Hãy quên cách thực hiện theo danh sách việc cần làm đi, thay vào đó sử dụng "Phương pháp ABCDE", chắc chắn bạn sẽ thành công hơn mỗi ngày!

Danh sách làm việc là một trong những công cụ năng suất được sử dụng bởi nhiều công nhân tri thức trên toàn thế giới. Nó giúp tổ chức công việc và hình thành cấu trúc cho một ngày của bạn. Tuy nhiên, mặc dù phổ biến, danh sách việc cần làm có thể không hiệu quả như tất cả chúng ta nghĩ...

Có một danh sách việc cần làm tốt hơn nhiều so với việc không có một danh sách, kế hoạch nào cả, tuy nhiên nó vẫn là một công cụ năng suất chưa hoàn chỉnh. Một danh sách việc làm chỉ là một tập hợp các nhiệm vụ mà bạn muốn hoàn thành, nhưng nó không cho biết tầm quan trọng của mỗi việc phải làm. Điều này có thể khiến bạn có cảm giác sai lầm về năng suất.

Ví dụ, khi bạn thực hiện được 70% - 80% danh sách việc làm của mình, bạn chỉ cảm thấy khá hiệu quả thôi phải không? Và một sự thật là, hầu hết chúng ta không bao giờ có thể giải quyết tất cả các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình, vì vậy việc hoàn thành khoảng 80% đã là rất tốt. Tuy nhiên, điều này có thể tạo ra một cảm giác sai lầm to lớn về năng suất và có thể phá hoại hoàn toàn thành công của bạn trong tương lai.

Chọn con đường ít có khó khăn nhất

Vấn đề ở đây là, bộ não của chúng ta giống như một dòng nước chảy xuống một ngọn núi, nó chọn con đường ít có sự cản trở nhất. Nói cách khác, bộ não thích thực hiện các nhiệm vụ dễ dàng hơn và tránh những nhiệm vụ khó khăn hơn. Từ quan điểm tiến hóa, điều này có ý nghĩa. Bộ não của chúng ta vẫn hoạt động dựa trên ảnh hưởng từ thời điểm khan hiếm thực phẩm và bị nhiều mối đe dọa bên ngoài. Do đó, cho đến tận ngày nay, não bộ vẫn thúc đẩy bạn tiết kiệm càng nhiều năng lượng càng tốt.

Vì các nhiệm vụ dễ đòi hỏi ít năng lượng hơn các nhiệm vụ phức tạp, tỷ lệ hoàn thành chúng cũng cao hơn khi chúng ta trì hoãn công việc phức tạp và thực hiện các công việc dễ dàng. Đó là cách chúng ta có thể tiết kiệm năng lượng mà não của chúng ta nghĩ rằng chúng ta cần để tồn tại. Đó cũng là lý do tại sao bạn cảm thấy kháng cự nhiều hơn đối với việc thực hiện các nhiệm vụ đầy thách thức so với việc giải quyết các nhiệm vụ dễ dàng hơn.

Trong khi trên thực tế, các nhiệm vụ khó khăn nhất thường cũng là các nhiệm vụ quan trọng và có giá trị nhất góp phần vào tiến trình quan trọng nhất đối với mục tiêu của bạn. Chúng đòi hỏi bạn phải có những kỹ năng độc đáo và suy nghĩ sâu sắc để hoàn thành và do đó có giá trị hơn các nhiệm vụ khác.

Vì vậy, sau một ngày làm việc "chăm chỉ", có thể bạn đã thực hiện được 23 việc cần làm từ danh sách việc làm của mình, bạn cảm thấy rất hiệu quả. Trong khi thực tế, bạn chỉ "bận rộn" và không tạo ra bất kỳ giá trị thực sự nào hoặc đạt được bất kỳ tiến bộ đáng kể nào trông mục tiêu của bạn.

Trên thực tế, điều này được gọi là "sự trì hoãn sản xuất". Bạn tiếp tục trì hoãn những nhiệm vụ quan trọng nhất trong khi vẫn cảm thấy bản thân hữu ích vì bạn đã bận rộn cả ngày. Nó là một trong những "sát thủ thầm lặng" hủy diệt năng suất của bạn, lặng lẽ phá hoại thành công của bạn sau này.

Phương pháp ABCDE

Thay vì sử dụng danh sách việc cần làm, hãy thử bắt đầu với "Phương pháp ABCDE" từ Brian Tracy. Trên thực tế, Phương pháp ABCDE cũng giống như một danh sách việc cần làm. Nhưng một số người gọi nó là danh sách thành công, vì nó giúp xác định các mục dẫn đến thành công đồng thời xác định những mục chỉ đơn thuần là "phiền nhiễu".

Nói chung, Phương pháp ABCDE là một công cụ tuyệt vời để ưu tiên hiệu quả, là một trong những phần quan trọng nhất để cải thiện năng suất của bạn và đạt được kết quả tốt hơn.

