Thời gian là tài nguyên quý giá nhất của một nhà lãnh đạo: Bạn sẽ chết đuối trong đống việc nếu không thể sắp xếp thứ tự ưu tiên

Trong các cuộc phỏng vấn của Amazon, chúng tôi luôn dành năm phút cuối cho việc giải đáp những câu hỏi của các ứng viên. Có rất nhiều câu hỏi được đặt ra, hỏi về nhóm mà họ sẽ làm việc cùng, hay những công nghệ mà họ sẽ sử dụng.

Một vài ứng viên nói với chúng tôi rằng: "Tôi nghe nói Amazon là một nơi thực sự khó làm việc. Tại đây, có người thành công và phát triển mạnh mẽ, nhưng cũng không ít người vấp phải thất bại. Tại sao lại như vậy, và làm thế nào để tôi có thể tránh gia nhập vào hàng ngũ của những người thất bại?"

Đây là một câu hỏi tuyệt vời. Trong những năm qua, tôi đã nghe thấy một biến thể khác của câu nói này tại Amazon hàng chục lần:

Tôi sắp mất trí rồi! Tôi có 14 báo cáo và một dự án quan trọng cần xử lý gấp, trong khi lịch làm việc của tôi đã được xếp kín. Cách duy nhất để tôi có thể hoàn thành tiến độ công việc là tiếp tục làm sau giờ tan ca. Tôi không chắc mình có thể cố gắng như vậy được bao lâu nữa.

Và đây là câu trả lời mà tôi thường nói với các ứng viên:

Amazon có vô số công việc. Chúng sẽ không bao giờ vơi bớt đi. Không một ai có thể thay thế bạn trong việc sắp xếp và điều chỉnh công việc của mình. Bạn sẽ chết đuối trong đống công việc nếu không thể sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ. Bạn phải làm việc nhiều hơn trong thời gian dài, đến khi bạn nghỉ việc. Mặt khác, nếu bạn có năng lực, biết cách từ chối và lựa chọn những thứ phù hợp thì chắc chắn bạn sẽ thích làm việc ở đây.

Nếu có thể áp dụng lời khuyên này vào thực tế, dù là "Amazon" hay bất kỳ một công ty, doanh nghiệp nào, thậm chí là cuộc sống cá nhân thì cuộc đời bạn cũng sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Thời gian của bạn là tài nguyên quý giá nhất. Bạn không thể kiếm được nhiều hơn cũng như không thể tạm dừng nó. Bạn chỉ có thể phân bổ, sử dụng nó một cách hợp lý. Đây là cách thực hiện.

Xác định nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn

Khi mới bắt đầu làm việc tại Amazon, tôi đã yêu cầu thuê thêm năm kỹ sư làm việc có thời hạn cho một dự án quan trọng. Yêu cầu này của tôi được chấp thuận. Tôi tìm hiểu về các vị trí trong hệ thống nội bộ của Amazon và nói chuyện với một vài người để biết cách mà họ làm việc. Tôi cũng bắt đầu vạch ra một kế hoạch, đặt ra những nhiệm vụ quan trọng để bắt đầu làm việc và lên lịch các cuộc họp đánh giá thiết kế với các kỹ sư. Vài tuần sau đó, cuộc thảo luận của tôi và người quản lý đã diễn ra.

Vào ngày hôm đó, người quản lý đã dạy cho tôi một bài học vô cùng quý giá. Tôi đã xem xét, sắp xếp cấp độ những việc quan trọng. Nhưng tôi cần thời gian để nhìn lại, đánh giá xem, liệu mình có đang phân bổ thời gian hợp lý để đạt được những điều mong muốn hay không. Tôi đang cố gắng đạp xe hết sức có thể, nhưng lại không nhìn các biển báo trên đường.

Tôi đã suy nghĩ về những điều người quản lý nói và nhận ra bản thân có tiến bộ. Và nó chưa đủ để tôi đạt được mục đích của mình. Tôi cần phải tập trung hơn vào những việc quan trọng thay vì cứ loay hoay hoàn thành tất cả công việc.

Nhận ra rằng làm việc như bình thường sẽ không hiệu quả

Vài năm trước, tôi như một con ong, luôn bận rộn. Tôi có nhiều nhóm với hàng chục kỹ sư và quản lý. Tôi có các cuộc thảo luận về lập kế hoạch dự án, kiến ​​trúc và thiết kế dài hạn; vài chục cuộc họp riêng một tuần; các cuộc họp đánh giá hoạt động và nhiều hơn thế nữa. Lịch trình của tôi khá dày, với ít nhất 40 giờ họp và khoảng 10 đến 20 giờ để làm việc mỗi tuần. Tôi đã rất vui, nhưng điều đó có nghĩa là tôi phải làm việc không ngừng nghỉ.

Sau đó, tôi được yêu cầu điều hành dự án lập kế hoạch phát triển liên tổ chức. Dự án này rất quan trọng bởi nó giúp tổ chức định hướng các hoạt động trong năm tới và có thể tạo cơ hội cho hàng trăm kỹ sư phát triển. Vì vậy, nó trở thành nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của tôi trong ba tháng tới. Tôi đã dành ít nhất 20 giờ mỗi tuần để thực hiện công việc này. Khi được giao nhiệm vụ quan trọng này, tôi đã hi vọng mình có thể hoàn thành tốt nó.

Hãy làm việc một cách có chọn lọc. Chỉ làm những việc quan trọng nhất với bạn.

Dù có phải làm thêm 20 giờ mỗi tuần thì tôi vẫn rất vui và trân trọng cơ hội này.

