Giải pháp quản lý thời gian tối ưu dành cho người bận rộn: Đừng nghĩ đầu tắt mặt tối sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn

Mọi người thường có suy nghĩ rằng làm việc cả ngày mới là tiêu chuẩn. Chính vì thế, họ bị mắc kẹt trong một chu kỳ bận rộn và lấp đầy thời gian với các nhiệm vụ được giao.

Tuy nhiên, suốt ngày đầu tắt mặt tối không giúp mọi người làm việc hiệu quả hay sáng tạo hơn. Trong thực tế, nó tạo ra nhiều mối phức tạp và rắc rối.

Xử lý nhiều email, tham dự nhiều cuộc họp, thực hiện các hoạt động nhưng có giá trị thấp thường không phải là cách sử dụng thời gian lý tưởng.

Dưới đây là chiến lược quản lý thời gian 8 bước mà những người bận rộn có thể thực hiện ngay bây giờ để đơn giản hóa cuộc sống cũng như thay đổi cách họ nhìn nhận về việc quản lý thời gian của mình.

1. Đánh giá thời gian 

Nếu bạn muốn kiểm soát thời gian, bước đầu tiên phải hiểu cách bạn đang sử dụng thời gian ở thời điểm hiện tại bởi bạn không thể thay đổi nếu bạn không hiểu rõ cuộc sống của chính mình cũng như những điều đang thực sự xảy ra.

Bằng cách này, bạn sẽ có cái nhìn khái quát nhất về cuộc sống của mình ở hiện tại, những giá trị bạn tạo ra và kết quả bạn đạt được với thời gian bạn đầu tư liệu có hiệu quả hay không.

Cách tiến hành: Lấy một tờ giấy trắng và kẻ 4 cột.

- Cột đầu tiên ghi ngày tháng.

- Cột thứ 2: Công việc có giá trị cao là công việc bạn đam mê và rất giỏi. Đó là công việc mang lại kết quả lớn nhất.

- Cột thứ 3: Công việc tốt là công việc bạn yêu thích. Nó mang lại kết quả tốt nhưng là công việc thường lặp đi lặp lại và người khác có thể làm tốt bằng hoặc tốt hơn.

- Cột thứ 4: Công việc có giá trị thấp không làm bạn phấn khích và có thể khiến bạn thất vọng. Nó không mang lại kết quả cao, làm giảm năng lượng của bạn.

Với mỗi nhiệm vụ mà bạn đảm nhận, hãy gán với một trong ba cột cùng thời gian mà bạn bỏ ra. Sau một tuần, kết quả nhận được có thể khiến bạn ngạc nhiên, vì thế hãy cải thiện cách bạn sử dụng thời gian của mình.

2. Đặt mục tiêu quản lý thời gian

Nếu không có một tầm nhìn hoặc mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng mất tập trung và đi sai hướng.

Thông qua việc thiết lập các mục tiêu cụ thể, bạn có thể xác định rõ ràng tương lai lý tưởng của mình sẽ như thế nào và thiết lập một lộ trình để đạt được điều đó. Với sự rõ ràng này, bạn có thể đơn giản hóa mọi thứ. Bạn rõ ràng về điểm đến của mình, nắm được cách tốt nhất để quản lý thời gian, nguồn năng lượng của bản thân.

Làm chủ thời gian là yếu tố quan trọng nếu bạn muốn thay đổi. Việc đặt mục tiêu có thể cung cấp cho bạn ý chí và động lực để tiến về phía trước theo đúng hướng, tiết kiệm thời gian, giảm sự bận rộn và sự trì hoãn.

Đặt mục tiêu trong vòng 90 ngày, sau đó đánh giá hiệu suất của mình. Hãy chỉ ra những việc bạn đã hoàn thành và những đột phá bạn đạt được. Sau đó, thiết lập mục tiêu cho 90 ngày tiếp theo.

3. Uỷ thác

Chìa khóa để ủy thác thời gian hiệu quả là hiểu được những điểm mạnh của bạn và giá trị lớn nhất bạn tạo ra cũng như cách sử dụng thời gian hiệu quả để thực hiện công việc đó.

Đôi khi chúng ta cảm thấy mình là người duy nhất có thể hoàn thành công việc, vì vậy chúng ta có xu hướng "ôm việc" và không muốn san sẻ với đồng nghiệp.

Thay vì nghĩ rằng bạn có thể phù hợp với mọi thứ trong lịch trình của mình, hãy xem xét ai là người có thể đảm nhận nhiệm vụ đó.

