Sai lầm khi cho rằng văn phòng thiết kế dạng không gian mở giúp nhân viên thân thiết hơn: Thực tế họ cố "cắm mặt" vào máy tính hoặc đeo tai nghe để tránh bị xao lãng

Phong cách kiến trúc này được nhiều công ty như Google hay Facebook ưa thích bởi nó mang tới khả năng tận dụng không gian lớn hơn, đồng thời thay thế loại văn phòng bí bách, luôn đóng kín cửa với nỗ lực giúp các nhân viên trò chuyện và cộng tác với nhau.

Tuy nhiên, một nghiên cứu mới của trường Đại học Harvard được công bố vào tháng này đã cho hay thực chất, thiết kế văn phòng có không gian mở lại khiến các nhân viên ít làm việc, trao đổi trực tiếp với nhau hơn. Thay vào đó, phần lớn họ trao đổi qua email hoặc tin nhắn.

Hai nhà nghiên cứu Ethan Bernstein và Stephen Turban đã quan sát hai công ty nằm trong bảng xếp hạng danh sách 500 công ty lớn nhất Hoa Kỳ theo tổng doanh thu mỗi công ty (Fortune 500). Hai công ty này đã chuyển sang sử dụng dạng văn phòng không gian mở hiện đại. Từ đó, họ phát hiện ra dạng văn phòng mới này giảm tới 70% lượng tương tác trực tiếp "mặt đối mặt" và gia tăng việc giao tiếp thông qua các phương tiện thông tin điện tử giữa các nhân viên.

Họ viết trong nghiên cứu rằng những văn phòng có dạng giống "bể cá" dường như đem lại kết quả không như mong đợi. Thay vì gia tăng, nó khiến cho sự tương tác giữa các nhân viên giảm đi.

Các nhân viên làm việc trong các văn phòng không gian mở có thể có cảm giác như bị phơi bày, vạch trần trước mọi người và trở nên dễ bị tổn thương hơn. Bởi vậy, họ sẽ luôn đảm bảo bản thân đang trong trạng thái làm việc bằng cách nhìn chằm chằm vào màn hình máy tính, điện thoại... và tránh tiếp xúc với nhau bằng mắt.

Bernstein nói với tờ The UK Times: "Mọi người đeo loại tai nghe to để tránh bị xao lãng. Ai cũng nhìn chăm chú vào màn hình máy tính của mình vì họ biết người khác đang theo dõi họ và họ muốn bản thân trông thật bận rộn. Sau đó, các nhân viên khác từ bên kia căn phòng nhìn thấy một người đang chuyên tâm làm việc và không muốn làm gián đoạn. Vì vậy, thay vì trao đổi trực tiếp, họ gửi một email thay thế".  

Tại công ty đầu tiên nằm trong phạm vi nghiên cứu, nhân viên được trang bị các thiết bị theo dõi công nghệ cao trong 15 ngày trước và 15 ngày sau khi làm việc trong văn phòng thiết kế theo dạng không gian mở.

Kết quả cho thấy, khi làm việc trong các văn phòng "có tường bao quanh", mỗi nhân viên dành trung bình 5,8 giờ tương tác trực tiếp mỗi ngày. Trong khi đó, họ chỉ dành trung bình 1,7 giờ tương tác trực tiếp với nhau khi làm việc trong văn phòng có không gian mở. Bên cạnh đó, tỷ lệ gửi email tăng thêm 56% và tỷ lệ gửi tin nhắn cũng tăng thêm 67%.

Tại công ty thứ hai, các căn phòng bị loại bỏ để tạo ra một không gian làm việc nguyên vẹn, thống nhất thành một khối. Kết quả là dù các nhân viên vẫn đang ngồi sát với nhau theo các nhóm gồm khoảng 6 đến 8 bàn nhưng sự tương tác trực tiếp giữa họ giảm 67%, và họ cũng gửi nhiều email hơn.

Bernstein sử dụng một ví dụ quen thuộc với nhiều người dân New York để giải thích cho những phát hiện này. Ông nói: "Một mặt, thật khó để tin rằng mọi người sẽ không có một trải nghiệm sôi động và tương tác nhiều hơn khi họ làm việc trong một văn phòng mở. Mặt khác, tôi cũng đã dành đủ thời gian trên tàu điện ngầm vào giờ cao điểm để thấy rằng việc tụ họp mọi người lại một chỗ không nhất thiết sẽ dẫn đến sự tương tác."

Tuy nhiên, xét cho cùng, cái gì cũng đều có hai mặt tốt và xấu. Văn phòng thiết kế dạng không gian mở cũng có những ưu điểm riêng so với kiểu văn phòng truyền thống những có lẽ vẫn chưa đáp ứng được kỳ vọng tăng sự giao tiếp trực diện giữa các nhân viên. Vì thế, loại văn phòng này vẫn cần phải được nghiên cứu và cải tiến nhiều hơn.