Giống như với danh sách việc cần làm, bạn bắt đầu bằng cách viết ra tất cả các mục mà bạn muốn hoàn thành ngày hôm nay. Sau đó, gán A, B, C, D hoặc E cho từng mục trong danh sách của bạn.

Mục A: Gán A cho từ 1 đến 3 nhiệm vụ ưu tiên nhất, có giá trị cao nhất đối với bạn. Những nhiệm vụ này thực sự đưa bạn đến gần hơn với việc đạt được các mục tiêu quan trọng nhất của bạn. Nhiệm vụ A sẽ tạo ra khó khăn lớn nhất nếu bạn không hoàn thành chúng và cũng là lợi thế lớn nhất nếu bạn hoàn thành chúng. Nếu bạn có nhiều hơn 3 nhiệm vụ trong mục A của mình, bạn nên ưu tiên chúng nghiêm ngặt hơn cho đến khi bạn chỉ còn 3 nhiệm vụ. Một điều bạn cần ghi nhớ là đừng bao giờ được trì hoãn các nhiệm vụ A của mình, vì vậy bạn nên quyết tâm giải quyết chúng trước các mục khác trong danh sách của bạn.

Mục B: Gán B cho các nhiệm vụ mà cũng có chút giá trị đến mục tiêu của bạn và dễ dàng hoàn thành tốt hơn. Chúng đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu quan trọng nhất của bạn, nhưng không nhiều như nhiệm vụ A. Một lần nữa, hãy chắc chắn rằng bạn giải quyết các mục A của bạn trước khi bạn chuyển sang các nhiệm vụ trong mục B của mình.

Mục C: Gán chữ C cho nhiệm vụ không thực sự đóng góp vào việc đạt được mục tiêu của bạn. Những nhiệm vụ này là những nhiệm vụ mà chúng ta yêu thích làm vì chúng thường dễ dàng và nhanh chóng để hoàn thành. Trong khi thực tế, chúng không đóng góp gì cả. Nếu bạn chần chừ trong các nhiệm vụ này, thì nó cũng không tệ như so với chần chừ với các nhiệm vụ nhãn A hoặc B.

Mục D: Gán D cho tất cả các nhiệm vụ mà bạn hòan toàn có thể ủy thác cho những người khác. Bạn không nên dành thời gian cho những nhiệm vụ này vì thời gian của bạn có giá trị hơn. Thay vào đó, bạn nên dành thời gian chủ yếu cho các mục A.

Mục E: Gán E cho tất cả các nhiệm vụ mà bạn có thể loại bỏ. Sau khi phân tích cẩn thận, bạn đi đến kết luận rằng rốt cuộc chúng có cần thiết hay không?

Thay đổi năng suất của bạn

Jari Roomer, một huấn luyện viên nâng cao hiệu suất cho biết: Tôi sử dụng Phương pháp ABCDE mỗi ngày và nó đã trở thành một trong những công cụ có ảnh hưởng nhất trong hộp công cụ năng suất của tôi. Thông qua Phương pháp ABCDE, tôi có thể ưu tiên các công việc hàng ngày của mình để tôi không còn tự nhảm nhí bằng cách cảm thấy hiệu quả trong khi tôi chỉ bận rộn với nhiệm vụ dễ dàng và giá trị thấp hơn.

Thay vào đó, tôi biết rằng một ngày của tôi thực sự được "chi tiêu" một cách hiệu quả khi tôi đột phá được các nhiệm vụ quan trọng nhất của mình. Và vâng, điều này có thể có nghĩa là một ngày mặc dù tôi chỉ giải quyết được 3 mục nhưng có năng suất cao gấp 10 lần so với một ngày tôi đã giải quyết 23 mục.

Lúc đầu, điều này có thể khá lạ lẫm và khiến bạn cảm thấy kém năng suất hơn vì bạn làm được ít hơn. Nhưng hãy nhớ năng suất thực được đo lường thông qua những gì bạn đạt được và giá trị bạn tạo ra – chứ không phải thông qua số lượng nhiệm vụ bạn giải quyết hoặc số giờ bạn làm việc.

"Năng suất không phải là một công việc, được thể hiện bằng việc luôn bận rộn hay thắp đèn làm việc đến nửa đêm. Nó là về cách sắp xếp các ưu tiên, lập kế hoạch và bảo vệ thời gian của bạn" - Margarita Tartakovsky.

Làm việc hiệu quả không phải là làm nhiều thứ. Thay vào đó, hãy nói về việc thực hiện những nhiệm vụ có giá trị cao mang lại cho bạn kết quả thực sự. Điều đó thúc đẩy bạn hướng tới việc đạt được mục tiêu của mình nhanh hơn rất nhiều so với việc luôn bận rộn với các nhiệm vụ có giá trị thấp.

Tôi rất khuyến khích bạn thử Phương pháp ABCDE cho chính mình. Đối với ngày làm việc tiếp theo của bạn, hãy xếp hạng các nhiệm vụ của bạn dựa trên mức độ ưu tiên bằng cách sử dụng Phương pháp ABCDE và xem bạn làm việc hiệu quả hơn bao nhiêu?