10 mẹo đơn giản nhưng chắc chắn mang lại hiệu quả khi “chạy deadline”: Dân công sở nhất định phải biết để dễ dàng hoàn thành công việc!

Rất nhiều dân công sở cảm thấy áy náy khi nghĩ rằng mình làm việc không hiệu quả. Có vài cách có thể giúp bạn xua tan cảm giác day dứt đó như việc dừng áp đặt hiệu quả làm việc chính là giá trị bản thân hay tự điều chỉnh suy nghĩ về câu hỏi phải hoàn thành công việc nào đó trong thời gian bao lâu.

Nhưng nếu bạn thấy hiệu quả làm việc của mình luôn thấp hơn so với mong đợi thì có lẽ bước đơn giản nhất là hãy giúp mình tăng level hiệu quả trong công việc.

Khi bạn phải làm việc trong một môi trường lúc nào cũng vùi đầu trong đống deadline và thành công chỉ được đong đếm bằng sản phẩm lao động, thì chắc hẳn bạn sẽ rất muốn hỏi tất cả các bậc tiền bối hoặc các đồng nghiệp thường xuyên được khen thưởng rằng họ đã làm thế nào vậy.

Dưới đây là 10 mẹo thú vị và hữu ích sẽ giúp dân văn phòng làm việc đạt được hiệu quả cao hơn. Tất nhiên, những mẹo này đều được tích lũy từ những người có kinh nghiệm và thành công:

1. Đưa tất cả các trang web "ngốn nhiều thời gian" vào danh sách đen

Không còn gì tuyệt vời hơn khi thấy những mục tiêu công việc mỗi ngày đặt ra được đánh dấu tích đã hoàn thành. Nhưng list công việc được kê ra không chắc sẽ được hoàn thành theo đúng tiến độ như dự định mà có khi còn gặp phải những cản trở từ chính bản thân mình.

Chắc hẳn không ít dân văn phòng có thói quen và sở thích như lướt Facebook, Twitter, lượn lờ các trang mua sắm điện tử trong giờ làm việc. Đó là một trong những lý do hàng đầu khiên công việc bị trì trệ và kém hiệu quả.

Vì thế, hãy dùng các ứng dụng như SelfControl để khóa các trang web mà bạn thường tốn hàng giờ đồng hồ dành cho nó. Khi sử dụng ứng dụng này, trình duyệt web sẽ hiển thị "Trang này không thể truy cập được".

Nghĩa là, bạn sẽ không được phép truy cập trang web mà bạn đã đưa vào danh sách đen trong vòng ít nhất 24 tiếng. Kể cả khi bạn có khởi động lại máy tính thì việc truy cập vào trang đó là điều không thể xảy ra.

2. Hoàn thành trước – Hoàn hảo sau

Khi bạn làm việc tại một nơi luôn bộn bề công việc mà bạn luôn có những nhiệm vụ hết sức quan trọng phải hoàn thành càng sớm càng tốt thì chắc chắn bạn phải loại bỏ càng nhiều thứ làm bạn mất tập trung càng tốt.

Để tránh sao lãng, bạn có thể đeo bịt tai để tránh tiếng ồn xung quanh hoặc cũng có thể đeo tai nghe, nghe một vài bản nhạc giúp bạn có thể tập trung cao. Một ý tưởng khá hay khác đó là đem theo laptop và tìm một không gian yên tĩnh nào đó như một quán cà phê vắng để làm việc.

Thậm chí, bạn có thể ngắt kết nối Internet và tập trung vào công việc cho đến khi nào hoàn thành hay ít nhất là hoàn thành một phần việc mà bạn đã đặt ra.

Dĩ nhiên, hoàn thành ở đây không có nghĩa là hoàn hảo mà chỉ đơn giản là bạn đã làm xong phần cơ bản của công việc đó. Sau đó, khi về nhà bạn có thể mở phần việc đó ra và tiếp tục hoàn thiện một cách hoàn hảo nhất bạn có thể.

3. Ngủ nhiều hơn

Biết là sẽ rất khó đối với một dân công sở lúc nào cũng bận rộn. Nhưng hãy tranh thủ giờ nghỉ để ngủ. Ngủ để hồi phục năng lượng sẽ giúp đầu óc minh mẫn và tất nhiên sẽ làm việc hiệu quả hơn.

