Quy tắc làm việc 80/20: Áp dụng đúng cách sẽ giúp bạn thay đổi cả cuộc đời

Nguyên tắc này trở nên phổ biến vào năm 1992 bởi bản báo cáo của Chương trình phát triển của Liên Hợp Quốc đã chỉ ra:

80% tài sản của thế giới thuộc sở hữu của 20% dân số.

80% doanh thu đến từ 20% khách hàng.

80% vấn đề về phần mềm của Microsoft liên quan tới 20% lỗi hàng đầu.

Điều đó chỉ ra rằng 80% kết quả đạt được liên quan tới 20% lỗi của chúng ta. Chúng ta đang lãng phí rất nhiều thời gian và sức lực vào nhiều việc với năng suất thấp. Bạn có muốn hoàn thành được nhiều việc hơn với công sức ít hơn hay "tiêu diệt" những hoạt động lãng phí, và sống một cuộc sống chất lượng hơn?

Dưới đây là một vài điều đơn giản giúp bạn làm điếu đó:

Xác định việc cần ưu tiên

Điều đơn giản và quan trọng nhất chính là tập trung vào điều bạn cố gắng đạt được. Hầu hết mọi người đều không hiểu rõ điều họ ưu tiên vì vậy sẽ không đóng góp nhiều vào mục tiêu lớn.

Ví dụ: Nếu bạn đang muốn tìm một căn nhà mới, hãy tìm hiểu nhu cầu về số lượng phòng, số tầng hay vị trí của ngôi nhà thay vì màu sắc, nội thất hay khu vườn của nó.

Trước khi bạn bắt đầu một dự án, hãy lên danh sách những điều quan trọng và đánh dấu các mục quan trọng nhất để hoàn thành dự án. Những điều đó chính là 20% lượng công việc để bạn đạt được 80% của dự án.

Tập trung vào công việc chính và hoàn thành việc phụ trợ

Jim Rohn đặt vấn đề này và về cơ bản nghĩa là có những phần công việc bạn làm mỗi ngày đóng góp trực tiếp cho mục tiêu mà bạn đang cố gắng đạt được. Các phần khác đóng góp gián tiếp cho mục tiêu đó như yếu tố phụ. Bí quyết là hãy nhận biết những gì bạn đang có.

Ví dụ: Công việc chính là khi bạn nói chuyện trực tiếp với khách hàng, công việc phụ là đi du lịch với họ hay họp với các nhà quản lí. Cả hai việc rất quan trọng, nhưng việc thứ hai không đóng góp trực tiếp vào hiệu suất bán hàng nên phân loại là công việc phụ. Người bán hàng giỏi trong công ty là không phải là những người nổi tiếng trong văn phòng mà là những người hiểu rằng việc tập trung chính vào khách hàng dẫn đến doanh số cao hơn.

Hãy xem lịch trình tuần trước và xác định những việc tác động tích cực nhất đến mục tiêu của bạn. Sau đó, hãy lên kế hoạch thực hiện nhiều hơn trong số đó vào tuần tới để thực hiện 20% công việc sẽ đạt được 80% kết quả bạn mong muốn.

Hãy bắt tay vào thực hiện

Bạn có thể đã gặp điều này khi phát triển doanh nghiệp của bạn: dành quá nhiều thời gian để suy nghĩ cho kế hoạch.

Lập kế hoạch phát triển doanh nghiệp là việc rất quan trọng, tuy nhiên, nếu dành 80% thời gian để suy nghĩ và lập kế hoạch, bạn sẽ không làm được bất cứ điều gì.

Lấy một ví dụ đơn giản: khi bắt đầu lập một kênh YouTube, bạn dành một tuần để lên kế hoạch sẽ thực hiện loại video nào và sau đó bắt đầu quay. Video đầu tiên của bạn rất tệ, nhưng những video đó đã giúp bạn học cách làm video tốt hơn và sau đấy thúc đẩy sự phát triển kênh của bạn. Nếu dành 80% thời gian để sản xuất nội dung và 20% thời gian để lên kế hoạch cho nội dung, bất kể bạn  sản xuất theo phương diện nào, bạn sẽ thấy kết quả tích cực. Còn nếu không, bạn sẽ thấy sự khác biệt.

Hãy dừng lại một chút ngay bây giờ và tự hỏi bản thân: Ngày hôm nay tôi có thể làm gì sẽ mang lại 80% kết quả mà tôi mong muốn nhất?

Học cách sắp xếp thời gian và lên lịch trình hiệu quả hơn

Lịch là công cụ rất tốt để xem cách sử dụng thời gian mỗi ngày của bạn. Nếu bạn đang dành nhiều thời gian hàng ngày cho các cuộc họp và xử lý các vấn đề của đồng nghiệp, bạn sẽ thấy bạn không tập trung vào 20% công việc sẽ cho kết quả thực sự.

Bạn nên dành thời gian để viết các công việc mang lại cho bạn 80% kết quả. Hay xem lại lịch, dành nhiều của bạn để tập trung, thực hiện các hoạt động mang lại kết quả tích cực nhất cho bạn. Cố gắng loại bỏ những việc không mang lại nhiều kết quả. Nếu bạn có thể, hãy ủy thác chúng cho những người khác có khả năng hoàn thành những nhiệm vụ đó tốt hơn để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ. Điều này sẽ đem lại hiệu quả cao hơn nhiều so với khoản thời gian bạn đầu tư.

Để thực sự tận dụng nguyên tắc 80/20, bạn cần lưu ý về nơi bạn đang dành thời gian mỗi ngày.

Nếu bạn là nhà sản xuất nội dung, bạn không nên lãng phí thời gian để phân tích. Tất nhiên, phân tích rất quan trọng để bạn phát triển, nhưng nếu không có nội dung bạn sẽ không thể phân tích bất cứ điều gì. Vì vậy, 80% thời gian của bạn cần được dành cho việc sản xuất nội dung.

Nếu bạn đang bán hàng, khi bạn dành 80% thời gian cho các cuộc gọi bán hàng và chỉ 20% thời gian của bạn trước khách hàng, hiệu quả bán hàng sẽ không tốt bằng khi bạn làm ngược lại.