Bài toán tuyển sinh: Tăng tỉ lệ nhập học bằng cách hoàn thiện công nghệ

Học viện Sáng tạo Công nghệ TEKY là đơn vị tiên phong tại Việt Nam tổ chức dạy lập trình cho trẻ em. Thành lập từ năm 2016, TEKY hiện có 16 cơ sở với hơn 15.000 học sinh trên toàn quốc.

Theo Ông Nguyễn Minh Hiệu, Nhà đồng sáng lập, Phó Giám đốc Điều hành Học viện TEKY, công nghệ là yếu tố giúp đơn vị này gia tăng tỷ lệ học sinh theo học, từ đó, tăng trưởng bền vững qua mỗi năm. Cụ thể, TEKY đã tích hợp hơn 10 công nghệ tân tiến vào hệ thống chung với mục tiêu đảm bảo chất lượng toàn trình trải nghiệm của phụ huynh, học sinh.

Công nghệ giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng trong lĩnh vực giáo dục

Khi sự chuyển dịch công nghệ ngày càng phổ biến, đâu là những cơ hội và thách thức trong lĩnh vực giáo dục, thưa ông?

Nhờ công nghệ, chúng ta có ngày càng nhiều cách tiếp cận phụ huynh, học sinh, nhưng thời gian của họ thì không. Nhìn vào công tác tuyển sinh, phụ huynh có thể cho tư vấn viên 1 phút. Chúng ta cần tận dụng 1 phút đó một cách hiệu quả thay vì làm phiền phụ huynh một cách bất chấp. Khi phụ huynh có một ký ức không tốt về chúng ta, họ có thể lan truyền nó. Với thời đại công nghệ này, chuyện đó có thể chỉ xảy ra sau một đêm.

Thế rồi, với những phụ huynh đã lựa chọn đơn vị của mình, câu hỏi tiếp theo là làm thế nào để tiếp nhận phản hồi và giải quyết các vấn đề của họ một cách nhanh chóng.

Ngành giáo dục cần cải thiện trải nghiệm của học sinh và phụ huynh.

Vậy ông đánh giá như thế nào về trải nghiệm mà khách hàng đang có trong ngành giáo dục tại Việt Nam?

Trải nghiệm khách hàng là điều mà các đơn vị giáo dục tại Việt Nam còn cần phải cải thiện rất nhiều.

Trước đây, TEKY cũng từng nhận phản ánh từ các phụ huynh rằng họ bị gọi bởi nhiều tư vấn tuyển sinh dù đã từ chối, hoặc đã trao đổi với tư vấn viên A rồi sau đó lại phải trao đổi lại từ đầu với tư vấn viên B, hoặc gọi điện thì đã lấy đủ thông tin nhưng khách đến trực tiếp thì lại tìm mãi không thấy dữ liệu để chăm sóc. Đó là những chuyện đã qua nhưng mãi là bài học cho chính tôi và các đơn vị giáo dục.

Hiện tại, phụ huynh đánh giá chúng tôi có tiến bộ. Thế nhưng, tôi mong muốn hơn thế. Tôi đặt mục tiêu phải làm phụ huynh wow từ lần tiếp xúc đầu tiên, xuyên suốt quá trình học tập và cho tới cả khi học sinh không còn tiếp tục theo học tại các cơ sở.

Giữa bối cảnh công tác quản lý giáo dục tại nước ta còn nhiều công đoạn thủ công, lắm giấy tờ và thiếu tính liên kết, ông và doanh nghiệp của mình đã làm gì để đạt được "sự tiến bộ" trên?

TEKY là đơn vị đào tạo về công nghệ cho các bạn trẻ. Vì vậy, ứng dụng công nghệ chính là sứ mệnh và cũng là tôn chỉ khi đi vào vận hành của TEKY.

Một câu chuyện khá phổ biến của các doanh nghiệp đó là các bạn bán hàng trực tiếp đổ lỗi cho marketing rằng là data chưa tốt, số chưa đủ, khách hàng từ chối vì không quan tâm. Ngược lại, đội ngũ marketing kêu gào là sao data tốt, số nhiều mà các bạn bán hàng chỉ chuyển đổi được 3-4-5 người.

Hiện tại, chúng tôi không gặp bài toán đó nữa vì đã ứng dụng công nghệ vào quản trị Tuyển sinh và Marketing. Hàng tháng, chúng tôi liên hệ và quản lý thông tin của khoảng 60.000 - 80.000 phụ huynh. Với mỗi học sinh hiện hữu, chúng tôi theo dõi và liên tục cập nhật tình hình báo cáo học tập tới phụ huynh. Khối lượng công việc dự kiến sẽ tiếp tục tăng khi TEKY mở rộng lên thành tống số 30 cơ sở vào năm 2024 - 2025. Ứng dụng công nghệ vẫn sẽ là yếu tố tiên quyết để hiện thực hóa mục tiêu.

