Điều quan trọng nếu muốn sự nghiệp hay cuộc sống thành công: Biết cách nói "Không!"

Nhờ sự bùng nổ của công nghệ thông tin, chúng ta ngày càng có nhiều cơ hội tiếp xúc với nhiều người hơn bao giờ hết. Những người hoàn toàn xa lạ có thể liên lạc với bạn qua điện thoại, máy nhắn tin, máy fax, thư từ và e- mail. Họ có thể gửi e-mail và tin nhắn cho bạn khi ở nhà, ở nơi làm việc và qua cả máy tính xách tay của bạn. Nếu bạn không có mặt thì họ có thể để lại tin nhắn trên bàn làm việc hoặc dưới hình thức thư thoại. Nếu bạn có ở đó, họ sẽ làm gián đoạn bạn bằng tín hiệu cuộc gọi đang chờ.

Con cái bạn muốn được bạn chở đi chơi hay muốn mượn xe ô tô của bạn, đồng nghiệp muốn bạn đóng góp vào các dự án không thuộc trách nhiệm của bạn, sếp muốn bạn làm ngoài giờ để hoàn thành nốt bản báo cáo, chị gái bạn muốn bạn đưa các cháu đi chơi cuối tuần, trường học của lũ trẻ muốn bạn nướng bốn tá bánh để kỉ niệm ngày hiến chương các nhà giáo và làm tài xế cho chuyến đi nghiên cứu thực tế của sinh viên trong tuần tới, mẹ bạn muốn bạn ghé qua nhà và sửa lại tấm cửa chắn, người bạn thân nhất muốn tâm sự với bạn về chuyện ly dị sắp xảy ra của anh ta, tổ chức từ thiện địa phương muốn bạn làm chủ tọa cho buổi họp hàng năm, người hàng xóm muốn mượn bạn chiếc xe tải để chở gỗ xây nhà mua từ kho vật liệu gia đình.

Chúng ta phải chịu đựng sự quá tải về công việc- đảm nhận nhiều trọng trách hơn mức chúng ta có thể làm một cách thoải mái với mong muốn tạo ấn tượng tốt, dẫn đầu và đáp ứng được sự mong đợi từ những người khác. Trong khi đó, các ưu tiên hàng đầu của chúng ta không được giải quyết.

Để đạt được mục tiêu và tạo dựng được cuộc sống như mình mong muốn, bạn sẽ phải biết cách nói không với tất cả những người và những việc khiến bạn bị sao nhãng, nếu không họ sẽ chiếm hết thời gian của bạn. Những người thành công biết cách nói không mà không cảm thấy tội lỗi.

Không chỉ biết giao việc mà còn biết hạn chế số lượng công việc

Nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả và thu nhập cũng như số ngày nghỉ ngơi của mình thì bạn sẽ phải từ chối một số yêu cầu và giảm bớt những việc làm tiêu tốn thời gian mà không mang lại hiệu quả cao.

Bạn phải sắp xếp công việc sao cho mình tập trung được toàn bộ thời gian, sức lực và các nguồn lực khác vào các dự án, cơ hội và những người sẽ mang lại cho bạn phần thưởng xứng đáng với nỗ lực  bạn bỏ ra. Bạn phải tạo ra ranh giới rõ ràng giữa việc bạn sẽ làm và không làm.

Hãy bắt đầu bằng việc tạo ra các danh mục công việc mà Jim Collins - tác giả cuốn Từ tốt đến vĩ đại gọi là "phải từ bỏ". Phần lớn chúng ta là người bận rộn nhưng lại không có tính kỉ luật. Chúng ta năng động nhưng lại không tập trung. Chúng ta luôn thay đổi nhưng không phải lúc nào cũng đi đúng hướng. Bằng việc lập danh sách các việc phải từ bỏ và những việc cần làm, bạn sẽ có được tính kỉ  luật và khả năng tập trung.

