Cách quản lý và kiểm soát các giai đoạn bán hàng với Bitrix24 CRM

Cài đặt các giai đoạn bán hàng trong CRM

Bước đầu tiên để quản lý hiệu quả quy trình bán hàng là thiết lập các giai đoạn một cách chính xác trong Bitrix24 CRM. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh phễu bán hàng một cách linh hoạt, phù hợp với đặc thù kinh doanh và chu kỳ tương tác với khách hàng của mình. Phễu bán hàng bao gồm nhiều giai đoạn như "Liên hệ ban đầu", "Thương lượng", "Gửi đề nghị báo giá", "Thỏa thuận điều kiện" và "Chốt giao dịch". Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh số lượng giai đoạn, đặt tên và xác định các điều kiện cần thiết để chuyển giao dịch sang giai đoạn tiếp theo, đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra mượt mà và đạt hiệu quả cao nhất.

Bitrix24 với hơn 35 công cụ hợp tác không chỉ tự động hóa các quy trình mà còn giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng hơn. Đặc biệt, Bitrix24 còn được Forbes, PCMag và TechRadar đánh giá cao về khả năng kết nối, cộng tác và quản lý, mang lại giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp.

Tự động hóa quy trình với các trigger kích hoạt 

Kích hoạt (trigger) trong Bitrix24 giúp tự động hóa việc thực hiện một số hành động tại từng giai đoạn của giao dịch, chẳng hạn như khi giao dịch chuyển sang giai đoạn "Gửi báo giá", CRM có thể tự động gửi email đề nghị thương mại đến khách hàng hoặc nhắc nhở nhân viên cần thực hiện cuộc gọi. Điều này không chỉ đơn giản hóa công việc mà còn giảm thời gian thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và giảm thiểu sai sót. Các kích hoạt có thể bao gồm việc nhắc nhở về nhiệm vụ, khi giao dịch chuyển sang giai đoạn tiếp theo, CRM tự động tạo nhiệm vụ cho nhân viên; gửi email tự động, khi một điều kiện nhất định được đáp ứng, CRM sẽ tự động gửi email đề nghị cho khách hàng và thông báo tự động, giúp gửi thông báo cho cả khách hàng và đội ngũ, đảm bảo mọi người luôn nắm rõ tiến độ của giao dịch.

Quản lý nhiệm vụ và làm việc nhóm

Một trong những tính năng chính của Bitrix24 là khả năng quản lý tác vụ tại mỗi giai đoạn của giao dịch. Mỗi giao dịch có thể đi kèm với một tập hợp nhiệm vụ được phân chia cho các nhân viên khác nhau, giúp theo dõi chính xác tiến trình của từng bước và tránh chậm trễ. Lợi ích của việc quản lý nhiệm vụ trong Bitrix24 bao gồm tính minh bạch trong quy trình, khi mọi thành viên trong nhóm có thể thấy tất cả các nhiệm vụ và trạng thái của chúng, giúp tránh trùng lặp công việc. Ngoài ra, CRM tự động nhắc nhở nhân viên về các thời hạn sắp tới, giảm thiểu nguy cơ bỏ sót các bước quan trọng. Ban lãnh đạo cũng có thể theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ tại từng giai đoạn, xác định những nơi có sự chậm trễ cần chú ý.

Hình dung tiến độ với báo cáo và phân tích

Kiểm soát các giai đoạn bán hàng không thể thiếu việc phân tích và báo cáo và Bitrix24 CRM cung cấp các công cụ mạnh mẽ để theo dõi số liệu thống kê cho từng giai đoạn của giao dịch. Với các báo cáo này, bạn có thể xác định giao dịch thường bị mắc kẹt ở giai đoạn nào, mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành từng giai đoạn và những khách hàng nào có tiềm năng cao nhất để chốt giao dịch. Các báo cáo chính trong Bitrix24 bao gồm báo cáo về phễu bán hàng, cho thấy số lượng giao dịch ở từng giai đoạn và khả năng chốt thành công; báo cáo về hoạt động của nhân viên, giúp kiểm soát hiệu suất làm việc và thời gian họ dành cho từng nhiệm vụ và báo cáo về các giao dịch đã chốt, cung cấp cái nhìn tổng quan về các giao dịch đã hoàn thành và giúp xác định những điểm yếu trong quy trình.

Tích hợp với các công cụ khác của Bitrix24

Để kiểm soát hiệu quả hơn các giai đoạn bán hàng, Bitrix24 cung cấp tích hợp với các công cụ khác của nền tảng như lịch, chat, email và điện thoại. Ví dụ, các cuộc gọi có thể tự động được ghi lại trong CRM và thêm vào lịch sử tương tác với khách hàng, giúp đơn giản hóa việc quản lý và lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến giao dịch ở một nơi. Lợi ích của tích hợp này bao gồm quản lý tập trung, khi tất cả thông tin về giao dịch được lưu trữ tại một nơi và có thể truy cập bởi tất cả thành viên tham gia; giao tiếp nhanh chóng, nhờ vào chat và cuộc gọi video tích hợp, giúp đội ngũ giải quyết nhanh chóng các vấn đề liên quan đến giao dịch mà không cần rời khỏi CRM và lịch hẹn tự động, cho phép bạn lên lịch cuộc hẹn với khách hàng ngay trong CRM và nhận được nhắc nhở.

Kiểm soát tiến độ và cải thiện hiệu suất

Với Bitrix24, nhà quản lý có thể theo dõi hiệu suất của từng nhân viên, xác định điểm yếu trong quá trình bán hàng và điều chỉnh chiến lược hiệu quả. Tự động hóa thông qua các kích hoạt và nhiệm vụ không chỉ giảm thiểu yếu tố con người mà còn giúp nhân viên tập trung vào cốt lõi nhiệm vụ. Để cải thiện hiệu suất bán hàng, việc kiểm soát diễn ra qua các phương pháp như kiểm tra thường xuyên, giúp phân chia dữ liệu giao dịch và phát hiện nhanh các giai đoạn có vấn đề để điều chỉnh quy trình; động lực cho nhân viên, khi nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất làm việc thông qua các KPI và hệ thống giải thưởng để khuyến khích họ đạt được kết quả tốt hơn và trình tối ưu hóa, cho phép bạn thay đổi cấu trúc bán hàng dựa trên thống kê dữ liệu nhằm cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.

Kết luận

Bitrix24 CRM là một công cụ mạnh mẽ để quản lý và kiểm soát các giai đoạn bán hàng. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt phễu bán hàng, tự động hóa qua các kích hoạt - trigger, quản lý nhiệm vụ và phân tích dữ liệu, các công ty có thể cải thiện quy trình bán hàng và nâng cao hiệu suất làm việc. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại và sử dụng báo cáo giúp kiểm soát từng giai đoạn giao dịch, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả ở mỗi bước.