Làm quản lý không khó, chỉ sợ không biết làm: Đừng bao giờ mắc sai lầm này khi chủ trì một cuộc họp

Hãy tưởng tượng, bạn là một trưởng nhóm, một lãnh đạo đang chủ trì một buổi họp vô cùng quan trọng. Mở đầu, bạn dành 15 phút để đặt ra vấn đề chính và chia sẻ quan điểm của mình. Bạn thông minh, chủ động và tôn trọng tinh thần dân chủ, nhưng nhân viên của bạn thì sao? Hầu hết đều tỏ ra lúng túng khi bắt gặp ánh mắt của bạn. Số khác thì nhíu mày, vò đầu bứt tai để giả vờ như họ đang đồng cảm và suy nghĩ.

Nửa giờ im lặng trôi qua. Cuối cùng, cũng có người lên tiếng. Nhưng thay vì đưa ra một ý tưởng mới, họ xào nấu lại chính quan điểm bạn vừa trình bày. Những người khác cũng ào ào coi đó là một phát kiến dũng cảm và nhiệt tình ủng hộ. Bạn biết nói gì đây? Có nên duy trì sự im lặng chết chóc này như một cách bày tỏ thái độ không vừa ý?

Thường thì đa phần các nhà quản lý sẽ chọn giải pháp hoãn cuộc họp để cho nhân viên thời gian suy nghĩ, còn bản thân thì về phòng tự trách mình tốn tiêu thuê những con người kia để làm gì.

Nhưng nếu bi kịch này lại do chính bạn gây ra thì sao? Một sai lầm nhỏ nhiều nhà quản lý thường mắc phải đã dẫn đến giảm gắn kết giữa nhân viên và các phòng ban tại chính cuộc họp. Sai lầm đó mang tên Kết quả Tiêu cực.

Những người quản lý thường đánh giá chất lượng công việc, nhân viên và ý tưởng dựa trên kết quả đạt được. Là một nhà kinh doanh, điều này rất thực tế. Nhưng trên cương vị một nhà quản lý, quá đề cao sự khả thi và thành công của một ý tưởng sẽ đẩy nhân viên của bạn vào trạng thái sợ sai lầm và tiêu cực. Cũng như khi bạn ngồi trên một bàn cờ, đôi khi một quyết định có chút thiệt thòi lại mang đến một kết quả thành công vào phút chót.

Quá tập trung vào kết quả sẽ khiến bạn có cái nhìn méo mó và phiến diện về mọi thứ, mọi người. Đề cao khả năng và quyền lực đánh giá người khác, coi ý kiến của mình là trung tâm của cuộc họp, có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc đưa ra quyết định của người lãnh đạo. Bởi thành công không bao giờ là một đường thẳng tắp trơn tru. Đánh giá một kế hoạch từ khi còn là ý tưởng sẽ khiến bạn bỏ qua nhiều ưu điểm của mỗi cá nhân hay những điểm sáng ở đó, thậm chí đánh giá thấp cả yếu tố may mắn trong công việc và kinh doanh.

Trên cương vị cấp quản lý, nếu một nhà lãnh đạo luôn cảm thấy chắc chắn độ đúng sai 100% của một ý tưởng, bản thân anh ta và chính nhân viên cũng sẽ ngừng tìm kiếm thông tin và những lựa chọn thay thế. Tệ hại hơn, khi điều đó xảy ra trong một cuộc họp, mọi người sẽ chẳng ai dám chia sẻ ý kiến trái chiều và khác biệt, chuyện xào nấu lại các ý tưởng là chuyện đương nhiên.

Vậy giải pháp cho vấn đề này là gì? Theo các nhà quản lý hàng đầu hiện nay, cách tốt nhất để tránh Kết quả Tiêu cực là đừng nghĩ đến Kết quả. Ngay khi cuộc họp bắt đầu, bạn đã đưa ra quan điểm của mình, nghĩa là bạn đã tạo nên một kết quả mặc định trong đầu các nhân viên cấp dưới. Lúc này, chính người lãnh đạo đã tạo cho mọi người một áp lực là phải tạo nên một kết quả tuyệt đối.

Nói cách khác, một khi bạn sắp đặt trước một kết quả, cấp dưới của bạn sẽ đánh giá đúng hay sai, tốt hay xấu, dựa trên mức độ phù hợp với sếp mà thôi. Vì vậy, công thức cho một cuộc họp cởi mở và có sự tham gia cũng như phản hồi tích cực, chính là đừng bắt đầu với một quan điểm hay nhận định chắc như đinh đóng cột. Hãy đơn giản là nêu vấn đề và mở ra các gợi ý. Chẳng ai muốn bản thân trở thành kẻ ngớ ngẩn trong mắt sếp và đồng nghiệp cả. Khi ngừng phán xét, người làm lãnh đạo sẽ tránh được những cạm bẫy võ đoán và kết quả thiên vị. Nhân viên của bạn cũng sẽ dễ dàng bước ra khỏi vạch an toàn và tạo nên bứt phá hơn nhờ đó.

Hãy thử khắc phục sai lầm từ Kết quả tiêu cực trong cuộc họp tiếp theo mà bạn lãnh đạo. Nhưng đừng quá bất ngờ bởi hiệu quả sự thay đổi này mang lại!