4. Take – note trong cuộc họp

Những vật dụng đơn giản từ thời còn đi học như giấy và bút lại là những vũ khí lợi hại giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Trong một cuộc họp, bạn hãy take – note theo kiểu chia giấy làm các cột mục tiêu, nhiệm vụ... Để sau đó, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng đọc lướt các mục tiêu chính đã được thảo luận trong suốt buổi họp. Bạn cũng có thể nhìn ra ngay lập tức cần phải làm gì để hoàn thành dự án.

5. Làm ngay lập tức

Lời khuyên này có vẻ như là sáo ngữ vô tác dụng. Nhưng thử nghĩ xem, mỗi khi nghĩ đến danh sách công việc phải làm, bạn có thấy lo lắng hay không?

Vì vậy, hãy làm ngay lập tức mỗi khi bạn nghĩ đến một công việc trong danh sách phải làm. Ví dụ, bạn nhận được yêu cầu của sếp qua email và tính sẽ từ từ trả lời, hãy dành 30 giây để trả lời mail ngay lập tức trước khi quên mất vừa nhận được mail.

Hoặc thay vì muốn trì hoãn một cuộc điện thoại, hãy gọi ngay trước khi bạn đổi ý. Hay một dự án lớn đang nằm trong danh sách việc phải làm của bạn thì hãy gửi ngay yêu cầu đầu tiên và bắt đầu công việc, đừng trì trệ.

Những công việc chán ngắt và nhạt nhẽo nhất lại ít kinh khủng hơn những gì bạn vẫn tưởng khi bạn thực sự bắt tay vào làm.

6. Bơi ở chỗ nước sâu

Bơi ở chỗ nước nông thì lúc nào cũng dễ hơn và an toàn hơn nhưng bạn sẽ chẳng học được gì nhiều. Đến khi ép bản thân ra chỗ nước sâu, thoát khỏi vùng an toàn, bạn sẽ nhận ra mình học được thật nhiều thứ. Bạn học được càng nhiều, bạn càng có thể làm những công việc có quy mô lớn.

7. Chia nhỏ các công việc lớn thành các nhiệm vụ đơn giản

Mẹo này có thể khiến nhiều người ngạc nhiên bởi cách tạo ra một danh sách cực chi tiết những việc phải làm được chia nhỏ ra từ mỗi dự án. Khi ấy sẽ dễ dàng tiến xuống cuối danh sách công việc hơn và như thể tiếp thêm động lực cho phần việc tiếp theo.

Bạn đã từng nghe về quy tắc 2 phút bao giờ chưa? Đó là nếu một việc chỉ mất chưa đầy 2 phút, hãy làm ngay. Quy tắc này rất hiệu quả trước tiên về mặt tâm lý và sau đó sẽ là tiến độ công việc.

8. Ưu tiên và tập trung vào một thứ một lúc

Quá dễ dàng để bắt đầu nhiều việc cùng một lúc, sao lãng và cuối cùng chẳng làm xong việc gì. Hãy tập trung hoàn thành vào một công việc nào đó cần sự ưu tiên nhất. Sau khi hoàn thành công việc này hãy chuyển sang việc khác.

9. Nghe tiếng ồn trắng

Tiếng ồn trắng là những âm thanh có thể che lấp những âm thanh khác thường được phát ra từ môi trường quanh bạn. Khi bạn sống trong thành phố, tiếng ồn trắng có thể loại bỏ âm thanh từ giao thông công cộng.

Ví dụ một số tiếng ồn trắng bạn có thể sử dụng là tiếng mưa hay tiếng sóng vỗ, tiếng máy sấy tóc, tiếng suối chảy xuôi dòng, tiếng tivi nhiễu sóng…

Chính vì vậy, bạn có thể nghe tiếng ồn trắng để giúp tập trung tuyệt đối vào công việc.

10. Làm việc theo chủ đề

Hãy suy nghĩ về các mục tiêu hoăc nhiệm vụ hằng ngày và đưa chúng vào các nhóm công việc có chung nội dung hoặc chung chủ đề. Điều này sẽ giúp bạn luôn nắm bắt được từng chi tiết nhỏ của bất kỳ một công việc nào đó ở cấp độ cao hơn.

Nếu chỉ lập danh sách việc làm theo thời gian thì sẽ khiến bạn làm việc kém hiệu quả bởi không còn nhiều cảm giác đó là một phần của một dự án lớn.