3 yếu tố cần lưu ý về phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp lớn

Dưới đây là 3 yếu tố doanh nghiệp nên cân nhắc trong quá trình lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử:

Khả năng đáp ứng mô hình hoạt động của doanh nghiệp

Doanh nghiệp lớn thường có bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức nhiều cấp: Tập đoàn/ Tổng công ty – công ty thành viên, trụ sở chính – các chi nhánh, doanh nghiệp/ chủ sở hữu – các đại lý hay địa điểm kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp trong số này có hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời ở nhiều tỉnh, thành phố hay thậm chí là tại các quốc gia khác nhau. Với một phần mềm cần sử dụng liên tục hàng ngày, hàng giờ như hóa đơn điện tử, khả năng đáp ứng mô hình hoạt động phức tạp này của doanh nghiệp là đặc biệt quan trọng.

Bên cạnh đó, các thông tin về hóa đơn không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán mà còn phản ánh trực tiếp tình hình sản xuất kinh doanh, từ đó giúp doanh nghiệp có được những nhận định chính xác cho công tác hoạch định chiến lược và phát triển kinh doanh. Bởi vậy, doanh nghiệp lớn cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử hoạt động ổn định và có thể truyền nhận dữ liệu đa cấp hay theo yêu cầu thực tế của tổ chức.

Khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý sẵn có

Các doanh nghiệp lớn đã khá quen thuộc với việc áp dụng các ứng dụng công nghệ như hệ thống ERP, CRM hay phần mềm kế toán trong hoạt động thường ngày tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, một vấn đề được đặt ra là phần mềm hóa đơn điện tử liệu có thực sự giúp tăng hiệu quả hay sẽ làm giảm năng suất nếu không tương thích với các phần mềm vốn đang được sử dụng tại doanh nghiệp?

Trong số các phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường, lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng tích hợp để cộng hưởng cùng hệ thống quản lý đang vận hành giúp đem lại những tiện ích không hề nhỏ cho doanh nghiệp. Bởi vậy, mặc dù chi phí triển khai giải pháp hóa đơn điện tử có giai đoạn tích hợp sẽ cao hơn so với việc áp dụng phiên bản phần mềm thông thường, các doanh nghiệp lớn vẫn luôn ưu tiên cho tính năng cao cấp này.

Mô hình tích hợp hóa đơn điện tử với các phần mềm quản lý có sẵn tại doanh nghiệp

Dịch vụ hỗ trợ của nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng liên tục, bởi vậy những trường hợp phát sinh hay vướng mắc của doanh nghiệp có thể xảy ra bất kỳ lúc nào, không chỉ trong thời gian làm việc chính thức. Việc xuất hóa đơn nếu bị ngưng trệ dù vì lý do gì cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Bởi vậy, bên cạnh chất lượng phần mềm, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử có dịch vụ hỗ trợ tốt để đồng hành.

Nói đến hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử kịp thời, bất cứ khi nào có vấn đề phát sinh không thể không nhắc đến dịch vụ hỗ trợ 24/7 của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Là đơn vị cung ứng tiêu biểu trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, nhiều năm qua Thái Sơn luôn được đánh giá là một trong những đơn vị có chất lượng tư vấn, hỗ trợ chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice (https://einvoice.vn/) của Thái Sơn đã được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đề ra. E-Invoice hiện đang được triển khai tại hàng nghìn doanh nghiệp, trong đó tiêu biểu có thể kể đến: Samsung, Coca-Cola, Toyota, Lotte, KFC, Circle, Grab, Lazada, Golden Gate…

Nhà cung cấp giúp doanh nghiệp thuận lợi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

E-Invoice không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn mà còn hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con, giữa các điểm xuất hóa đơn và trung tâm doanh nghiệp; tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp cùng nhiều tính năng cao cấp khác.

Có thể nói, quá trình chuẩn bị để triển khai hóa đơn điện tử cho một hệ thống lớn, nhiều cấp, nhiều điểm xuất hóa đơn lại không hề đơn giản. Trong khi đó, thời gian đến hạn cuối 01/11/2020 để các doanh nghiệp, tổ chức hoàn tất chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP không còn nhiều. Bởi vậy, ngay từ lúc này, các đơn vị chưa triển khai hóa đơn điện tử nên tìm kiếm phần mềm hóa đơn điện tử và nhà cung ứng uy tín, thay vì chờ đến hạn cuối mới thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử dễ dẫn đến những sai sót và rủi ro ko đáng có.