Giải quyết nhanh gọn mọi vấn đề “từ gốc rễ” chỉ với công thức 3 bước đơn giản nhưng sáng suốt của tỷ phú Jeff Bezos

Nhà sáng lập công ty Amazon, Jeff Bezos mới đây đã có một buổi phỏng vấn thú vị với Câu lạc bộ kinh tế Washington. Trong suốt 45 phút trò chuyện, Bezos đã chia sẻ nhiều điều về triết lý kinh doanh của ông, bao gồm cả việc ông đã giải quyết những vấn đề xảy ra với Amazon như thế nào.

Ông cho hay cũng có đôi khi chính bản thân ông đã nhận được đơn hàng bị lỗi từ Amazon và ông giải quyết việc này tương tự như cách ông giải quyết vấn đề của khách hàng theo ba bước:

1. Yêu cầu nhóm viết một bản nghiên cứu về sự việc.

2. Xác định nguyên nhân sâu xa gây ra sự cố.

3. Xác định và đề xuất giải pháp giải quyết triệt để từ gốc rễ.

Nói về lý do lựa chọn cách xử trí này, Bezos cho biết: "Khi bạn khắc phục sự cố, bạn không chỉ giải quyết cho một khách hàng mà là cho mọi khách hàng. Và quá trình đó là một phần lớn trong những gì mà chúng tôi thực hiện". Thực chất, phương pháp giải quyết vấn đề của vị tỷ phú giàu nhất thế giới này cũng tương tự như một phương pháp đã xuất hiện cách đây nhiều thập kỷ trước và gồm ba bước cụ thể sau:

1. Viết ra vấn đề

Bạn có thể thấy rằng việc đầu tiên mà Jeff Bezos yêu cầu nhóm của ông thực hiện là viết một bản nghiên cứu sự việc dựa trên sự cố đã xảy ra. Vậy hành động này có hiệu quả ra sao?

Các điều kiện và hoàn cảnh xung quanh một vấn đề rất đa dạng và phức tạp. Bằng cách tự mình viết nghiên cứu sự việc, các thành viên trong nhóm phải phân tích và trình bày những hoàn cảnh này, từ đó hiểu vấn đề rõ ràng, cụ thể hơn. 

Đây là một việc không hề dễ dàng chút nào bởi nó đòi hỏi bạn phải có kỹ năng và sự nghĩ tập trung. Nhưng khi làm như vậy, bạn sẽ có một cái nhìn bao quát, toàn diện, chính xác hơn và điều này sẽ giúp bạn thực hiện những bước kế tiếp hiệu quả hơn.

2. Xác định nguyên nhân sâu xa

Bezos đã đúng khi xác định mục tiêu cần đạt được ở đây là tìm ra những nguyên nhân sâu xa, gốc rễ thực sự của vấn đề. Bạn xác định được một nguyên nhân nào đó và giảm đáng kể sự cố phát sinh của vấn đề, nhưng vấn đề đó vẫn có thể tiếp tục tái diễn nếu những nguyên nhân sâu xa quan trọng khác chưa được tìm ra.

Bằng cách xác định một loạt các nguyên nhân sâu xa, bạn sẽ nâng cao khả năng giải quyết triệt để vấn đề hoặc ít nhất là giảm ảnh hưởng của vấn đề tới mức nhỏ nhất có thể.

3. Tìm ra các giải pháp "chữa trị" tận gốc

Đây thực sự là một phần khó khăn đối với số đông chúng ta. Khi đã lập ra được danh sách các nguyên nhân sâu xa, bạn hãy suy nghĩ và tìm cách khắc phục cho từng nguyên nhân đó.

Phần đầu tiên của bước ba là tự do. Điều này có nghĩa nhóm của bạn nên được tự do đề xuất các giải pháp, cả truyền thống và độc đáo, khác biệt. Bạn càng có nhiều sự lựa chọn, khả năng bạn tìm được cách xử lý phù hợp nhất càng cao. 

Tuy nhiên, hãy luôn khắc ghi một điều quan trọng: Mục tiêu của bạn là xác định được các giải pháp đúng đắn để giải quyết tận gốc vấn đề.

Các công ty thường đưa ra những quy định cứng nhắc hay giải quyết đơn giản một vấn đề nào đó. Những hành động như vậy chỉ có thể giải quyết được phần ngọn mà không phải là phần gốc của vấn đề. 

Thậm chí, chúng có thể tạo ra những vấn đề lớn hơn, phức tạp hơn và có nhiều tác động xấu hơn. Hiện tại, chỉ có rất ít công ty xem xét tới ảnh hưởng tổng thế của những giải pháp như vậy đối với tinh thần của nhân viên và văn hóa của công ty. Bởi vậy, hãy thiết lập các nguyên tắc mà có thể hướng dẫn mọi người đưa ra quyết định tốt hơn trong tương lai. 

Nếu lần tới bạn phát hiện ra một sự cố nào đó tại nơi làm việc, hãy nhờ tới sự trợ giúp của nhóm mình, nhờ họ viết ra và phân tích vấn đề, tìm ra nguyên nhân sâu xa và đề nghị các cách xử trí. Như vậy, làm theo công thức của Jeff Bezos, bạn giải quyết được vấn đề không chỉ cho một người cụ thể duy nhất nào mà là cho toàn bộ mọi khách người và điều đáng nói là vấn đề sẽ được giải quyết triệt để nhất.