"Ác mộng" mang tên trễ hẹn công việc: Thứ phản ánh năng lực hay thái độ của một nhân viên?

"Mình có làm, thề rằng mình vẫn chăm chỉ, nhưng làm hoài mà việc vẫn không xong, thế nên cứ trễ deadline mãi."

Đó là những gì Quỳnh (TP.HCM) chia sẻ. "Các công việc trước kia mình thường phối hợp cùng nhóm, mọi người cứ làm chung với nhau nên mình chưa bao giờ ở tình trạng suốt ngày bị dí deadline như bây giờ. Chuyển sang công việc mới, các dự án lớn làm theo nhóm thì việc được phân chia cho mỗi người làm từng phân đoạn rõ ràng, đồng thời các việc riêng lẻ sếp giao cũng có đặt ra ngày giờ gửi. Từ một người luôn thoải mái làm việc, ngày nào mình cũng đầu bù tóc rối với đống deadline riêng và tin nhắn hối thúc trong nhóm chat. Mình mất hết cả tinh thần, thường xuyên không tập trung được để hoàn thành các đầu việc sếp giao đúng tiến độ. Từ loay hoay, tức giận, giờ mình cực kỳ chán nản và chẳng có hứng thú gì với công việc vốn từng rất thích nữa."

Tình trạng suốt ngày bị deadline dí diễn ra với dân văn phòng ngày một nhiều - Ảnh minh hoạ

Không chỉ riêng Quỳnh - một nhân viên phòng truyền thông mà các dân văn phòng khác hiện nay cũng lâm vào nạn "dí deadline". Deadline – mốc thời gian cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ là một phương thức quản lý công việc và con người rất tốt bên cạnh KPI mà các sếp đặt ra. Deadline vốn chẳng là vấn đề vì sẽ đốc thúc bạn làm việc năng suất, hiệu quả hơn nhưng với tình trạng dân văn phòng ngập ngụa trong bão deadline ngày nay, nó trở thành một nỗi ám ảnh, có khi khiến nhân viên căng thẳng hơn chẳng thể tập trung, bình tĩnh làm tốt việc của mình.

TẠI SAO NGÀY CÀNG NHIỀU NGƯỜI LUÔN TRONG TÌNH TRẠNG BỊ DÍ... DEADLINE?

Vì quá áp lực bởi deadline nên không thể tập trung hoàn thành được việc đúng deadline cũng là một lí do kì lạ nhưng có thật - Ảnh minh hoạ

"Mình nghĩ lí do deadline trở thành "nạn dí" chắc bởi ảnh hưởng dịch Covid-19 trước đó. Vì thời điểm 2 năm đại dịch mình toàn làm việc ở nhà, work from home sếp không thể quản thúc trực tiếp và mình cũng không chịu khiển trách trực tiếp, nên mình không bị áp lực từ sếp để hoàn thành công việc thật nhanh. Thứ hai là vì thời điểm dịch mọi thứ đều bị tạm ngưng và không có nhiều việc, thế nên mình cũng như đồng nghiệp đều làm việc trong trạng thái thư thả. Bây giờ cuộc sống bình thường trở lại, việc bỗng dưng nhiều liên tục nên không thích ứng kịp để hoàn thành hết trong tốc độ nhanh hơn." – chị Khánh Phương.

Chuyện trễ deadline/không hoàn thành đúng thời hạn công việc đành rằng là sai, thế nhưng một số người cho rằng nếu xem xét kĩ lý do, thì vẫn còn nhiều điều hợp tình hợp lý để thông cảm. "Vì công việc chuyên môn của mình là xây dựng nội dung - vị trí khá là chủ chốt trong team nên bất cứ dự án nào đều phải có mình tham gia. Nhưng khổ nỗi việc của mình cần phải sáng tạo, không phải lúc nào mình cũng trong trạng thái tư duy tốt để hoàn thành việc đúng hạn được. Mặc định chỉ làm 8 tiếng nhưng ngày nào cũng cố ngồi hơn, thế mà vẫn không kịp. Mỗi lần nghe cấp trên khiển trách mình khá bức xúc, vẫn biết là mình sai nhưng sếp cần xem xét lại khả năng giải quyết công việc của mỗi người để phân bổ sao cho hợp lý nữa." – chị Thanh Ngân.

NĂNG LỰC HAY THÁI ĐỘ LÀM VIỆC THỂ HIỆN QUA CHUYỆN DEADLINE?

