Đến văn phòng nhưng chỉ ngồi làm việc vô bổ: Từ bỏ ngay 5 thói quen xấu này để "đòi" lại 8 tiếng quý giá của cuộc đời

Mỗi ngày chỉ có 24 tiếng, trong đó 1/3 khoảng thời gian bạn dành để làm việc tại văn phòng. 8 giờ đồng hồ này tuy tưởng dài nhưng thật ra lại trôi đi rất chóng vánh. Thế mà, thay vì tập trung vào công việc của mình, rất nhiều người lại đang bị phân tâm bởi một vài thói quen vô bổ sau đây.

Tham dự những cuộc họp không cần thiết

Có rất nhiều cuộc họp không đem lại bất kỳ kết quả nào cả. Đã là sếp, nhất định bạn đã từng phải đi dự rất nhiều cuộc họp như thế. “Khi sắp xếp kế hoạch họp hành, câu hỏi đầu tiên mà mọi người cần nhớ không phải là ‘Liệu tôi có rảnh không?’, mà là 'Tại sao lại cần có cuộc họp này?’”, Laura Vanderkam - tác giả của nhiều cuốn sách bestseller về quản lý thời gian - cho biết. “Nếu cuộc họp đó không rút ra được điều gì có thể làm thay đổi thế giới thì nó cũng chỉ là một thứ vô bổ mà thôi.”

Không chỉ áp dụng với các cuộc họp bạn được mời đi, hãy hỏi câu này trước khi bạn gọi nhân viên của mình đi họp. Họ cũng sẽ rất biết ơn bạn nếu tiết kiệm được thời gian.

Trả lời email liên tục

Thông thường, những người làm lãnh đạo luôn có thói quen kiểm tra và trả lời email liên tục. Bởi lẽ, trong hộp thư đến có thể chứa rất nhiều vấn đề khẩn cấp, thậm chí là cả khủng hoảng, đòi hỏi họ phải giải quyết ngay lập tức.

Tuy nhiên, email rất dễ trở thành một trong những nhân tố gây tốn thời gian của chúng ta. Thay vào đó, mỗi người nên kiểm tra email bớt thường xuyên hơn, cũng như kiềm chế lại ham muốn phải trả lời từng thư một.

“Nhiều người gửi thư cho bạn để xin ý kiến về một vấn đề nào đó. Nhưng nếu cứ mãi bị vây quanh bởi hàng đống email thế này, bạn sẽ chẳng còn tâm trí nghĩ ra bất cứ điều gì để trả lời họ nữa,” Vanderkam cho biết.

Ngoài ra, bạn có thể học tập ý tưởng của chuyên gia về hiệu suất Chris Bailey. Anh sử dụng hệ thống thư hồi đáp tự động để thông báo rằng anh sẽ chỉ kiểm tra hòm thư của mình 1 lần/ngày vào lúc 3h chiều. Sau đó, anh cũng giới thiệu một loạt các địa chỉ email khác với từng mục đích khác nhau và trấn an mọi người rằng anh sẽ trả lời thư sớm.

Ấn nút “hoãn báo thức”

Ngủ nướng thêm 10 phút mỗi sáng là thói quen xấu xí nhưng đầy cám dỗ của dân văn phòng. Có lẽ đó cũng chính là lý do tại sao nút “hoãn báo thức” trên điện thoại lại được phát minh. Tuy nhiên, hầu hết các chuyên gia về giấc ngủ đều đồng tình rằng phương pháp này có hại nhiều hơn là có lợi. Thay vì nhấn nút hoãn, họ nên lùi báo thức lại khoảng 1 tiếng và nghỉ ngơi thêm.

Về mặt hiệu suất, việc ấn nút “hoãn báo thức” cũng lấy đi của bạn rất nhiều thứ. “Ngủ chập chờn như vậy thực sự là một điều tồi tệ,” Vanderkam nói. “Bạn không thể ngủ sâu nhưng cũng không thức dậy hoàn toàn. Bạn chẳng làm được gì hết. Hãy đặt báo thức vào đúng lúc mà bạn thực sự định ra khỏi giường và tận hưởng những giây phút cuối cùng còn được chìm trong giấc ngủ tuyệt vời.”

Tìm đồ thất lạc

Mỗi năm, trung bình một người Mỹ sẽ mất 2,5 ngày để đi tìm những đồ vật bị thất lạc, từ điện thoại, ví cho đến chìa khóa, kính... Như một hệ quả tất yếu, việc thất lạc đồ vật này khiến 60% số người được hỏi đi làm muộn, 49% lỡ hẹn, và 22% trễ máy bay, tàu, hoặc xe buýt.

Mọi người thường viện đến các giải pháp mang tính công nghệ cho thói quen tai hại này, nhưng thật ra, bạn có thể khắc phục nó bằng cách đơn giản hơn. “Hãy để đồ vật mà bạn hay sử dụng vào một chỗ nhất định: giày, khóa, kính râm và áo khoác ở cạnh cửa, còn điện thoại thì để ở chỗ sạc,” Vanderkam gợi ý. “Tìm kiếm đồ vật thất lạc rất dễ gây bực mình và cũng lãng phí khá nhiều thời gian. Khi bạn đem theo một thứ gì đó ra khỏi nhà, hãy nhớ trả nó về vị trí cũ sau đó.” Tương tự, bạn cũng có thể áp dụng cách này ở chỗ làm.

Quyết định xem nên làm gì trước

Thói quen lập danh sách những việc ưu tiên cần làm vào mỗi sáng nghe có vẻ như là một cách hay ho để tăng hiệu quả công việc. Tuy nhiên, theo Vanderkam, đây là một hành động vừa tốn thời gian, vừa tốn sức đối với nhiều người. “Bình thường, con người sẽ có nhiều năng lượng, tập trung và kỷ luật hơn vào buổi sáng,” bà nói. “Việc bạn dành những giờ làm việc đầu tiên của mỗi ngày để sắp xếp công việc là rất lãng phí năng lượng. Bạn quá mải mê đưa ra quyết định thay vì thực hiện chúng.”

Giải pháp dành cho bạn là: hãy làm ngược lại. “Trước khi bạn tan ca, hãy ngồi lại và xem mình có thể làm được gì trong ngày mai,” Vanderkam khuyên. “Khi bạn đến công ty vào ngày hôm sau, hãy bắt tay ngay vào thực hiện. Sau đó, bạn mới có thể hoàn thành các nhiệm vụ khác như kiểm tra email, trả lời đề xuất, đi họp,...

Bây giờ, vấn đề quan trọng là bạn sẽ từ bỏ được thói quen nào trước?