẽ dựa vào cảm xúc và người trực quan sẽ hình dung ra bức tranh lớn để tạo động lực trước khi bắt tay vào công việc.

- Chia nhỏ mục tiêu thành các phần việc nhỏ hoàn thành trong thời lượng ngắn.

- Thưởng phạt rõ ràng khi hoàn thành hoặc thất bại mục tiêu đã định.

Định luật Murphy 

Được đặt tên theo Đại úy Edward Aloysius Murphy Jr kiêm kỹ sư phục vụ không quân, định luật Murphy viết rằng: "Khi một điều tồi tệ có thể xảy ra, nó sẽ xảy ra". Nhưng định luật này liên quan gì đến lỗi lập kế hoạch?

Khi cố ước lượng một khoảng thời gian, chúng ta thường có xu hướng tích cực hóa. Bạn đang muốn mở một doanh nghiệp nhỏ trong ba tháng, dù là lĩnh vực nào thì kế hoạch ấy vẫn bị mơ hồ và khó thực hiện. Hơn nữa, dù đã sẵn sàng mọi thứ, vẫn có những rủi ro tiềm ẩn.

Đó là khi cần sự thực tế và lý trí. Khi nhìn vào những khó khăn có khả năng xảy đến, bạn sẽ có thể lường trước và xoay xở tình huống. Nhiều người đã ngộ nhận định luật này chỉ mang nghĩa tiêu cực nhưng thực chất nó rất hữu ích và giúp cân bằng cuộc sống. Nhờ có thái độ sẵn sàng, dự liệu mọi nguy cơ mà chúng ta sẽ có khả năng kiểm soát tình hình tốt hơn.

Vạch ra 3 điểm ước lượng 

Kỹ thuật này yêu cầu bạn vẽ ra ba viễn cảnh:

- Viễn cảnh tốt nhất

- Viễn cảnh tồi tệ nhất

- Viễn cảnh thực tế nhất

Khi lên kế hoạch, chúng ta thường bị lý tưởng hóa. Viễn cảnh tốt nhất chính là kết quả bạn muốn đạt được, viễn cảnh thực tế nhất dựa trên những gì bạn đã hoàn thành và viễn cảnh tồi tệ nhất là để bạn tìm ra lối đi khi mọi thứ chệch hướng.

Khi đã ước lượng xong, hãy tìm điểm ở giữa ba điểm này. Ví dụ, thời gian trong viễn cảnh tốt nhất là 3 ngày, viễn cảnh thực tế là 5 ngày và tồi tệ nhất là 9 ngày, hãy làm phép cộng đơn giản: 3+5+9=17 và chia trung bình cho 3, kết quả thu về là tốn 5.67 ngày.

Tối ưu hóa bằng phương pháp 100 ô vuông một ngày 

Phần lớn mọi người ngủ từ 7-8 tiếng/ngày, và còn 16-17 tiếng, tức là có khoảng 1000 phút để tỉnh táo và làm việc.

Phương pháp này chia 1000 phút ấy thành 100 ô, mỗi ô tương ứng 10 phút và nó sẽ có dạng như thế này: 

Khi bạn đã sử dụng hết quỹ thời gian 100 ô trên nghĩa là đã đến giờ đi ngủ, vậy nên hãy cố sử dụng chúng thật hợp lý và hữu ích. Phương pháp này sẽ khiến bạn nhận ra:

Bạn đã dùng bao nhiêu thời gian để phát triển bản thân và bao nhiêu thời gian để thư giãn, tận hưởng?

Bao nhiên thời gian dành cho mọi người và bao nhiêu cho bản thân?

Bao nhiêu thời gian là có ích và bao nhiêu đã bị bỏ phí?

Bạn sẽ phải cân nhắc thời gian bạn dành ra cho một hoạt động nào đó có thực sự xứng đáng. Ví dụ như bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách gọi đồ ăn nhanh, gọi xong và ăn tốn có 1 ô trong khi tự nấu nướng có khi mất đến 4 ô, đấy là còn chưa tính thời gian để dọn dẹp. Liệu 4 ô để tự nấu ăn và có những phút giây vui vẻ có xứng đáng?

Giảm thiểu tối đa sự phân tán và trì hoãn 

Dù cho đã làm tất cả các phương pháp trên, lỗi lập kế hoạch vẫn có thể xảy ra nểu môi trường xung quanh ảnh hưởng đến bạn. Hãy hạn chế tối đa nhất có thể. Tắt điện thoại, đi đến một nơi yên tĩnh làm việc,…Và hãy nhớ, bộ não bạn không phải máy móc, chúng cần nghỉ ngơi! Vì vậy, hãy phân chia thời gian làm việc và thư giãn hợp lý. Phương pháp "quả cà chua" Pomodoro là một gợi ý tuyệt vời.

Vậy còn thói quen trì hoãn? Bạn có thể thử các cách sau:

Cài nhắc nhở báo việc phải hoàn thành.

Chia nhỏ công việc thành các mục tiêu ngắn hạn.

Từ chối các lời mời hoặc công việc không giúp ích cho việc hoàn thành dự án của bạn.

Cố gắng không dồn deadlines vào một ngày bởi nó sẽ gây căng thẳng và khiến bạn trốn tránh, không muốn bắt tay vào làm. 

* Theo Entrepreneur