Thủ tục quyết toán thuế TNCN cho người làm cho 2 công ty trở lên có thay đổi quan trọng, người lao động cần lưu ý những gì để tránh bị phạt tiền?

Theo đó, Điều 3 Nghị định 373/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết thủ quyết toán thuế TNCN cho người làm 2 công ty trong 1 năm tại nơi trả thu nhập cao hơn từ 14/2/2026.

Cụ thể, cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập lớn nhất trong năm.

Trường hợp có nhiều nguồn thu nhập lớn nhất trong năm mà các nguồn thu nhập đó bằng nhau thì cá nhân nộp hồ sơ quyết toán tại một trong những cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả các nguồn thu nhập lớn nhất trên.

Trường hợp cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân không đúng quy định nêu trên thì cơ quan thuế nơi đã tiếp nhận hồ sơ của cá nhân đó căn cứ thông tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngành thuế hỗ trợ chuyển hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định pháp luật.

Thời hạn quyết toán thuế TNCN 2025 của cá nhân trực tiếp là khi nào?

Thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2025 được thực hiện theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019.

Căn cứ theo khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn quyết toán thuế TNCN 2025 của cá nhân tự quyết toán trong năm 2026 chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch tức ngày 30/4/2026.

Tuy nhiên, căn cứ theo Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định trường hợp thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định tại khoản 5 Điều 148 Bộ luật Dân sự 2015.

Theo đó, ngày 30/4/2026 là ngày nghỉ lễ liên tiếp với ngày nghỉ lễ 01/5/2026, do đó thời hạn được kéo dài đến ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ lễ 30/4 - 1/5/2026 .

Như vậy, đối với cá nhân tự quyết toán thuế, thời hạn quyết toán thuế TNCN 2025 của cá nhân tự quyết toán thuế trong năm 2026 chậm nhất là ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ lễ 30/4 - 1/5/2026 là ngày 4/5/2026.

Hướng dẫn kê khai Quyết toán thuế TNCN trên Dịch vụ công 2026 Mẫu 05/QTT-TNCN chi tiết như thế nào?

Dưới đây là thông tin về "Hướng dẫn kê khai Quyết toán thuế TNCN trên Dịch vụ công 2026 Mẫu 05/QTT-TNCN"

Bước 1. Người nộp thuế đăng nhập vào Cổng dịch vụ công của ngành thuế https://dichvucong.gdt.gov.vn/

Bước 2. Người nộp thuế lựa chọn đăng nhập thông qua tài khoản thuế điện tử hoặc bằng tài khoản định danh điện tử

Bước 3: Trường hợp này chọn hình thức đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử, chọn “Doanh nghiệp”

Bước 4: Người nộp thuế gõ tên đăng nhập, mật khẩu và mã captcha để đăng nhập

Bước 5: Người nộp thuế chọn Danh mục Thủ tục hành chính và chọn Mã TTHC: 1.008309 về Khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Bước 6: Người nộp thuế bấm nộp hồ sơ và chọn Khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công

Bước 7: Người nộp thuế có thể lựa chọn hình thức nộp hồ sơ kê khai trực tuyến hoặc nộp file XML, trong trường hợp này hướng dẫn người nộp thuế kê khai trực tuyến. Người nộp thuế tích chọn Kê khai trực tuyến và bấm tiếp tục

Người nộp thuế tích chọn mục Nộp XML

Bước 8: Người nộp thuế chọn Cơ quan thuế nộp tờ khai (mặc định) hoặc nộp vãng lai; Đối tượng kê khai (mặc đinh NNT tự khai); chọn kỳ tính thuế, sau đó bấm “tiếp tục”

Người nộp thuế chọn Tệp (file XML Quyết toán thuế kết xuất từ ứng dụng hỗ trợ kê khai thuế HTKK)

Bước 9: Người nộp thuế cập nhập biểu “Tờ khai” gồm: Tổng số người lao động; số cá nhân cư trú có hợp đồng lao động.

Người nộp thuế bấm “Kiểm tra hồ sơ”

Bước 10: Người nộp thuế Chọn biểu 05-1/BK-QTT-TNCN để cập nhập thông tin người lao động

Hệ thống đã lưu tạm hồ sơ Quyết toán thuế để kiểm ra thông tin. Để thực hiện nộp tờ khai, người nộp thuế tra cứu hồ sơ lưu tạm.

Lưu ý: Người nộp thuế chỉ thưc hiện “Nộp hồ sơ” sau khi có trạng thái TTHC- đã kiểm tra thông tin kê khai: “đạt”

Bước 11: Người nộp thuế Chọn biểu 05-3/BK-QTT-TNCN để cập nhập thông tin Bảng kê chi tiết Người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Người nộp thuế chọn nộp hồ sơ (lưu ý: Trạng thái hồ sơ: “đạt” mới nộp hồ sơ được).

Bước 12: Người nộp thuế Chọn biểu 05-2/BK-QTT-TNCN để cập nhập thông tin Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.

Người nộp thuế chọn “tiếp tục”, thực hiện kiểm tra thông tin tờ khai Quyết toán, sau đó gõ mã Captcha và bấm “tiếp tục”

Bước 13: Người nộp thuế Chọn biểu Tờ khai và bấm “Kiểm tra thông tin”

Người nộp thuế gắn Token vào máy tính và bấm “tiếp tục” để hoàn thành nộp tờ khai Quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN).

Bước 14: Người nộp thuế Chọn Mục Tra cứu Hồ sơ lưu tạm

Bước 15: Người nộp thuế chọn nộp hồ sơ (lưu ý: Trạng thái hồ sơ: “đạt” mới nộp hồ sơ được).