Hãy lập danh mục các việc cần phải từ bỏ càng sớm càng tốt. Sau đó, viết ra các quy tắc. Con người thường tuân theo các quy tắc và họ sẽ tôn trọng bạn hơn vì họ hiểu rõ những điều mà bạn sẽ không làm. Ví dụ, đối với tác giả Brian Tracy, nguyên tắc của danh mục "những việc không làm" ở khía cạnh cá nhân là:

- Không bao giờ cho ai mượn xe hơi vì bất kì lý do gì.

- Không bao giờ cho vay tiền. Tôi không phải là ngân hàng.

- Chúng tôi không bao giờ lên lịch các hoạt động xã hội ngoài trời vào tối ngày thứ Sáu vì đó là buổi tối của gia đình.

- Tôi không thảo luận vấn đề ủng hộ từ thiện qua điện thoại. Hãy gửi cho tôi các giấy tờ liên quan bằng văn bản.

Xét trên phương diện kinh doanh thì các nguyên tắc này như sau:

- Tôi không ủng hộ sách hư cấu.

- Tôi không cho người khác mượn sách vì chúng hiếm khi được trả lại cho tôi và sách chính là nguồn sống của tôi.

- Tôi không xếp lịch quá năm buổi nói chuyện trong một tháng.

- Tôi không cộng tác viết sách với những người mới cầm bút lần đầu tiên vì quá trình học hỏi của họ thường mất quá nhiều thời gian và tốn kém.

- Tôi không tư vấn hoặc hướng dẫn độc lập vì làm việc theo nhóm thuận lợi và hiệu quả hơn.

- Trừ khi đang giới thiệu về cuốn sách mới nếu không tôi sẽ không thực hiện hơn hai buổi phỏng vấn trên đài phát thanh trong một ngày.

Hãy xem xét việc từ bỏ điện thoại di động và Email

Ngày nay, nhiều người đã nhanh chóng tìm lại quyền kiểm soát cuộc sống của chính mình bằng cách từ bỏ điện thoại di động và e-mail. Người ta cho rằng cách mạng khoa học sẽ làm cho cuộc sống con người dễ dàng hơn. Nhưng gần một thập kỷ kể từ khi e-mail được phổ biến rộng rãi và mọi người đều có thể mua được điện thoại thì phần lớn chúng ta ngập trong những e-mai không quan trọng, chưa kể các thư rác.

Nhiều doanh nhân mà tôi biết mất từ ba đến bốn giờ mỗi ngày chỉ để trả lời e-mail. Tôi cũng từng là một người trong số họ. Hiện tại, trợ lý kiểm tra hòm thư của tôi và thông báo cho tôi về những e-mail quan trọng cần trả lời (thường không quá năm e-mail mỗi ngày).

Những người khác thậm chí không thể đi mua sắm, ăn tối ở ngoài hoặc đi nghỉ mát mà không tắt điện thoại ít nhất vài lần. Đây là xu hướng chung trên toàn thế giới. Tôi vẫn có thể mang điện thoại theo nhưng chỉ bật máy để gọi đi.

Do điện thoại và e-mail là phương tiện liên lạc tức thì nên chúng tạo ra sự mong đợi được hồi đáp ngay. Những người có số điện thoại của bạn biết rằng họ có thể liên lạc với bạn ngay tức khắc để tìm kiếm sự trợ giúp khi cần. E-mail có thể được gửi đi trong vòng vài phút nên họ hi vọng bạn trả lời thư trong khoảng thời gian tương tự.

Khi bạn cho ai đó số điện thoại hay địa chỉ e-mail thì điều này ngụ ý bạn cho phép họ tìm kiếm sự hồi đáp hay giúp đỡ tức thì từ bạn. Nhưng hãy tưởng tượng bạn sẽ có nhiều thời gian và kiểm soát cuộc sống tốt hơn nên nếu hàng ngày không phải đọc hàng tá e-mail vặt vãnh hay trả lời tất cả những nhu cầu cấp thiết khác.