Sau 90 ngày, hãy liệt kê 3 việc bạn có thể loai bỏ trong cột Công việc có giá trị thấp nhất, khiến bạn nản lòng hoặc không mang lại giá trị thực sự. Liệt kê 3 việc từ danh sách Công việc tốt mà bạn có thể ủy thác, 3 việc từ Danh sách giá trị cao mà bạn muốn dành nhiều thời gian hơn để làm.

4. Ưu tiên

Khi bạn chủ động về cách bạn muốn dành thời gian và mục tiêu trong tương lai, điều quan trọng là bắt đầu ưu tiên thời gian của bạn để biến những mục tiêu đó thành hiện thực.

Nếu bạn không đặt ưu tiên, bạn có thể mất tập trung, bị phân tâm và bắt đầu chần chừ. Thời gian của bạn sẽ trở nên đầy ắp với các hoạt động có giá trị thấp và sự cầu toàn có thể len ​​lỏi.

Nếu hiện tại danh sách việc cần làm mỗi này có khoảng 20 điều, nghĩa là bạn không biết cách ưu tiên. Khi danh sách việc cần làm luôn dài bất tận, hộp thư đến luôn đầy ắp tin nhắn chưa đọc, khối lượng công việc của bạn sẽ liên tục kéo dài, khiến bạn kiệt sức, đánh mất sự nhạnh bén và tập trung.

Chiến lược quản lý thời gian đơn giản là hãy đánh dấu tối đa năm điều bạn muốn đạt được mỗi ngày. Đó là những ưu tiên của bạn.

5. Làm điều quan trọng nhất đầu tiên

Bắt đầu một ngày của bạn bằng cách tự hỏi: Đây là điều tôi phải đạt được trong ngày hôm nay?Một khi bạn đặt ra cam kết, bạn sẽ có xu hướng bắt tay vào hành động thức thì.

Nếu bạn có các giao dịch với khách hàng, hãy thực hiện việc này vào buổi sáng. Nếu bạn phải chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng, hãy luyện tập vào buổi sáng.

Lời khuyên cho bạn là không nên làm nhiều việc cùng một lúc. Hãy tập trung vào một công việc tại một thời điểm và thực hiện cho đến khi hoàn thành.

Bằng cách tuân theo chiến lược quản lý thời gian đơn giản này, bạn sẽ có một ngày làm việc rất hiệu quả.

6. Tạo thói quen buổi sáng và buổi tối hoàn hảo

Nếu bạn đang ở đỉnh cao về thể chất và tinh thần, bạn sẽ làm việc tập trung và hiệu quả hơn rất nhiều. Vì thế, hãy tạo cho mình những thói quen lành mạnh để cải thiện sức khỏe vào buổi sáng như một bữa ăn sáng lành mạnh, đọc sách, thiền, đi dạo - bất cứ điều gì tốt nhất cho bạn.

Nếu bạn muốn tăng gấp đôi năng suất và tối đa hóa thời gian của mình, hãy tạo thói quen vào buổi tối để hỗ trợ thói quen buổi sáng.

Vào cuối ngày, hãy dàn 15 phút để suy ngẫm về những việc đã trải qua trong ngày. Viết ra 3 điều tuyệt vời về ngày hôm đó, đó có thể là giao dịch thành công với một khách hàng mới hay có những phản hồi tích cực về công việc. Bất cứ điều gì khiến bạn cảm thấy tích cực và tự tin. cũng như khiến bạn cảm thấy biết ơn về những gì đã đạt được. Sau đó, viết ra 3-5 điều bạn muốn đạt được vào ngày hôm sau và được liệt kê theo thứ tự ưu tiên.

7. Dành thời gian cho bản thân

Bạn có thường xuyên dành thời gian cho bản thân hay ăn mừng những thành tích nhỏ hay lớn mỗi ngày không?

Đối với một số người, ăn mừng được coi là một "huy hiệu thành tích" để làm việc chăm chỉ hơn với mong muốn hoàn thành càng nhiều việc càng tốt. Tuy nhiên, nếu bạn liên tục giữ ý nghĩ này, bạn có thể có nguy cơ bị kiệt sức.

Bằng cách tận dụng tối đa thời gian, hợp lý hóa quy trình làm việc và tập trung vào các hoạt động có giá trị cao sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho bản thân và với những người quan trọng.

Một lời khuyên hữu ích đó là khoảng thời gian từ 11h đến 6h sáng không có hoạt động liên quan đến công việc. Điều này sẽ giúp bạn trẻ hóa và tăng cường năng lượng để duy trì mức năng suất và sáng tạo cao.