“Nguyên tắc 80/20” không phải lúc nào cũng đúng, lùi một bước bạn sẽ sững sờ với kết quả đạt được: Hóa ra nếu không phù hợp thì mọi thứ đều vô nghĩa!

Nguyên tắc Pareto (hay thường được biết đến với tên gọi Nguyên tắc 80/20) được phát hiện lần đầu tiên vào cuối những năm 1700 bởi nhà kinh tế học người Ý- Vilfredo Pareto. Pareto phát hiện ra rằng: 80% tài sản của nước Ý được nắm giữ bởi 20% dân số nước này.

Nguyên tắc 80/20 hoạt động dựa trên tiền đề rằng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Mô hình nguyên tắc Pareto chính thức phổ biến vào những năm 1950 nhờ Joseph Moses Juran- người được coi là cha đẻ của các phong trào. Điều mà ông phát hiện ra là nguyên tắc này có thể được áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau trong kinh doanh và cuộc sống.

Về bản chất, nguyên tắc của Pareto chứng minh rằng phần lớn kết quả bạn đạt được dựa trên những nỗ lực nhỏ nhưng với sự tập trung cao. Trên thực tế, khi tập trung vào ít dự án, nhiệm vụ hoặc hoạt động hơn, chúng ta sẽ tối đa hóa hiệu quả công việc và năng suất của mình.

Một số quan niệm sai lầm phổ biến về “Nguyên tắc Pareto”

Khi được sử dụng đúng cách, nguyên tắc 80/20 cho chúng ta xác định rõ ràng công việc nào cần tập trung thời gian và năng suất của mình. Tuy nhiên, thật không may, có khá nhiều quan niệm sai lầm về nguyên tắc này. Có rất nhiều chuyên gia được gọi là “chuyên gia sử dụng nguyên tắc Pareto” như một từ thông dụng trong các bài giảng của họ, nhưng họ lại không áp dụng nó đúng cách và phù hợp.

• Quan niệm sai lầm 1: Phải tuân theo chính xác tỷ lệ 80/20.

Bởi vì thường được gọi là nguyên tắc 80/20, nên mọi người có thể bị ấn định vào những tỷ lệ phần trăm đó. Nhưng Nguyên tắc Pareto không phải là về những con số bất di bất dịch. Thay vào đó, hãy xem các con số 80 và 20 là những đại diện tượng trưng cho “sự cân bằng không đồng đều”. Tỷ lệ phần trăm của mỗi người không nhất thiết phải giống nhau. Có lẽ bạn là người 80/10, trong đó 80% kết quả của bạn đến từ 10% nỗ lực của bạn. Đừng để bị cuốn vào con số 80 và 20. Chỉ cần nhớ rằng: Phần lớn thành quả được tạo ra dựa trên những sự nỗ lực nhỏ và sự tập trung cao độ .

• Quan niệm sai lầm 2: Chỉ nên tập trung vào “yếu tố trọng yếu”, nên bỏ qua các “yếu tố nhỏ” nếu muốn làm việc hiệu quả

Nếu chỉ tập trung vào “yếu tố trọng yếu” mà quên đi “yếu tố không mấy quan trọng” thì có thể dẫn đến những kết quả không mong muốn. Chỉ vì điều gì đó không mang lại ROI (tỷ lệ lợi nhuận) trực tiếp, không có nghĩa là chúng ta không cần chú ý đến nó. Chúng ta cũng không thể giả vờ rằng những "vấn đề nhỏ nhặt" như thanh toán hóa đơn hoặc nộp hồ sơ giấy tờ không tồn tại. Trên thực tế, Nguyên tắc Pareto sẽ không hiệu quả nếu mọi người cho rằng họ chỉ cần tập trung vào một số ít nhiệm vụ quan trọng.

Tạo mô hình “Nguyên tắc Pareto” phù hợp với bạn

Nguyên tắc Pareto sẽ trở nên vô nghĩa nếu chúng ta không áp dụng nó đúng cách, phù hợp và hiệu quả với bản thân.

Trước hết hãy bắt đầu tự hỏi bản thân bằng những câu hỏi sau: Bao nhiêu phần trăm suy nghĩ của bạn thực sự hiệu quả? Bao nhiêu phần trăm trong số các quyết định bạn đưa ra thực sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn? Nếu bạn đang dành thời gian để suy nghĩ về những điều sai lầm, hoặc nếu bạn đang dành phần lớn thời gian của mình để thay đổi, thì liệu có cách nào trong số đó thật sự hiệu quả không?

Warren Buffet nổi tiếng là người dành 80- 90% thời gian trong ngày cho việc học. Điều đó cho thấy nhà đầu từ nổi tiếng này dành rất ít thời gian để thực sự đầu tư và phần lớn thời gian của ông dành cho việc học hỏi. Bạn có thể thử áp dụng mô hình này, nhưng tỷ lệ đó có thể không phù hợp với bạn. Thành công không có nghĩa ép bản thân mình vào khuôn mẫu của người khác. Bạn hoàn toàn không bị giới hạn bởi định nghĩa thành công của bất cứ ai. Định nghĩa quan trọng duy nhất là định nghĩa mà bạn tạo ra cho chính mình dựa trên cuộc sống mà bạn hướng tới và mong muốn.

Chúng ta không muốn bị cuốn vào tỉ lệ 80/20 đến mức đánh mất đi những gì chúng ta thực sự muốn. Vì vậy, hãy ngồi xuống và suy nghĩ về tỉ lệ thành công thực sự, một tỷ lệ nói lên mức độ hiệu quả của bạn. Trên thực tế, tỉ lệ 20/80 có thực sự phù hợp với bạn? Bạn có dành 20% thời gian để suy nghĩ và 80% để xem xét các quyết định của mình không? Tỉ lệ của bạn sẽ là 10/90, 15/85 hay thậm chí là một cái gì đó khác?

Điều bạn cần cân nhắc ở đây là ưu tiên lớn nhất của bản thân và mức độ hiệu quả của bạn trong nỗ lực nhìn thấu chúng, trau dồi chúng và thực sự hành động. Nếu bạn đạt được hiệu quả trong suy nghĩ, bạn sẽ đạt được hiệu quả trong việc thực hiện và ngược lại. Và đó mới là khi bạn đạt được hiệu quả về năng suất.

Đừng áp dụng một cách mù quáng các nguyên tắc năng suất vì nghĩ rằng đó là những gì chúng ta phải làm. Thay vào đó, hãy lùi lại một bước và xem xét về cách chúng hoạt động đối với mỗi cá nhân chúng ta.

Theo Entrepreneur