5 mô hình quản lý thời gian thông minh và hiệu quả: Muốn làm chủ thời gian, thái độ cũng rất quan trọng

01

Muốn làm chủ thời gian, trước tiên, thái độ là vô cùng quan trọng

1. Đừng bao giờ đến muộn

Điều chỉnh đồng hồ nhanh hơn 10 phút, trước giờ hẹn ra khỏi nhà trước 10 phút, trước khi lên lớp tới lớp trước 10 phút…

2. Tin vào sức mạnh của môi trường bên ngoài

Đừng đánh giá quá cao khả năng kỉ luật tự giác của mình, khi thấy mình lười quá, hãy tìm một đồng đội hợp tác cùng mình và cũng là để thúc đẩy mình.

"Mạnh mẫu 3 lần rời nhà vì con", câu chuyện này có lẽ chúng ta đều quen thuộc, Mạnh Tử khi còn nhỏ không có năng lực thay đổi môi trường, chỉ có thể dựa vào mẹ của mình, nhưng bạn, người đang đọc bài viết này, lại đã là một người trưởng thành, hoàn toàn có thể tự làm "Mạnh mẫu" của chính mình.

3. Tôn trọng bản tính, tôn trọng bản năng

Nhu cầu theo đuổi hạnh phúc của con người là không được xem thường, nhưng phương thức theo đuổi hạnh phúc lại có thể được lựa chọn cẩn thận.

Tìm ra căn nguyên của những thói quen xấu, hiểu rõ nhu cầu của bản thân, dần dần thay thế những thói quen xấu thành những thói quen tốt, từ đó tìm ra phương pháp giải tỏa hợp lý.

02

Một vài phương pháp làm giảm tính ì, tránh lãng phí thời gian

1. Thói quen mini

"Mini habits" hay thói quen mini là một thuật ngữ do tác giả người Mỹ, Stephen Guise đề cập, khác so với những thói quen truyền thống của chúng ta, thói quen mini nhấn mạnh vào chữ "mini", tức là đơn giản hoặc nhỏ bé.

Kiên trì chống đẩy 1 cái mỗi ngày, ghi nhớ 1 từ mỗi ngày, hoặc đọc 2 trang sách, đây là thói quen mini.

Vì sao thói quen nhỏ bé này lại có hiệu quả? Hãy làm một thí nghiệm nhỏ đơn giản như này.

Bây giờ, bạn hãy chạm vào mũi mình hoặc vươn eo. Bạn có phát hiện ra là mình không hề cự tuyệt, bạn thực sự làm theo những gì tôi gợi ý.

Sự thần kì của các thói quen nhỏ nằm ở chỗ, vì việc mà chúng ta cần kiên trì nó đơn giản như việc chạm vào mũi hay vươn cái eo, chi phí cho thành quả của chúng ta cực kỳ thấp, khả năng chống lại nó cũng không đáng kể, vì vậy mà khả năng hành động sẽ được cải thiện một cách tự nhiên.

2. Xem thay đổi là một trải nghiệm chứ không phải thử thách

Đây là tư duy của tác giả của cuốn sách nước ngoài có tên "Thay đổi sâu sắc".

Với tác giả, ngủ sớm dậy sớm là một trải nghiệm, kiên trì chạy bộ là một trải nghiệm, đọc sách cũng là một trải nghiệm.

Khác so với thay đổi, trải nghiệm nhấn mạnh trạng thái hưởng thụ hiện tại, không liên quan tới kết quả và mục tiêu phía sau, cũng giống như thái độ của Forrest Gump khi đối mặt với cuộc sống vậy, chỉ tập trung vào chuyện trước mắt, cứ như vậy, tính ì sẽ được giảm đi rất nhiều.

3. Làm sao để giảm thiểu rủi ro khi muốn thay đổi: tăng trước giảm sau

Chẳng hạn như bạn muốn kiếm tiền thông qua viết lách, trước tiên đừng nghỉ công việc hành chính hiện tại, tốt nhất là xem việc viết lách như nghề tay trái rồi học hỏi thêm trên cơ sở vẫn đang có việc làm kiếm tiền chính thức, đợi tới khi đạt tới được một trình độ nhất định, bạn có thể giảm bớt những công việc khác để tập trung cho nó.

Tất nhiên, trong quá trình ấy, bạn sẽ phải có những phương pháp quản lý thời gian thật hiệu quả cho chính mình.

03

Một vài phương pháp hồi phục tinh thần

1. Ngủ sớm dậy sớm giống như phương pháp quản lý thời gian vậy, không phải là mục đích

Đồng hồ sinh học của mỗi người là khác nhau, tìm cho mình một đồng hồ sinh học thích hợp nhất định, không cần phải ép mình ngủ sớm dậy sớm chỉ vì "người thành công đều vậy".