Hiện nay tình trạng làm việc theo cảm hứng khá phổ biến, có thể nói là xu hướng làm việc của người trẻ bây giờ, nhất là trong các ngành đòi hỏi sự sáng tạo. Đó cũng là lí do mà ngày càng nhiều người chọn làm freelance, không phụ thuộc sự kiểm soát của công ty nào. Tuy nhiên, dẫu là làm việc freelance được thoải mái giờ giấc đi nữa, họ vẫn có deadline để gửi thành phẩm cho các khách hàng của mình. "Mọi người cứ tưởng làm tự do là sướng, để bù cho những tháng thu nhập không ổn định, mình cũng có tháng bị dí deadline đến ngợp thở vì nhận nhiều dự án. Cố gồng lưng chạy kịp deadline không còn là vấn đề kiếm tiền nữa, đối với mình đó còn là chữ tín. Khi mình đã nhận, bằng mọi giá mình sẽ hoàn thành đúng ngày giờ đã hẹn. Nếu không lần sau ai còn tin tưởng để làm việc cùng mình." – Anh Hoàng Long.

Trong khi đó, nạn "dí deadline" cũng là một bài toán khó của người quản lý. Anh Hoàng Phụng chia sẻ: "Mình không muốn gay gắt trong chuyện đúng deadline làm gì cả, thế nhưng các bạn thiếu tính chủ động nên mình phải đặt ra deadline và hình phạt để không ảnh hưởng đến công việc chung. Nào ngờ các mức phạt bằng hình thức nộp tiền vẫn không thể giảm thiểu vấn đề này, tình trạng xem nhẹ thời hạn thực sự đã đạt đến ngưỡng báo động."

Anh Hoàng Phụng: "Chuyện nhân viên không tuân thủ deadline bởi vì các quản lý bây giờ khá thoải mái và không hà khắc như trước" - Ảnh minh hoạ

HY SINH THỜI GIAN CÁ NHÂN CHO CÔNG VIỆC LẠI... KHÔNG ĐƯỢC TUYÊN DƯƠNG

Ảnh minh hoạ

Có khá nhiều nhân viên có trách nhiệm với công việc và ý thức được tầm quan trọng của công việc mình cần phải bàn giao đúng hạn, nên họ dùng cả thời gian cá nhân của mình như giờ nghỉ trưa, giờ sinh hoạt cá nhân sau khi tan làm... có cả thức thâu đêm để "dùi mài" trong đống deadline. Nhưng thực tế điều này chưa chắc đã đúng?

Chị Hồng Nhung, một nhân viên tại công ty luật: "Mình nghĩ rằng không phải chuyện dùng hơn 8 tiếng 1 ngày để xử lý công việc cần được tuyên dương. Nếu bạn xử lý lượng công việc mà cấp trên cho là phù hợp nhưng phải mất quá nhiều thời gian, ngược lại sẽ bị đánh giá yếu về năng lực làm việc. Thực tế để chấm dứt tình trạng trễ deadline không cần cứ suốt ngày chăm chăm nhìn vào máy tính, mà là bạn có dùng thời gian 100% để tập trung làm việc hiệu quả hay không?"

Vấn đề cốt lõi vẫn là quay về chuyện quản lý thời gian của mình cho thật tốt.

QUY TẮC QUẢN LÝ THỜI GIAN ĐỂ KHÔNG THAM GIA "CUỘC ĐUA DEADLINE"

1. Quy luật 80/20 (Pareto Principle)

Quy luật 80/20 cho rằng: 80% đầu ra/thành quả được tạo bởi 20% đầu vào/hành động. Thế nên bạn phải xem xét 80% thành quả công việc của mình được tạo ra bởi 20% thời gian nào trong ngày, ở hoàn cảnh nào, trạng thái cơ thể nào… Từ đó, hãy tìm cách mô phỏng lại để mở rộng 20% thời gian làm việc hiệu quả nhất này để nâng cao hiệu quả lao động.

Có một gợi ý vận dụng quy luật này như sau: Khi nhìn vào danh sách các công việc cần phải làm, hãy tự hỏi 20% công việc nào nếu làm sẽ cho 80% thành quả. Từ đó chọn ra các công việc ưu tiên cần làm trước.

2. Luật Parkinson

Luật Parkinson nói rằng nếu thời gian chúng ta có để xử lý một công việc càng nhiều thì công việc đó sẽ tự "nở" ra để lấp đầy khoảng thời gian đó. Ví dụ như nếu sếp giao cho bạn một nhiệm vụ có thời hạn 30 phút, bằng mọi cách bạn sẽ làm xong trong 30 phút. Nhưng khi sếp thông báo không còn gấp nữa và có thể gửi trước khi tan làm, bạn sẽ chần chừ cân nhắc quá kĩ, thêm bớt hoặc cứ để đấy mãi đến gần tan ca mới làm nốt cho xong.

Để áp dụng luật này, bạn nên tự đặt ra deadline cho mình. Hãy chủ động tạo áp lực bắt buộc bản thân đến lúc đó phải hoàn thành. Như vậy sẽ quản lý được thời gian hiệu quả hơn và không bị "deadline thật" dí không kịp chạy.