Cần ứng dụng công nghệ một cách có hệ thống

TEKY đã làm gì để đảm bảo độ hiệu quả công việc khi kết nối với hàng chục nghìn phụ huynh mỗi tháng?

Chúng tôi chia hoạt động tuyển sinh thành 3 giai đoạn. Một là đưa TEKY đến với các phụ huynh tiềm năng, hai là thuyết phục, ba là chăm sóc trải nghiệm. Chúng tôi ứng dụng công nghệ trong cả ba giai đoạn này. Hiện tại, TEKY sử dụng không dưới 10 công cụ công nghệ cho các hoạt động vận hành. Mỗi tính năng, mỗi công cụ lại là một cái cửa sổ đưa TEKY đến gần hơn với phụ huynh.

Vậy những công nghệ nào đã được TEKY ứng dụng vào ba giai đoạn trên, thưa ông?

Chúng tôi đang dùng 10 công cụ công nghệ khác nhau. Các công cụ được đấu nối và tích hợp để đồng bộ dữ liệu, đảm bảo sự thuận tiện cho cả thầy cô, cán bộ và phụ huynh.

Với giai đoạn đầu tiên, TEKY sử dụng hệ thống Automation Marketing để có thể nhận diện và kết nối kịp thời với các phụ huynh đang quan tâm tới đào tạo lập trình cho con em.

Giai đoạn thứ hai là thuyết phục phụ huynh. TEKY luôn hiểu và tôn trọng sự thận trọng của phụ huynh. Vì vậy, bằng công nghệ, chúng tôi lắng nghe, ghi chép mong muốn của phụ huynh, rồi rà soát các thông tin đó trước mỗi lần tư vấn để đảm bảo có thể đưa ra lời khuyên tốt nhất cho phụ huynh, từ đó, gia tăng tỷ lệ thuyết phục thành công.

Giai đoạn thứ ba là chăm sóc trải nghiệm. Ở TEKY, tất cả hoạt động như điểm danh, học tập trên lớp, bài tập về nhà đều được hệ thống tự động ghi nhận. Thông qua đó, hệ thống tự động đưa ra các tổng kết hàng tháng, hàng quý để phụ huynh nắm được thông tin về bài học, kỹ năng, kiến thức và dự án của các con. Nhờ có hệ thống này, các cuộc họp phụ huynh trở nên dễ dàng hơn.

TEKY ứng dụng 10 công cụ khác nhau trong các hoạt động vận hành.

Thị trường các giải pháp công nghệ rất đa dạng và sôi động, lời khuyên nào cho các doanh nghiệp như TEKY?

Hiện, TEKY tự phát triển các ứng dụng công nghệ phù hợp cho các hoạt động của mình như TEKY LMS (hệ thống học tập thông minh).

Ngoài ra, khoảng 5 năm trở lại đây, TEKY chuyển sang sử dụng công nghệ nội địa bởi chất lượng và độ ổn định của các sản phẩm công nghệ trong nước nay không hề thua kém thế giới. Trong khi, giá thành lại hợp lý và giao diện thì thân thiện với người Việt.

Điển hình, chúng tôi hiện ứng dụng Hệ thống quản lý khách hàng CRM của Callio. Hệ thống có gắn sẵn 6 chức năng liên lạc với phụ huynh bao gồm gọi điện qua tổng đài trực tuyến, gửi tin nhắn, gửi Email, chat Zalo, chat Messenger, chat Whatsapp. Nhờ đó, chúng tôi liên lạc được nhiều phụ huynh hơn và ít bị từ chối hơn.

Ví dụ, với hoạt động chăm sóc phụ huynh qua điện thoại, chúng tôi xây dựng một bộ từ ngữ không phù hợp và đưa vào hệ thống Callio. Bằng công nghệ speech-to-text, Callio sẽ cảnh báo khi có tư vấn viên nhắc đến các câu chữ không phù hợp. Từ đó, đội ngũ quản lý chất lượng cuộc gọi của TEKY sẽ dựa vào phân tích ngôn ngữ của Callio và đào tạo lại nhân sự.

Ngược lại, việc lắng nghe mong muốn và các nội dung tư vấn phụ huynh qua Callio đều được lưu lại trong hệ thống. Từ đó, trải nghiệm của phụ huynh được tối ưu dù có tiếp xúc với các tư vấn viên khác nhau.

Callio là CRM tương tác thế hệ mới giúp đơn vị giáo dục tối ưu công nghệ trong hoạt động tuyển sinh. Sau hơn 2 năm hoạt động, công ty đang được lựa chọn làm công cụ công nghệ hỗ trợ Tuyển sinh và Trải nghiệm khách hàng cho các đơn vị giáo dục như TEKY, Trường Việt Anh cùng hơn 2.000 doanh nghiệp khác. Dùng thử Callio với 7 ngày miễn phí tại đây.