Phần mềm kế toán nào tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?

Khi nói về việc lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp, tin tức tốt là chúng ta có rất nhiều lựa chọn. Nhưng làm thế nào để quyết định loại nào tốt nhất? Câu trả lời sẽ tùy thuộc vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.

Có hai loại phần mềm kế toán chính: theo ngành nghề và theo quy mô

Trong khi phần mềm kế toán theo ngành nghề sẽ cung cấp nhiều chức năng tùy biến cho doanh nghiệp, nhưng thường đắt hơn trong cả việc mua và chi phí hỗ trợ sử dụng sau này. 

Phần mềm kế toán theo quy mô nói chung sẽ là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nhân bởi vì vừa có thể tiết kiệm tiền ban đầu khi mua trọn gói với giá thành thấp hơn, đồng thời chi phí bảo hành, bảo trì, hỗ trợ để điều chỉnh đáp ứng nhu cầu của doanh nghiêp cũng sẽ thấp hơn.

Để giúp bạn lựa chọn gói phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp, đây là 7 điều bạn cần xem xét trước khi quyết định:

Quy mô doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có quy mô doanh thu 1 tỷ /năm có nhu cầu rất khác với các doanh nghiệp quy mô hàng chục tỷ đồng. Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ có quy mô dưới 20 tỷ đồng/năm, đừng quá chi nhiều tiền vào các phần mềm kế toán bởi vì nó chỉ làm phức tạp hơn so với nhu cầu thực tế.

Ngành nghề bạn tham gia

Doanh nghiệp của bạn thuộc lĩnh vực nào? Một số nghành đòi hỏi những phần mềm chuyên dụng, được thiết kế cho chuyên nghành cụ thể của doanh nghiệp. Hầu hết, những phần mềm theo nghành nghề sẽ đắt hơn, nhưng lợi ích đem lại có thể lớn hơn chi phí bỏ ra, bạn cần nghiên cứu kỹ trước khi mua.

Các chức năng bạn cần

Bạn cần những chức năng gì trong phần mềm? Một số phần mềm thiết kế rất cơ bản, chỉ có một vài chức năng ghi chép số sách, số khác thì có thêm các chức năng như quản lý tài chính, lập hóa đơn, liên kết ngân hàng trực tuyến và nhiều thành phần khác.

Khả năng hỗ trợ

Mua phần mềm mới chỉ là bước đầu tiên trong quá trình sử dụng. Điều quan trọng là bạn có nhận được sự hỗ trợ khi cần, bao gồm việc có nhân viên tư vấn tại địa bàn hay không, hỗ trợ qua internet, điện thoại, được đào tạo và hướng dẫn sử dụng hay không.

Nguồn lực tài chính

Bạn có thể đầu tư bao nhiêu tiền cho phần mềm kế toán? Với mỗi khoản đầu tư của doanh nghiệp đều cần phân tích chi phí - lợi ích đạt được. Khi tìm hiểu các lựa chọn có sẵn, cần cân nhắc cái nào mang lại sự phù hợp cao nhất cho nhu cầu so với số tiền bỏ ra.

Lời khuyên từ kế toán chuyên nghiệp

Một điều quan trọng nữa là kế toán của bạn phải ủng hộ việc mua phần mềm đó bởi vì anh/cô ấy sẽ là một trong những nơi mà bạn sẽ phải dựa vào khi sử dụng phần mềm đó. Thêm vào đó, kế toán cũng phải xác nhận họ có thể sử dụng các chức năng trong phần mềm để cung cấp bất kỳ báo cáo hay thông tin nào bạn cần sau này.

Tuy nhiên, thật không may là một số gói phần mềm trên thị trường không thực sự đầy đủ các chức năng như mong đợi của người kế toán. Nếu vậy, bạn có thể mong muốn tìm kiếm được người kế toán mà sử dụng thành thạo phần mềm kế toán đã mua cốt để kế toán đó phù hợp với doanh nghiệp. 

Tùy thuộc vào tình huống, bạn có thể lựa chọn kế toán chuyên nghiệp hay phần mềm kế toán trước, rồi sau đó mới tìm cách để có được sự phù hợp. Chìa khóa ở đây là phải để cho kế toán của bạn và phần mềm làm việc ăn ý để đóng ghóp cho thành công chung.

Dễ sử dụng

Khi tiến hành lựa chọn, khía cạnh này thường bị bỏ qua, dù nó cực kỳ quan trọng cần phải xem xét. Bất kể phần mềm đó tuyệt vời hay đắt thế nào, nếu nó quá cồng kềnh hoặc quá khó để học, bạn không nên sử dụng nó. Cho nên đừng quá nhiệt tình khi mua gói phần mềm cung cấp những thứ phụ thêm mà bạn không cần đến. Giữ mọi thứ thật đơn giản, tập trung vào nhu cầu doanh nghiệp và tìm kiếm chương trình có giao diện dễ sử dụng đồng thời cung cấp chức năng nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển sau này.

Trên đây là 7 khía cạnh đóng vai trò quan trọng cho việc nghiên cứuvà lựa chọn gói phần mềm kế toán. Hãy nhớ, điều quan trọng là bạn tìm được công cụ chính xác để hỗ trợ trong việc quản lý doanh nghiệp, và giá thành không phải là yếu tố quan trọng duy nhất. Quan trọng là tìm được sự phù hợp theo nhu cầu doanh nghiệp và dễ sử dụng.

>> Hà Nội có khoảng 5.000 doanh nghiệp hoạt động trong ngành công nghệ thông tin

Nguyễn Đương