Giải pháp mới trong lưu trữ và quản lý tài liệu cho doanh nghiệp

Gánh nặng mang tên "lưu trữ hồ sơ" 

Từ khoảng 5 năm trở lại đây, khi 4 dự án xây dựng đường cao tốc là TP.HCM – Long Thành – Dầu Giây, Cầu Giẽ - Ninh Bình, Nội Bài – Lào Cai và Đà Nẵng – Quảng Ngãi được đưa vào khai thác, một trong nỗi canh cánh lớn nhất của ông Đỗ Chí Chung – Chánh văn phòng Tổng công ty Đầu tư phát triển đường cao tốc Việt Nam (VEC) là quản lý, bảo quản khối hồ sơ hoàn công lên tới hàng chục tấn. 

Mặc dù phần lớn các hồ sơ, tài liệu đều đã được số hóa nhưng VEC vẫn phải lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan đến từng dự án trong ít nhất 10 năm, thậm chí có tài liệu quan trọng sẽ phải lưu vĩnh viễn. 

"Khối lượng hồ sơ tài liệu bằng giấy nhiều đến nỗi chỉ riêng Dự án xây dựng đường cao tốc Nội Bài – Lào Cai chúng tôi đang phải dành 2 kho có tổng diện tích hơn 1.000 m2 tại Ban điều hành công trình ở Vĩnh Phúc. Ngoài việc tốn kém chi phí, chúng tôi đang phải tìm nơi lưu trữ mới khi hợp đồng thuê văn phòng ở Vĩnh Phúc hết thời hạn", ông Chung lo lắng. 

VEC cũng tính đến phương án thuê dịch vụ lưu trữ nhưng các đơn vị này chỉ cung cấp kho, chưa xử lý được việc nhận, phân loại, quản lý danh mục và vận chuyển bàn giao tài liệu nhanh. "Chúng tôi không chỉ cần kho lưu trữ mà còn cần 1 đơn vị có khả năng thực hiện các dịch vụ giao nhận, logistics các hồ sơ, tài liệu này một cách chuyên nghiệp", ông Chung cho biết. 

Công ty cổ phần Vikohasan là doanh nghiệp tư nhân chuyên sản xuất xơ sợi từ vật liệu tái chế đang tìm một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ có kinh nghiệm để quản lý các hồ sơ, hợp đồng xuất nhập nhựa tái chế; hồ sơ quyết toán thuế hàng năm.  

Ông Phạm Minh Tuấn, Tổng giám đốc Vikohasan cho biết, là đơn vị sản xuất nên chúng tôi muốn tìm một nhà cung cấp tại khu vực phía Bắc vừa có thể lưu hồ sơ bản cứng và số hóa luôn các tài liệu này để chúng tôi có thể tiết kiệm nhân lực, chi phí mà vẫn có thể quản lý hiệu quả.

Mỗi doanh nghiệp có doanh thu từ vài trăm tỷ đồng/năm cần ít nhất 20 – 50m2 diện tích mỗi năm để có đủ không gian chứa hồ sơ nội bộ, chi phí để văn bản "nằm" trong doanh nghiệp không hề nhỏ chưa kể đến rủi ro như bảo mật, quản lý, tìm kiếm thông tin … do đơn vị không có nghiệp vụ kho vận chuyên môn.  

Trong bối cảnh các doanh nghiệp và các tổ chức đang đẩy mạnh số hóa, yêu cầu đặt ra cho các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ là phải kết hợp được lưu trữ các tài liệu dưới dạng vật lý và số hóa. . 

Giải pháp "All in one" 

Xuất phát từ thực trạng và nhu cầu cấp bách đó, Công ty Cổ phần Logistics Hàng không (ALS) hợp tác cùng Công ty CP Đầu tư thương mại và phát triển Công nghệ FSI (FSI) cho ra đời giải pháp toàn diện về lưu trữ, số hóa tài liệu cho doanh nghiệp.  

Ngày 19/4/2022, Lễ ký kết hợp tác giữa ALS và FSI đã diễn ra thành công tốt đẹp.

"Đây là lần đầu tiên tại Việt Nam, một giải pháp tổng thể, kết hợp đồng bộ giữa lưu trữ tài liệu dạng vật lý và số hóa dữ liệu điện tử với độ an toàn, bảo mật cao, thuận tiện tra cứu, truy xuất được ra đời.", Ông Trương Vĩnh Hùng – Tổng giám đốc ALS cho biết. 

Ông Trương Vĩnh Hùng – Tổng Giám Đốc ALS chia sẻ về sự hợp tác chiến lược.

Đối tượng khách hàng mà ALS và FSI hướng tới là các cơ quan, doanh nghiệp đang mong muốn áp dụng công nghệ 4.0 trong quản lý, điều hành, nâng cao hiệu quả vận hành, tạo đà bứt phá, tiên phong trong chuyển đổi số, giúp tiết kiệm 30-50% chi phí so với tự vận hành. 

Những tài liệu quan trọng, có nhu cầu thường xuyên tra cứu sẽ được số hóa bằng công nghệ nhận dạng chữ viết, bảo mật đa tầng, lưu trữ đám mây, giúp truy xuất thông tin tức thì, an toàn và nhanh chóng. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ bản cứng cũng như số hóa được quản lý đồng bộ, thống nhất trên nhiều nền tảng kỹ thuật số (web, app). 

"Việc ALS và FSI cung cấp dịch vụ tích hợp lợi ích của việc số hóa và lưu trữ vật lý giải quyết trọn vẹn bài toán cho doanh nghiệp, chung tay cùng Chính phủ, đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số, phát triển Chính phủ điện tử, kết nối Internet vạn vật (IoT), dữ liệu lớn (BigData), trí tuệ nhân tạo (AI) và đô thị thông minh, góp phần tối ưu hóa hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí", ông Cao Hoàng Anh - Phó Tổng giám đốc FSI thông tin.