Tối ưu hóa năng suất làm việc với phương pháp “lão làng” 100 năm tuổi: Chỉ vài bước đơn giản mà hiệu quả đến bất ngờ!

Phóng viên John Rampton chia sẻ, bản thân nhận ra thói quen làm việc không khoa học đang gây tổn hại cho gia đình, vì anh thường về nhà muộn và mệt mỏi trong khi vợ và con gái mới sinh cần được giúp đỡ. Đó là lý do tại sao anh tìm đến phương pháp Ivy Lee khi nó cho phép Rampton có nhiều thời gian ở nhà và ít hơn ở văn phòng. Chiến lược này làm giảm căng thẳng và buộc anh phải ưu tiên các mục tiêu của mình. Sau vài lần thử nghiệm, anh đã có nhiều lúc rảnh rỗi hơn để chơi với con hay phụ giúp việc nhà cho vợ mình. 

Dưới đây là những thông tin bạn cần biết về phương pháp 100 năm tuổi này. Và nếu bạn luôn "điên đầu" với cuồng quay công việc, không biết sắp xếp thế nào, bắt đầu từ đâu để có thể dư ra một chút thời gian cho bản thân và gia đình, thì bài viết này nhất định là dành cho bạn. 

Đơn giản, hiệu quả và hữu ích

Phương pháp Ivy Lee được ra đời do một chuyên gia tư vấn về năng suất lao động rất đáng kính cùng tên Ivy Lee giới thiệu vào năm 1918.

Rampton, người sáng lập và giám đốc điều hành của công ty khởi nghiệp Due, mô tả một cách đơn giản trong bài viết của mình: "Chiến lược này được nhiều người áp dụng và tin tưởng vì nó đơn giản đến ngạc nhiên. Mỗi đêm, sau khi những đứa trẻ đang ngủ, hãy viết ra 6 điều quan trọng nhất bạn cần hoàn thành vào ngày mai. Đừng viết nhiều hơn. 

Theo phương pháp Ivy Lee, bạn nên tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Đồng thời, xác định mức ưu tiên cho từng công việc theo thứ tự mức độ quan trọng thật sự của chúng. Khi bạn đến văn phòng vào sáng hôm sau, hãy tập trung hoàn toàn vào công việc đầu tiên cho tới khi hoàn thành xong, sau đó, chuyển sang đầu việc thứ hai. Cứ tiếp tục quy tắc này cho tới khi làm xong tất cả danh sách quan trọng đó. Cuối ngày, bạn lập một danh sách mới gồm 6 công việc chưa hoàn thành để chuẩn bị cho ngày kế tiếp".

Phương pháp mang lại bất ngờ gì?

Phương pháp cải thiện năng suất của Ivy Lee là sự tổng hợp của khá nhiều ý tưởng trước đó. Nó mang lại cảm hứng làm việc cũng như những năng lượng tích cực trong suốt một ngày dài cho những ai đang trong tình trạng "quá tải".

Tác giả James Clear đã viết cuốn sách Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones dựa vào lý do tại sao phương pháp này đã tồn tại mạnh mẽ trước thử thách của thời gian.

Ông nhận định: "Phương pháp này buộc bạn phải đưa ra quyết định rõ ràng. Là một nhà văn, tôi có thể dành ba hoặc bốn giờ suy nghĩ chọn lựa những gì tôi nên viết trong một ngày. Tuy nhiên, nếu tôi quyết định vào đêm hôm trước, tôi có thể thức dậy và bắt đầu viết ngay lập tức. Nó rất đơn giản, nhưng rất hiệu quả".

Sự khác biệt hoàn toàn và "phần thắng" có vẻ nghiêng về phương pháp Ivy Lee hơn khi so sánh với Quy tắc 25-5 của Warren Buffet - chỉ đặt ra năm mục tiêu quan trọng nhất của mình và bỏ qua mọi thứ khác cho đến khi chúng được hoàn thành.

Trên hết, phương pháp Ivy Lee loại bỏ bước khởi động để bắt đầu một nhiệm vụ mới. Bằng cách xác định nhiệm vụ quan trọng nhất vào đêm hôm trước, bạn không còn sự do dự và lãng phí thời gian vào ngày hôm sau, cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn khi bắt tay vào nhiệm vụ đầu tiên.

Bạn có thể tập trung vào từng công việc. Ai cũng đã nhiều lần trải qua sự tập trung cao độ, đó là những lúc deadline sát hạn chót, công việc phải hoàn thành, khiến cho bạn phải dồn hết sức để hoàn thành, tuy nhiên, do thời gian hạn hẹp, lại không được chuẩn bị kỹ lưỡng nên chất lượng thường không cao, lúc ấy nếu bạn có thể tập trung sớm hơn, và biết rõ thứ tự những công việc cần làm để phân bổ thời gian hợp lí thì chắc chắn bạn sẽ không phải cuống cuồng hay vội vàng đến mức bị stress. Các chuyên gia hàng đầu thế giới trong rất nhiều lĩnh vực như vận động viên, nghệ sĩ, nhà khoa học và bạn sẽ thấy rằng một tính cách rất phổ biến của họ đó là tập trung. 

Tối ưu hóa thời gian làm việc là điều quan trọng để tận dụng tối đa mỗi ngày. Đây cũng là một trong những yếu tố hàng đầu quyết định con đường đến thành công của bạn dài hay ngắn. Bắt tay ngay với phương pháp này để tận hưởng mỗi ngày thật trọn vẹn.