2. Học cách lợi dụng những khoảng thời gian vụn vặt để nghỉ ngơi

Khi cơn buồn ngủ kéo đến, đừng cứ chỉ dựa vào cà phê để hỗ trợ, nghỉ ngơi tại chỗ khoảng 10 phút cũng sẽ đem lại những hiệu quả bất ngờ.

3. Mỗi ngày duy trì hoạt động ngoài trời khoảng 1 tiếng

Tôi từng được nghe qua một cách nói rất thú vị như này, nói rằng mỗi người mỗi ngày nên ra ngoài hoạt động khoảng 1 tiếng đồng hồ, đánh cầu hay chạy bộ đều được. Bởi lẽ quá trình tiến hóa của con người phần lớn thời gian đều là ở bên ngoài, nếu một người cứ chỉ ở lì trong phòng, tiềm thức sẽ xuất hiện một ý nghĩ kiểu mùa đông đến rồi, cảm thấy thiếu ăn, trong lòng sẽ rất dễ sản sinh ra những cảm xúc tiêu cực.

Kết hợp với kinh nghiệm của bản thân, tôi nhận thấy cách nói này là rất đúng đắn, nhiều khi ở nhà quá nhiều sẽ khiến chúng ta cảm thấy rất mệt mỏi, bí bách, lúc này, ra công viên đi dạo hay chạy bộ thôi, tinh thần cũng sẽ khác lên rất nhiều.

Nhớ rằng, muốn làm chủ thời gian, trước tiên hay chuẩn bị cho mình một cơ thể khỏe mạnh và một cái đầu tỉnh táo, khi cơ thể đã mệt mỏi rồi, bạn có ba đầu sáu tay cũng chẳng muốn động chứ đừng nói tới lên kế hoạch hay sắp xếp thời gian cụ thể để đi làm cái gì đó.

4. Nghỉ trưa đừng quá 30 phút, tránh đi vào trạng thái ngủ sâu, ngủ dậy sẽ rất uể oải.

04

5 mô hình quản lý thời gian phổ biến

Muốn làm một thợ lành nghề, trước tiên phải chuẩn bị cho mình những dụng cụ hành nghề tốt

Có rất nhiều những APP quản lý thời gian hiệu quả, gợi ý với các bạn một vài APP tôi hay dùng:

Lịch điện tử cài sẵn trong điện thoại thông minh, Evernote, Forest, Sleeptown…

Không chỉ là các APP trên điện thoại, các công cụ văn phòng tốt cũng là một cách tốt để nâng cao hiệu quả, chẳng hạn như lịch để bàn, đồng hồ báo thức, đồng hồ đeo tay…

Sau dây là 5 mô hình quản lý thời gian phổ biến:

1. Nguyên tắc SMART

Nguyên tắc này được Peter Drucker, cha đẻ của quản lý hiện đại đưa ra, nó thuộc thể loại quản lý theo mục tiêu, ban đầu nó hướng đến các doanh nghiệp và tổ chức, sau đó được mở rộng sang áp dụng trong tự quản cá nhân.

S là viết tắt của Specific (cụ thể), hãy nghĩ xem liệu kế hoạch hành động của bạn có đủ rõ ràng để đạt được mục tiêu không?

M là viết tắt của Measurable (có thể đo lường), hãy nghĩ xem nên dùng cái gì để đo lường xem mục tiêu có thể thành hiện thực hay không? Nói cách khác, mục tiêu của bạn tốt nhất nên là có thể dự đoán được và khách quan, thay vì chỉ chủ quan từ phía bạn.

A là viết tắt của Achievable (có thể thành hiện thực), mức độ khả thi khi nghĩ về mục tiêu?

R là viết tắt của Relevant (tính tương quan), suy nghĩ về việc liệu mục tiêu có liên quan đến các mục tiêu khác hay không.

T là viết tắt của Time-related (Thời gian thực hiện), lên kế hoạch về một dòng thời gian, khi nào bắt đầu? Khi nào kết thúc? Giai đoạn nào lại là nút thắt quan trọng của kế hoạch?

Một mục tiêu tiêu chuẩn cần đáp ứng được 5 yếu tố trên.

2. Nhật kí phong cách Cửu cung (9 ô vuông)

Phương pháp này tới từ một tác gia người Nhật Bản Satoh Den, ông chia một ngày của mình ra làm 9 ô vuông, 1 ô vuông ở giữa sẽ viết ngày tháng, thời tiết, 8 ô vuông còn lại sẽ viết về mục tiêu và kế hoạch DIY của mình.

