Nghiên cứu của ĐH Harvard tiết lộ 1 điều cần thay đổi để giúp các CEO làm việc hiệu quả hơn gấp nhiều lần

Rất nhiều nhà lãnh đạo tiết lộ rằng, dù công ty của họ có 1.000 nhân viên hay chỉ 10 người, tất cả họ đều cảm thấy không có đủ thời gian trong ngày để làm việc theo cách họ muốn.

Một nghiên cứu mới của đại học Harvard được gọi là “Lịch trình của nhà lãnh đạo” được đầu tư 12 năm trên mọi khía cạnh để xác nhận điều mà chúng ta đã đề cập: CEO có nhiều nguồn lực nhưng không đủ thời gian. Nếu bạn điều hành một tổ chức, bạn sẽ nhận thấy điều đó. Bạn đang làm việc ban đêm và cuối tuần và dồn hết tâm trí để làm việc, nhưng luôn luôn cảm thấy có nhiều việc phải làm, đúng không? Vâng, những nhà nghiên cứu Harvard đã đưa ra câu trả lời chính là những cuộc họp.

Hầu hết các giám đốc điều hành trong nghiên cứu đều dành 72% thời gian cho các cuộc họp. Ngay cả các chuyên gia Harvard cũng không tin rằng nhiều cuộc họp hơn thì việc kinh doanh tiến triển tốt hơn. Chỉ năm ngoái, các nhà nghiên cứu của trường Kinh doanh Harvard đã khảo sát 182 nhà quản lý cấp cao về giá trị của cuộc họp và 65% trong số đó cho biết các cuộc họp khiến họ không hoàn thành công việc của mình, 71% cho biết cuộc họp không hiệu quả hoặc kém hiệu quả.

Nói cách khác, các cuộc họp lấy đi của họ thời gian. Bạn đã từng:

- Lãng phí 20 phút trước khi cuộc họp bắt đầu mà không thực hiện bất kỳ công việc gì.

- Dành 10 phút đầu tiên đi lấy cà phê, tìm vị trí và tán gẫu.

- Dành một nửa thời gian trong cuộc họp kiểm tra đồng hồ bởi vì bạn có một cuộc họp khác ngay sau đó.

- Băn khoăn về tất cả mọi thứ bạn không hoàn thành trong khi bạn đang ở trong một cuộc họp mà thực sự thì bạn không cần phải tham gia.

Lời khuyên về việc thay đổi cuộc họp thường giống nhau: Có chương trình làm việc, đảm bảo mọi người đã chuẩn bị khi tham gia, làm cho cuộc họp ngắn hơn. Nhưng với những điều đó, giám đốc điều hành vẫn sẽ không thay đổi các cuộc họp quá nhiều. Có một ý tưởng tốt hơn: Dừng họp. Thay vì tất cả mọi người cùng ngồi trong một phòng họp mát lạnh, càu nhàu về việc họ sẽ phải làm việc bao lâu sau thời gian lãng phí này, thì hãy tiết kiệm thời gian của bạn bằng các "cuộc họp ngầm".

1. Thực hiện các “Cuộc họp nhanh”

Mọi người trong nhóm đều nhận được một tin nhắn: "Cuộc họp nhanh trong bãi đậu xe 10 phút nữa". Không có thời gian chuẩn bị và không có thời gian chờ đợi. Mọi người xuất hiện, những gì cần phải nói được nói, và toàn bộ cuộc họp được thực hiện trong 10 phút.

2. Họp ở nơi công cộng

Gặp gỡ tại một quán cà phê? Nghiên cứu về "hiệu ứng quán cà phê" đã chỉ ra rằng một mức độ vừa phải của tiếng ồn xung quanh (như tiếng rít của máy pha cà phê espresso) cải thiện hiệu suất sáng tạo. Tin tôi đi, không ai quan tâm đến việc bạn làm, mọi người đều bận việc của họ. Thêm vào đó, caffeine là một chất xúc tác tuyệt vời!

3. Cấm PowerPoint

Trong thực tế thì nên cấm tất cả các công nghệ. Không điện thoại, máy chiếu, bất kỳ thứ gì không liên quan. Chỉ nói, nghe và ghi chép. Không ai chú ý đến trang trình bày của bạn. Họ đang chạy đua với thời gian.

4. Cử một thư kí đáng tin tưởng tham gia họp

Có bao nhiêu cuộc họp thực sự đòi hỏi sự hiện diện của CEO? Thực ra là không nhiều. Thay vào đó, hãy cử người mà bạn có thể tin tưởng để tham gia ghi chép, theo dõi cuộc họp - không phải bởi những gì đã kể trên mà về những hiệu quả của chúng. Bạn có thể theo dõi trực tiếp cuộc họp sau đó thông qua người này.