Bạn có biết: 8 điều này bạn có thể học trong 10 phút nhưng giúp hiệu suất của bạn tăng gấp 10 lần!

Thời gian là miễn phí nhưng lại vô giá.

Một ngày, bạn có thể phải quay cuồng trong công việc, phải gánh rất nhiều trách nhiệm trên vai, vậy thì hãy cố gắng trở thành một người làm việc hiệu quả chứ không phải là một người làm việc "bận rộn". Thực hiện một trong những thói quen dưới đây trong 10 phút và bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn trong suốt quãng đời còn lại.

1. Học cách ưu tiên

Bạn có thể đạt được bất cứ điều gì trong cuộc sống nếu bạn rõ ràng và chính xác những gì bạn muốn. Có kế hoạch buộc bạn (hoặc ít nhất là nên) phải làm một cái gì đó.

Yogi Berra đã từng nói: "Nếu bạn không biết bạn sẽ đi đâu, bạn không bao giờ có thể đến được đó". Bạn không có cơ hội làm điều đó trong cuộc sống nếu bạn không có sự ưu tiên. Ưu tiên là những thứ bạn phải biết trong cuộc sống cá nhân hoặc tại nơi làm việc.

Những người thành công và làm việc hiệu quả biết việc ưu tiên sẽ giúp họ đạt được mục tiêu cuộc sống. Biết cách ưu tiên ảnh hưởng đến sự thành công trong cuộc sống và công việc của bạn.

Để ưu tiên tốt hơn, hãy xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn, tách biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp với nhiệm vụ quan trọng, từ đó sắp xếp để thực hiện hiệu quả danh sách việc phải làm của bạn.

2. Học cách ghi nhớ

Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ của bạn, đừng nhồi nhét mọi ký ức vào bộ não của bạn. Bởi nó sẽ làm bạn thất bại khi bạn cần nó nhất.

Thay vào đó, hãy học cách viết mọi thứ ra hàng ngày. Có hàng trăm sự lựa chọn để bạn có thể ghi chú – từ việc ghi bằng tay cho đến các ứng dụng như Evernote, Any.do và Wunderlist…

Bằng cách ghi lại tất cả mọi thứ cần hoàn thành trong ngày, trong tuần, bạn sẽ có một bức tranh toàn cảnh về những gì cần phải hoàn thành - và đặt ra các ưu tiên phù hợp để thực hiện chúng.

3. Cách tách nhiệm vụ khẩn cấp khỏi các nhiệm vụ quan trọng

Có những việc là khẩn cấp ngày hôm nay nhưng có thể không còn quan trọng vào ngày mai. Việc của bạn là phải biết điều gì là khẩn cấp, cần sự chú ý ngay lập tức và điều gì là quan trọng có thể được thực hiện vào ngày mai. Khi nhiệm vụ của bạn được phân tách thành quan trọng và cấp bách, bạn có nhiều khả năng chú ý đến chúng và hoàn thành chúng càng sớm càng tốt. Đừng sợ nhắn tin hoặc trả lời e-mail cho ai đó vào ngày mai, để bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ khẩn cấp hôm nay của mình.

Trong cuốn sách "In 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done", Peter Bregman viết: "Để làm được những điều đúng đắn, việc chọn bỏ qua cũng quan trọng như chọn nơi bạn cần phải tập trung vậy".

4. Học cách tập trung vào một điều tại một thời điểm

Khi bạn có quá nhiều mối quan tâm cần phải tập trung, hãy chọn ra một nhiệm vụ cần được ưu tiên nhất. Và khi bạn có 1 ưu tiên rõ ràng tại bất kỳ thời điểm nào, thì việc tập trung vào đó sẽ là cách tiếp cận tốt nhất để hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất, làm được nhiều việc nhất và cũng ít gây ra căng thẳng hơn.

5. Cách sống với quy tắc 80/20

Chắc hẳn rằng bạn đã nghe nói về nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20: tập trung vào một vài điều mang lại cho bạn nhiều lợi ích nhất. Nguyên tắc nêu rõ, đối với nhiều sự kiện, khoảng 80% các tác động đến từ 20% nguyên nhân. Khi bạn buộc mình tập trung vào các nhiệm vụ thiết yếu mà có lợi ích lớn, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, đạt được nhiều hơn và đơn giản hóa cuộc sống của bạn trong quá trình này.

