Quy tắc 80/20: Tối ưu hóa thời gian để giải quyết mọi vấn đề trong công việc, cuộc sống

Theo bạn điều gì quý hơn vàng, không thể mua được, con người chúng ta không thể tự tạo ra, cũng không bao giờ giữ được và bạn sẽ thấy mình chẳng bao giờ có đủ?

Câu trả lời tất nhiên và duy nhất là thời gian!

Thời gian là thứ khó nắm bắt, chỉ thoáng qua và là tài sản quý giá. Ai cũng chỉ có 24 giờ mỗi ngày vì thế điều quan trọng làm sao để bạn có thể quản lý thời gian thật hiệu quả và đó cũng là cách tốt nhất để tối đa hóa thời gian. Một trong những cách để tối đa hóa thời gian là sử dụng nguyên tắc 80/20.

Thời gian là thứ một khi mất đi sẽ không thể lấy lại được.

Quy luật 80/20: Quy luật thiểu số quan trọng

Quy luật 80/20 hay Nguyên lý Pareto (đặt tên theo nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto) hoạt động dựa trên các tiền đề: 80 % kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Đây cũng là quy luật phổ biến trong kinh doanh chẳng hạn:

80% các vấn đề là do 20% nguyên nhân gây ra

80% lợi nhuận của một công ty đến từ 20% khách hàng

80% khiếu nại đối với một công ty cũng đến từ 20% khách hàng.

Sự thật là chúng ta đang lãng phí rất nhiều năng lượng và thời gian vào những việc tạo ra năng suất thấp. Bạn có muốn hoàn thành được nhiều việc hơn với công sức ít hơn hay tiêu diệt những hoạt động lãng phí, và sống một cuộc sống chất lượng hơn?

Tối đa hóa thời gian bằng cách sử dụng Quy tắc 80/20

Khi hiểu rõ quy luật 80/20 thì chắc hẳn ai trong chúng ta cũng sẽ phả thừa nhận mình đã quá lãng phí thời gian vàng bạc. Trong một thế giới đầy những công việc nhàm chán, khó khăn và tẻ nhạt, vậy làm thế nào để chúng ta có thể áp dụng được nguyên tắc này trong cuộc sống hàng ngày ?

Một câu hỏi rất thú vị! Dưới đây là một vài bí kíp đơn giản để giúp bạn có thể tối đa hóa thời gian và đảm bảo những nỗ lực của bạn mang lại kết quả cao hơn và có ý nghĩa hơn:

1. Xác định đối tượng ưu tiên

Đây là nhân tố quan trọng nhất trong quản lý và tố ưu hóa thời gian dựa trên nguyên tắc 80/20. Để làm được điều này cần phải tập trung cả tâm lực và trí lực. Thay vì vô thức làm những việc thường nhật như một thói quen, hãy học cách làm thế nào để rút ngắn hoặc cắt giảm những công việc mang lại kết quả thấp.

Chúng ta đều biết rằng những điều nhất thiết phải làm lại tiêu tốn khá nhiều thời gian tuy nhiên giá trị mang lại không cao. Những điều như đi lại, nấu ăn, dọn dẹp, ủi quần áo, mua sắm hàng hóa chắc chắn phải làm và cuối cùng chúng ta lại có rất ít thời gian để theo đuổi mục tiêu và nềm đam mê. Vì vậy hãy xác định rõ mục tiêu ưu tiên của mình để tránh lãng phí thời gia không đáng có.

2. Học cách lên lịch trình hiệu quả và khoa học hơn

Học cách để lên lịch trình hiệu quả và rút ngắn thời gian dành cho những công việc không quan trọng là chìa khóa để thiết lập nguyên tắc 80/20 trong cuộc sống. Chúng ta có thể thuê người cắt cỏ, sử dụng phương tiện giao thông công cộng hoặc Uber để có thể vừa di chuyển vừa làm việc và dành thời gian đó trả lời email hay cho kế hoạch của bạn.

3. Thiết lập và sửa đổi mục tiêu thường xuyên

Xác định rõ ràng mục tiêu mà bạn tập trung hướng vào giúp bạn tập trung và quản lý thứ tự ưu tiên tốt nhất. Vạch ra kế hoạch để đạt được mục tiêu và điều chỉnh thường xuyên sao cho phù hợp nhất. Cuộc sống thường xảy ra những điều bất ngờ và kế hoạch bạn đặt ra rất dễ chệch hướng. Khi bạn thấy kế hoạch của mình dần trượt ra khỏi mục tiêu ban đầu hãy tập hợp chúng lại và tính toán lại càng sớm càng tốt. Đừng mất nhiều thời gian vào những việc không nằm trong mục tiêu, kế hoạch của bạn.

4. Thiết lập sự cân bằng giữa nỗ lực và đãi ngộ

Trước tiên, đánh giá chế độ đãi ngộ tùy vào từng nhiệm vụ, sau đó sẽ xác định những nỗ lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Một số người cầu toàn và thích làm tốt nhất mọi thứ trong khả năng của mình, điều đó rất đáng ngưỡng mộ tuy nhiên nó không thực tế và cũng không đem lại hiệu quả. Cân nhắc kỹ lưỡng để sự nỗ lực, thời gian và năng lượng chúng ta bỏ ra sẽ tập trung chủ yếu vào những điều thực sự quan trọng.

Quy luật 80/20 trong cuộc sống

Áp dụng nguyên tắc này trong cuộc sống khá dễ dàng. Trước hết chúng ta hãy bắt đầu tự hỏi bản thân bằng những câu hỏi dưới đây:

20% loại tài sản nào mà bạn đang sở hữu có giá trị cao nhất?

Bạn dành 20% thời gian của mình vào việc gì có thể mang lại cho bạn 80% hạnh phúc?

20% số người giúp bạn cảm thấy 80% hạnh phúc khi ở cạnh họ, vậy họ là ai?

20% những bộ trang phục nào mà bạn mặc đến 80% thời gian?

20% loại thực phẩm nào mà 80% thời gian dành cho việc ăn uống, bạn đều ăn chúng?

Điều bất ngờ là những câu hỏi này rất dễ để trả lời và bạn không cần phải cân nhắc quá lâu để tìm được đáp án.

Khi đã xác định được, bạn có thể dễ dàng tập trung vào những điều này để tăng năng suất cho cuộc sống của mình. Chẳng hạn, 80% số người bạn dành thời gian kết nối với họ chỉ khiến bạn cảm thấy được 20% hạnh phúc thì tốt nhất là không nên ở cạnh họ quá nhiều. Hay 80% bộ quần áo mà bạn chỉ mặc khoảng 20% thời gian trong cuộc đời thì tốt nhất là hãy bán đi hoặc dành tặng cho những người khác.

Chúng ta không nhất thiết phải áp dụng cứng nhắc nguyên tắc 80/20 vào cuộc sống. Tuy nhiên, hãy nghĩ về nó như một công cụ và một thấu kính để soi các khía cạnh của cuộc sống. Mục tiêu là để đơn giản hóa cuộc sống và dành thời gian cho những điều quý giá một cách khôn ngoan.