“Quy tắc 90/10” giúp các nhà quản lý đưa ra ít quyết định nhưng đạt hiệu quả cao trong công việc

Ủy thác công việc không chỉ giúp các nhà quản lý có nhiều thời gian và năng lượng tập trung vào các vấn đề quan trọng hơn, mà còn giúp nhân viên có tinh thần trách nhiệm và cảm thấy bản thân có giá trị.

Bà Jennifer Dulski - người phụ trách hoạt động của các nhóm và cộng đồng trên mạng xã hội Facebook – cho biết: Đó là lý do tại sao khi phải đưa ra quyết định, các nhà quản lý nên tuân thủ quy tắc 90/10.

Theo bà, "ý tưởng mấu chốt là nhân viên nên được tự đưa ra khoảng 90% quyết định về những công việc họ được phân công để có thể hoàn thành tốt các công việc đó". Như vậy, chỉ còn duy nhất 10% quyết định do các nhà quản lý đưa ra.

Dulski giải thích, khi bạn cho phép nhân viên đưa ra phần lớn các quyết định, điều này tạo ra trong mỗi nhân viên sự kỳ vọng cao và họ sẽ nỗ lực để đáp ứng kỳ vọng của bản thân.

"Khi có hi vọng và động lực, nhân viên sẽ làm việc tốt hơn, không chỉ vậy, họ còn thêm tôn trọng và tin tưởng vào sếp của mình".

Bà cho biết thêm: Nếu bạn không tuân thủ quy tắc 90/10, bạn sẽ không thể yêu cầu nhân viên làm tốt những công việc mà bạn mong muốn, hoặc không thể truyền nhiều cảm hứng, động lực làm việc cho họ.

Dulski lần đầu tiên biết đến quy tắc 90/10 khi bà còn giữ chức vụ COO của Change.org. Theo quy tắc này, trong một công ty, nhân viên được sử dụng hệ thống tín hiệu "đèn giao thông". Đây là nguyên lý hoạt động:

1. Xanh lá cây: Đây là những quyết định nhân viên tự đưa ra mà không phải thông qua sự cho phép hay tán thành của bất kỳ ai. Họ được phép đưa ra 90% quyết định.

2. Vàng: Đây là những quyết định nhân viên có thể cần hoặc không cần tham khảo ý kiến của cấp trên. Tuy nhiên, với những quyết định như vậy, họ nên nhờ cấp trên tư vấn và gợi ý. Những quyết định này chiếm khoảng 5%.

3. Đỏ: Chỉ có 5% quyết định nhân viên hoàn toàn phải thông qua sự phê chuẩn của nhà quản lý hay cấp trên. Những quyết định này thường là những việc khó thực hiện, ảnh hưởng đến hoạt động của công ty hay cần nhiều kinh phí để tiến hành.

Bà Dulski nhấn mạnh rằng các nhà quản lý áp dụng quy tắc đưa ra quyết định kiểu này sẽ thực hiện được cùng lúc 2 mục tiêu. Thứ nhất, họ khiến cho nhân viên cảm thấy được trọng dụng và tin tưởng. Thứ hai, họ cũng giúp cho nhân viên không cảm thấy bó buộc hay áp lực khi đưa ra quyết định.

Trong một bài viết trên LinkedIn, Dulski khẳng định lại tầm quan trọng của việc cho phép nhân viên làm việc độc lập. Bà trích dẫn một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Kinh doanh Harvard – nghiên cứu xem xét, đánh giá năng lực quản lý. Các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng sự tự tin của các nhà quản lý liên quan chặt chẽ đến năng lực làm việc của nhân viên cấp dưới. Những nhà quản lý có đội ngũ nhân viên năng lực càng giỏi, họ càng tự tin hơn.

"Khi bạn trao cho nhân viên cơ hội, họ sẽ tìm ra những cách sáng tạo khác nhau để đạt được mục tiêu. Nếu quan điểm và mục tiêu của bạn rõ ràng và bạn có phương pháp giải thích hợp lý, nhân viên sẽ đưa ra nhiều phương pháp tiếp cận và giải pháp mới cho mục tiêu kinh doanh của bạn".

Tuy nhiên, khi mọi người cảm thấy rằng họ không có quyền kiểm soát những quyết định ảnh hưởng đến công việc của mình, họ sẽ cảm thấy bị phụ thuộc và làm việc kém hiệu quả.

Để xác định ai là người đưa ra phần lớn quyết định trong nhóm của bạn, bà gợi ý dùng nhật ký theo dõi. Nếu bạn để nhân viên đưa ra hầu hết quyết định, đó là một điểm khởi đầu tốt cho sự tin tưởng giữa bạn và nhóm của bạn.

Hãy tập trung vào nơi mà ‘Quy tắc 90/10’ bị phá vỡ và đưa ra phương pháp thiết lập lại quy tắc này cho nhóm của bạn!