Những điều nên biết khi đàm phán với đối tác Nhật Bản

Người Nhật Bản bị giới hạn bởi những hạn chế về lịch sử, địa lí cũng như lối suy nghĩ trong ngôn ngữ rất khác so với các nước khác. Vậy làm thế nào các nhà doanh nhân Nhật có thể khắc phục được những khó khăn đó trong công việc đàm phán quốc tế của mình.

Trong buổi gặp gỡ đầu tiên, không giống như người phương Tây, người Nhật tỏ ra khá lo lắng khi gặp gỡ những người mới.

Ở Nhật Bản, những nhà lãnh đạo sẽ biết cách cư xử phù hợp khi biết rõ về đối tượng và cấp bậc của họ. Nếu ai đó không giới thiệu về họ một cách rõ ràng thì người Nhật có thể rất khó khăn để xác định họ đang ở vị trí nào. 

Người phương Tây luôn trao đổi quan điểm với nhau ngay buổi gặp gỡ đầu tiên, điều này đối với người Nhật lại là khá nguy hiểm. Khi gặp gỡ như vậy, người Nhật luôn đại điện cho một nhóm người, vì vậy họ không thể thông báo hay trò chuyện bất cứ điều gì nếu như chưa tham khảo ý kiến. Việc trao đổi card visit là việc khá quen thuộc trong các buổi gặp mặt ở Nhật, nhưng không phải tất cả thông tin đều nằm ở đó nếu bạn không tìm hiểu về họ trước.

Mỗi người phương Tây chỉ là một cá nhân riêng biệt nhưng người Nhật thì khác, mỗi người trong số họ lại đại diện cho tập thể, cho đất nước Nhật Bản. 

Người phương Tây thường phàn nàn rằng trong 6 lần tới một công ty, họ sẽ phải gặp những 18 nhân viên khác nhau cứ mỗi lần là tốp 3 người, tương đương 6 lần gặp như vậy. Điều này thật tốn thời gian. Nhưng đối với người Nhật họ muốn tất cả các nhân viên trong nhóm đều phải được làm quen với khách hàng. Sau thử thách này những khách hàng phương Tây sẽ ra quyết định thật nhanh chóng. Nếu họ bị giới hạn bởi thời gian thì người Nhật từ bỏ một cách im lặng.

Người Nhật Bản không đàm phán một cách thẳng thắn như cách của người Ả rập. 

Sự lịch thiệp và tươi tắn luôn phải duy trì mọi lúc mọi nơi. Việc miễn cưỡng nói “không” của người Nhật dường như không được biết đến. 

Nếu người Nhật không muốn tham gia hợp tác với một đối tác nước ngoài họ sẽ không đưa ra câu trả lời có tính tiêu cực. Tuy nhiên bạn sẽ không thể nào liên lạc được với họ sau đó với những lí do cá nhân của họ.

Dưới đây là những điểm quan trọng mà bạn nên nhớ khi muốn đàm phán với người Nhật Bản.

Người đầu tiên mà bạn liên lạc với một công ty Nhật Bản ( hoặc liên lạc với bạn) sẽ là người đại diện trong suốt cuộc đàm phán đó.

Người Nhật thường đàm phán với một đội, mỗi thành viên trong đội có một sự khác biệt riêng.

Những thành viên trong đội có thể thay đổi hoặc tăng lên, bởi họ nghĩ nhiều nhân viên trong công ty của họ có khả năng hiểu bạn tốt hơn.

Sẽ có một thành viên trong nhóm là nhân viên cấp cao, người này sẽ đề ra những chiến lược những hiếm khi đó lại là người phát ngôn cho đội. Mỗi thành viên sẽ hỏi một câu hỏi về lĩnh vực mà họ đảm nhận bằng việc sử dụng từ ngữ thể hiện tốt nhất qua người phiên dịch.Câu hỏi của họ chỉ bao gồm những thông tin thu thập được chứ họ không đưa ra quyết định dựa vào câu trả lời của bạn.

Tuy họ có một tinh thần đồng đội tốt nhưng họ vẫn phải phản hồi công việc lại với cấp trên, vì vậy sẽ không có quyết định nào được đưa ra trong một, hai buổi gặp đầu.

Cuộc gặp mặt thứ hai sẽ có xu hướng giống lần đầu nhưng những câu hỏi sẽ đi sâu hơn và được đưa ra từ đội khác.

Những người đàm phán người Nhật sẽ đề cập tới vị trị của công ty mình khi đàm phán với một chút quyền lực của mình để thay đổi vị trí hiện tại. Vì vậy vị trí của họ có ít sự linh hoạt.

Sự linh hoạt được bộc lộ rõ hơn trong các cuộc họp khi họ kiểm chứng với trụ sở công ty họ.

Người Nhật luôn sẵn sàng kiểm tra một thông tin nhiều lần để tránh khỏi những hiểu lầm sau này và giúp họ hiểu được rõ ràng hơn.

Họ rất thận trọng, họ cũng có kĩ năng trong việc trì hoãn, chính vì vậy họ không bao giờ nóng vội.

Khi một công ty Nhật đưa ra quyết định, đội đàm phán sẽ rất mong đợi kế hoạch sẽ được thực hiện nhanh chóng, họ sẽ chỉ trích bên đối tác nếu có sự trì hoãn.

Họ sẽ từ bỏ đàm phán nếu bên kia tỏ ra thiếu kiên nhẫn, bảo thủ hay không chấp nhận các điều kiện.

Họ sẽ duy trì sự hài hòa một cách cao nhất có thể trong suốt cuộc đầm phán, để khiến hai bên gần với nhau hơn và thể hiện sự tôn trọng nhau hơn.

Họ sẽ hoãn cuộc họp nếu họ nghĩ rằng các điều kiện được đưa ra đã thay đổi.

Đôi khi những nhân vật đi đàm phán có thể ở vị trí rất cao như cựu bộ trưởng, việc này khiến bạn thấy phải tỏ ra tôn trọng hơn.

Phong cách đàm phán không được mang tính cá nhân, có tính khách quan, việc bày tỏ cảm xúc cũng khá quan trọng, nhưng tất cả chỉ là bề ngoài. Cái bạn cần thể hiện đó là những lập luận logic, thông minh không gây ảnh hưởng tới đất nước họ. Họ sẽ thực sự thích và tin tưởng bạn dù cho đàm phán có không thành.

Sự thành công của các công ty Nhật nằm ở tinh thần hòa hợp và cộng tác rất ăn ý với nhau. Trong khi người Mỹ và châu Âu lại phát huy tinh thần cá nhân hơn. 

Ở Nhật, họ sẽ thảo luận cùng nhau cho tới khi tất cả đều đi tới thống nhất ý kiến. Việc thảo luận như vậy thường đưa đến những quyết định chậm hơn nhưng họ nghĩ rằng đạt được tinh thần đoàn kết mới là giá trị thực của công việc. 

Thái độ của người Nhật đối với người nước ngoài thậm chí người được giáo dục hay doanh nhân cấp cao cũng rất rõ ràng: Bạn luôn là người ngoài cuộc. 

Bạn rất may mắn nếu theo học tiếng Nhật bởi một số người già ở Nhật không nói được tiếng Anh, vì vậy phiên dịch tiếng Nhật đang rất được ưa chuộng ở đó.

>> Làm sao buôn bán được với người Nhật?

Phong Linh