Để làm nhiều hơn trong thời gian ít hơn, hãy theo dõi thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ mỗi giờ mỗi ngày trong một tuần. Có bao nhiêu hoạt động có thể giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình? Bao nhiêu là một sự lãng phí thời gian?...

Chọn 20% nhiệm vụ của bạn có thể mang lại 80% kết quả. Để theo đuổi cách làm việc ít hơn nhưng đạt được nhiều hơn, hãy sử dụng quy tắc MIT: Chọn ba nhiệm vụ quan trọng nhất cho mỗi ngày và tập trung hoàn toàn vào việc hoàn thành chúng trong một thời gian cụ thể. Còn nếu bạn muốn làm nhiều hơn thế nữa thì bạn hoàn toàn có thể không hoàn thành tất cả. Bạn sẽ tiến bộ khi bạn ngừng theo đuổi nhiều thứ. Bằng cách giới hạn bản thân trong một số ít việc, bạn buộc bản thân chỉ tập trung vào những điều cần thiết.

6. Học cách sở hữu và bảo vệ thời gian của bạn

Bạn làm chủ thời gian của mình và có thể quyết định dành bao nhiêu thời gian cho những suy nghĩ, cuộc trò chuyện, hành động và thậm chí những phiền nhiễu có chủ đích sẽ dẫn đến thành công của bạn.

"Bạn không thể để cho người khác thiết lập những việc bạn phải làm trong cuộc sống của bạn" - Warren Buffett từng nói.

Bảo vệ thời gian của bạn như một khoản đầu tư có giá trị. Những người cực kỳ năng suất tập trung vào việc hoàn thành rất nhiều công việc với mỗi phút họ có sẵn. Họ phân bổ thời gian cho nhiệm vụ của mình mọi lúc. Mỗi nhiệm vụ trong ngày nên đạt được và đặt ra thời hạn hoàn thành chúng. Hạn chế về thời gian sẽ thúc đẩy bạn tập trung và hiệu quả hơn.

Ngoài ra, biết cách sở hữu thời gian của mình sẽ giúp bạn không chỉ đạt được mục tiêu một cách hiệu quả, mà còn có thể dùng để thư giãn và xả stress, dành thời gian cho gia đình và bạn bè, đọc sách, cải thiện bản thân, làm những điều bạn đam mê. Đó sẽ là một trong những điều quan trọng nhất bạn nên làm.

7. Ngừng trở thành người cầu toàn

Nếu bạn tiếp tục theo đuổi sự hoàn hảo, có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ của mình - và rất có thể bạn sẽ làm việc kém hiệu quả hơn bạn dự định.

Lý do là khi bạn hành động phấn đấu cho sự hoàn hảo, bạn dành nhiều thời gian cho một nhiệm vụ hơn yêu cầu, khiến các nhiệm vụ khác của bạn bị đẩy lùi lại đằng sau. Và bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành được hết các nhiệm vụ.

Theo ông Larry Kim, người sáng lập và CEO của MobileMonkey, thì sự hoàn hảo có thể là kẻ thù của bạn và thường chỉ là ảo ảnh, đặc biệt là nếu bạn tiếp tục cố gắng cải thiện thứ gì đó mà nó đã tốt rồi.

8. Học cách để đo lường bản thân và những kết quả bạn đạt được

Đừng chỉ đo lường bản thân bằng những gì bạn đã làm được, mà bằng cả những gì bạn có thể đạt được.

Nếu bạn không dùng thời gian để đo lường, đánh giá kết quả và tìm ra cách để làm nhiều hơn những việc cần làm, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian cho các hoạt động mà không tạo ra được năng suất của bạn. Thực tế phũ phàng để chứng minh cho điều này là: chúng ta sống trong một thế giới nơi có rất nhiều thứ chiếm hết thời gian của chúng ta nhưng lại tạo ra cho chúng ta kết quả thấp nhất và ít giá trị nhất, như Facebook, Twitter, Instagram, các phương tiện truyền thông xã hội. Bản thân chúng ta thường dành quá nhiều thời gian cho chúng nhưng chúng lại không thực sự tạo ra năng suất cho chúng ta.