Tôi vẫn nhớ buổi tối hôm đó, tôi đã ngồi trong văn phòng với một cốc bia và nhìn chằm chằm vào lịch làm việc dày đặc của mình. Tôi bắt đầu tìm kiếm và nghĩ cách cắt giảm thứ gì đó. Tôi duy trì việc này từ một tuần một lần sang hai tuần một lần; cứ nhìn chằm chằm vào lịch làm việc như vậy. Cuối cùng, tôi nhận ra rằng mình cần phải thay đổi.

 Hãy "thay máu" và cảm nhận hiệu quả của nó

Khi cố gắng loại bỏ một thứ gì đó ra khỏi cuộc sống của mình, chúng ta thường làm sai cách. Chúng ta hay hỏi: điều đó có quan trọng không, hay chúng ta có thực sự coi trọng nó? Nó quá dễ dàng để đưa ra quyết định khi ta đã tự trả lời. Thay vào đó, chúng ta hãy hỏi hai câu hỏi sau:

● Trường hợp xấu nhất nếu tôi loại bỏ nó là gì?"

● "Điều này có giúp tôi đạt được mục tiêu dài hạn của mình hay không?"

Hãy nghĩ đến hậu quả mà bạn sẽ phải chịu nếu cắt giảm hạng mục / công việc / nhiệm vụ / cuộc họp này. Kết quả tồi tệ nhất là gì? Bạn có thể xử lý nó? Và điều quan trọng không kém là hạng mục/ công việc/ nhiệm vụ/ cuộc họp này có ảnh hưởng đến các mục tiêu dài hạn quan trọng của bạn không?

Tối hôm đó, tôi uống hết bia và cắt giảm lịch trình của mình hết mức có thể. Tôi đã loại bỏ những yêu cầu của mình trước đây như: những người quản lý phải tham dự cuộc họp hoạt động hàng tuần, những kỹ sư cấp cao phụ trách các cuộc họp kiến ​​trúc, cuộc họp theo dõi tiến độ dự án hàng tuần, thậm chí tôi bỏ cả những cố vấn của mình.... Và thay thế chúng bằng các quyết định khác: để tất cả nhân viên họp hai tuần một lần, để nhân viên trực tiếp đến báo cáo với người quản lý, ...

Có lẽ trước đây, tôi phải họp 15 tiếng một tuần. Giờ tôi có thể dễ dàng sắp xếp việc lập kế hoạch vào lịch của mình, đồng thời cắt giảm số giờ làm việc mỗi tuần.

Kiểm tra kết quả và hậu quả

Sau khi hoàn thành dự án lập kế hoạch, lịch của tôi bỗng trống một nửa. Chưa bao giờ tôi được trải nghiệm điều này. Nó rất hiếm thấy đối với những người ở vị trí như tôi.

Đầu tiên, tôi đã loại bỏ hoàn toàn một số công việc. Những cuộc họp này rất có ích, nhưng không đủ để chứng minh hiệu quả và vai trò của nó trên lịch làm việc của tôi hoặc bất kỳ ai. Thời gian rảnh rỗi mang lại lợi ích đầu tư vô hạn.

Tiếp theo, tôi đã giao một số công việc quan trọng cho các quản lý và một số kỹ sư cấp cao của mình. Đó là một quyết định có lợi cho cả hai bên. Tôi đã ủy thác những công việc mà tôi biết phải làm nó như thế nào. Tôi cho mọi người cơ hội phát triển và thực sự họ đã thể hiện được năng lực của mình. Những người mới đã thay đổi một số quy trình và thực hiện các cải tiến. Họ được thử thách bởi những cơ hội mới, và điều đó thật thú vị cho tất cả những người tham gia.

Công việc đầy thách thức là cơ hội phát triển. Và đôi khi với vai trò lãnh đạo đó, tôi đã tước đi cơ hội phát triển của người khác. Ủy thác là một món quà có hai người nhận. Bạn có thêm thời gian và người khác thu được kinh nghiệm quý giá.

Tôi mong đợi mình có thể khắc phục mọi khó khăn khi dự án kết thúc. Nhưng nhờ nó mà tôi đã thực hiện được một cuộc cắt giảm hiệu quả và từ đó thay đổi cả phong cách làm việc. Bây giờ tôi đã có thời gian để suy nghĩ về những điều quan trọng và mục tiêu lâu dài của mình, đồng thời có thể lên kế hoạch để thực hiện chúng.

Thường xuyên cắt giảm

Khi bạn xóa một nội dung nào đó khỏi lịch làm việc của mình, bạn thường chọn một mục duy nhất ở ​​cuối bảng xếp hạng mức độ quan trọng các nhiệm vụ của mình. Bạn nói, "Tôi cần thêm 30 phút mỗi ngày, vì vậy tôi sẽ chỉ bỏ nhiệm vụ chiếm 30 phút này." Lợi ích của nó sẽ bị hạn chế, bởi bạn chỉ đang đổi một mặt hàng này sang một mặt hàng khác mà thôi.

Hãy thường xuyên cắt giảm lịch trình, tài sản hay những thứ tương tự khác. Hãy thay đổi quy trình cắt giảm. Thay vì chỉ cắt một vài việc ở cuối bảng xếp hạng, hãy chọn lọc một số thứ quan trọng và dứt khoát cắt bỏ những điều không cần thiết. Chỉ làm những việc quan trọng nhất.

Nhìn vào từng việc bạn đang làm. Xác định xem có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu dài hạn quan trọng nhất của mình hay không. Nếu không, hãy tự hỏi bản thân sẽ cảm thấy như thế nào nếu loại bỏ nó. Hãy cân nhắc việc dành thời gian đó cho những ưu tiên hàng đầu của bạn. Những việc ưu tiên hàng đầu đó giống như kim chỉ nam trong cuộc sống của bạn. Đây là điều quý giá nhất.