Chẳng hạn, tôi chia buổi sáng của mình ra làm 8 phần viết lách, đọc sách, luyện chữ, tập thể dục, ăn sáng, may mắn nhỏ, nguyện vọng.

Vì không thích dài dòng nên tôi đã điện tử hóa nó.

Mỗi sáng viết ra những việc cần làm, buổi tối trước khi đi ngủ tổng kết lại những gì hôm nay mình làm được.

Thói quen này tôi đã kiên trì được 4 năm liền, sự trưởng thành của bản thân cũng đều được ẩn chứa trong nhật kí Cửu Cung này.

Tôi muốn nhấn mạnh một điều đó là: Thực ra khi mới bắt đầu, tôi cũng đã từng nghỉ giữa chừng.

Nhưng tiến thêm được một bước là thêm được một phần động lực, mọi người tuyệt đối đừng thấy vì giữa chừng mình lười biếng không đủ kỉ luật tự giác mà từ bỏ hết luôn nhé!

3. Mô hình PDCA

Mô hình này được đề xuất lần đầu tiên bởi Tiến sĩ Walter Andrew Shewhart, một chuyên gia về quản lý chất lượng tại Hoa Kỳ, chúng là các chữ cái đầu tiên của bốn từ Plan, Do, Check và Action, tương ứng với mục tiêu, thực hiện, kiểm tra và sửa chữa.

Làm bất cứ chuyện gì, chúng ta cũng cần có cho mình một kế hoạch (P), sau đó đi thực hiện (D), đồng thời kiểm tra xem có vấn đề xảy ra trong quá trình chấp hành hay không (C).

Cuối cùng phân tích nguyên nhân xảy ra vấn đề, đồng thời đề xuất ra phương sách để cải tiến, và có sự hành động (A), thông qua không ngừng điều chỉnh, trong quá trình cải thiện dần dần theo thời gian, cuối cùng bạn sẽ đạt được bước nhảy vọt về chất.

4. Quy tắc 4 góc phần tư

Đây là một lý thuyết về quản lý thời gian do nhà khoa học quản lý nổi tiếng Stephen Covey đề xuất.

Căn cứ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng của sự việc, hãy chia chúng ra thành bốn mức độ, tương ứng với 4 góc:

Quan trọng và khẩn cấp             ;  quan trọng và không khẩn cấp

Khẩn cấp và không quan trọng  ; không quan trọng và không khẩn cấp.

Lúc này, việc mà bạn cần làm chỉ là ưu tiên những việc quan trọng nhất, đừng lãng phí thời gian vào những việc vô bổ là được.

5. Danh sách thời gian vụn vặt

Thời gian vụn vặt là những khoảng thời gian rất ngắn ngủi, thường không quá 15 phút, hầu hết chúng xảy ra là do "ngoài ý muốn", rất khó để lên kế hoạch chính xác trước.

Chẳng hạn, ngồi trên xe buýt hay tàu điện, chúng ta không thể đi lại, hay thường sẽ có một khoảng thời gian để đợi xe; hoặc khi rủ ai đó đi ăn, thỉnh thoảng đối phương có đến muộn… những lúc như này bạn sẽ "bị ép" ra một khoảng thời gian vụn vặt.

Những khoảng thời gian vụn vặt này không nằm trong kế hoạch của bạn, nhưng chúng cũng là bộ phận quan trọng cấu thành nên thời gian một ngày.

Vì vậy, chỉ bằng hãy dành ra khoảng nửa tiếng để viết ra một danh sách những khoảng thời gian vụn vặt của mình, nghĩ xem trong khoảng 1 phút, 3 phút hay 10 phút, 13 phút… bạn có thể làm được những gì.

Nhớ rằng, thời gian vụn vặt càng ít, việc sắp xếp cũng phải càng ít.

Đừng chỉ có 1 phút lại liệt kê ra cả 10 chuyện, kết quả sẽ luôn là 1 phút thì mất tới 59s để nghĩ xem nên làm việc gì trước! Như vậy thì sẽ chẳng còn chút ý nghĩa nào.

Vẫn là câu nói ấy: Đừng sợ thất bại, hãy gửi gắm mong muốn của bạn cho cá chép, và việc bạn cần làm chỉ là nỗ lực chăm chỉ mà thôi.

Tôi hy vọng mọi người có thể gặp gỡ một bản thân tốt hơn và sử dụng thời gian một cách hợp lý để ủ ra mỹ tửu của cuộc đời mình.