Tại sao công việc làm mãi vẫn không xong? Phương pháp ghi chép sau sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả, tan làm sớm

Trước khi chính thức bắt đầu, hãy ghi nhớ một vài nguyên tắc quan trọng sau đây:

1. Ghi chép mọi lúc mọi nơi.

2. Mỗi lần chỉ làm 1 việc.

3. Làm theo thứ tự từ trên xuống dưới.

4. Mỗi tuần xem lại một lần.

5. Có thể hoàn thành hết nhiệm vụ được không còn phải xem bản thân bạn.

Phương pháp ghi chép:

Bởi vì phương pháp này không thể phân loại nhiệm vụ theo nơi chốn (ở nhà, ở văn phòng, ở ngoài…) nên tôi kiến nghị chia nhiệm vụ theo "ngày" kết hợp "phương pháp ghi chú viên đạn" để chia các nhiệm vụ ra theo thuộc tính. Những ai muốn thử phương pháp ghi chép này cần phải vô cùng tự giác đi kiểm tra nhiệm vụ mỗi ngày, và ghi nhớ thời gian làm các nhiệm vụ. Thao tác cụ thể là như sau:

Đầu tiên, chuẩn bị một quyển sổ nhỏ làm sổ ghi chép.

1. Lấy "tuần" làm tổng thể, "ngày" làm đơn vị, phân bố nhiệm vụ của mỗi tuần theo từng ngày.

2. Ở cuối mỗi nhiệm vụ phải viết deadline.

3. Vẽ mỗi một kí hiệu đặc biệt lên từng nhiệm vụ:

•! : Chọn ra nhiệm vụ quan trọng nhất, quan trọng thứ nhì, thứ 3, lần lượt vẽ lên phía trước mỗi nhiệm vụ 3, 2, 1 dấu chấm than, có thể dùng bút màu để phân biệt.

•@: Ở mỗi nhiệm vụ dùng kí hiệu @ để đánh dấu người có liên quan đến nhiệm vụ đó của bạn, ví dụ bạn cần viết báo cáo hoạt động để nộp cho sếp, vậy thì bổ sung thêm [@lãnh đạo] vào sao nhiệm vụ đó của bạn.

• =>: đối với những việc cần phải giao cho người khác làm có thể bổ sung thêm [=> ai đó] ở sau nhiệm vụ đó.

4. Sau khi làm xong nhiệm vụ nào hãy tích V hoặc gạch nhiệm vụ đó đi.

Tiếp đó, chuẩn bị một quyển lịch, ghi chép lại những nhiệm vụ cố định, ví dụ: thứ 4 hàng tuần đi ăn với hội bạn.

Ở cuối mỗi tuần bạn có thể bổ sung thêm mục KPT, có thể trình bày theo hàng ngang ở cuối trang sổ nhiệm vụ của tuần đó: KPT, trong đó K: keep, P: problem, T: try.

Ví dụ: Tuần 1:

!!!: viết phương án mới @lãnh đạo           10h sáng

!!: đi gặp khách hàng                                 14h => 15h

!: viết báo cáo => Nguyễn thị B

……

(Cuối trang)

K:                                                    P:                                           T:

(những chuyện bạn                      (Vấn đề gặp phải khi                     (thử tiến hành)

đang làm dở trước đó)                  làm nhiệm vụ)

Vậy thì trình tự công việc sẽ là như sau:

1. Sắp xếp nhiệm vụ cho mỗi ngày, không quá 5 nhiệm vụ 1 ngày

2. Lúc nào cũng có thể thêm nhiệm vụ mới

3. Mỗi sáng xem lịch một lần, xem xem hôm nay có chuyện gì quan trọng hay không

4. Hoàn thành nhiệm vụ không thể trì hoãn trước, sau đó hoàn thành 3 việc quan trọng nhất, cuối cùng hoàn thành nốt 2 việc còn lại, không xong sẽ không tan làm.

5. Trước khi tan làm, kiểm tra lại một lần nữa, những chuyện đã xong hãy đánh dấu là đã làm hoặc gạch đi.

Mong rằng phương pháp ghi chép này có thể giúp bạn sắp xếp công việc một cách hợp lý, phân chia đâu là việc nên làm trước, việc nào nên làm sau để có một ngày làm việc hiệu quả nhất.