Bước 16: Người nộp thuế chọn “tiếp tục”, thực hiện kiểm tra thông tin tờ khai Quyết toán, sau đó gõ mã Captcha và bấm “tiếp tục”

Bước 17: Người nộp thuế gắn Token vào máy tính và bấm “tiếp tục” để hoàn thành nộp tờ khai Quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN).

Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN trên eTax Mobile

Dưới đây là chi tiết 10 bước thực hiện quyết toán thuế TNCN trên ứng dụng eTax Mobile.

Bước 1: Tải ứng dụng etax mobile và đăng ký tài khoản

- Người nộp thuế truy cập App Store (iOS) hoặc Google Play (Android), tìm kiếm và tải ứng dụng eTax Mobile do Tổng cục Thuế phát hành.

- Mở ứng dụng, chọn chức năng Đăng ký tài khoản.

- Nhập đầy đủ thông tin cá nhân (Mã số thuế, số CCCD/CMND, số điện thoại…) và thiết lập mật khẩu.

- Xác thực số điện thoại qua mã OTP gửi về tin nhắn, hoàn tất đăng ký tài khoản.

Bước 2: Đăng nhập ứng dụng eTax Mobile

Người nộp thuế có thể chọn một trong hai cách:

- Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu đã được cấp.

- Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử.

Bước 3: Tra cứu thông tin quyết toán

Chọn menu “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” -> Tiếp tục chọn “Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán”. Sau đó, người nộp thuế lựa chọn năm quyết toán và tra cứu

- Chọn năm quyết toán thuế muốn thực hiện.

- Nhấn “Tra cứu” để hệ thống tổng hợp dữ liệu liên quan đến năm này (thu nhập, số thuế đã khấu trừ).

Người nộp thuế thực hiện kiểm tra dữ liệu và nhấn “Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý”

- Hệ thống tự động lấy dữ liệu thu nhập, khấu trừ theo hồ sơ do tổ chức chi trả đã gửi lên.

- Người nộp thuế kiểm tra kỹ số liệu, nếu có sai lệch phải liên hệ đơn vị chi trả để điều chỉnh.

- Nhấn Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN (gợi ý) để hệ thống tạo dự thảo tờ khai, hạn chế sai sót.

Loại tờ khai: mặc định là chính thức, không cho sửa.

Năm kê khai: theo năm tra cứu, không cho sửa.

Trường hợp quyết toán: mặc định theo năm dương lịch, không cho sửa.

Từ tháng: tự động theo năm quyết toán, cho phép sửa.

Đến tháng: tự động là tháng cuối năm quyết toán.

Bước 4: Xác định cơ quan thuế nộp tờ khai

Kiểm tra lại thông tin tờ khai và Nhấn “Tiếp tục”, hệ thống xác định cơ quan thuế nộp tờ khai.

- Trường hợp 1: Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% -> Chọn nơi cư trú của người nộp thuế.

- Trường hợp 2: Trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm hoặc cá nhân chỉ có thu nhập thuộc diện tự khai thuế trong năm -> Hệ thống tự lựa chọn cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế theo quy định.

- Trường hợp 3: Trường hợp khác không thuộc các trường hợp nêu trên, hệ thống hiển thị câu hỏi để người sử dụng chọn và nhập thông tin.

Bước 5: Các thông tin quyết toán

Sau khi xác định cơ quan thuế, hệ thống hiển thị màn hình với thông tin chung:

- Cơ quan thuế quyết toán, tên người nộp thuế, MST, địa chỉ, Tỉnh/Thành phố, điện thoại, fax, email: tự động hiển thị, một số trường cho sửa hoặc chọn lại.

- MST và tên tổ chức trả thu nhập, địa chỉ, tỉnh/thành phố: tự động hiển thị, không cho sửa.

Bước 6: Chọn “Tiếp tục”, màn hình hiển thị các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán thuế

Nhấn “Tiếp tục”, hệ thống hiển thị màn kê khai các chỉ tiêu [20] đến [48], cho phép sửa dữ liệu.

Lưu ý: Chỉ tiêu [24] = Tổng số dòng trên bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN.

- Nếu nhấn “Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN”, nhập người phụ thuộc:

Họ tên [10], Mã số thuế [11] hoặc Loại giấy tờ [12], Số giấy tờ [13], Ngày sinh [14], Quan hệ [15], Thời gian giảm trừ [16], [17]… đều phải nhập theo yêu cầu.

- Nếu chỉ tiêu [46] > 0, hệ thống nhập thông tin hoàn trả:

Số tiền hoàn trả (theo chỉ tiêu [46]), chọn hình thức (chuyển khoản/tiền mặt), và điền đầy đủ thông tin bắt buộc tương ứng (tên chủ tài khoản/số tài khoản, ngân hàng,… hoặc thông tin người nhận tiền nếu nhận tiền mặt).

Lưu ý: Hoàn trả tiền mặt áp dụng khi số tiền ≤ 5.000.000 đồng.

Nếu chỉ tiêu [47] > 0, nhấn “Đề nghị bù trừ”, hệ thống hiển thị các khoản nộp đã quá hạn để bù trừ; kê khai [47] = chỉ tiêu [12] tổng số tiền còn phải nộp đề nghị bù trừ với số tiền nộp thừa.

Bước 7: Nhập thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền thuế hoàn

Người nộp thuế nhấn “Tiếp tục”, hệ thống hiển thị màn hoàn thành tờ khai 02/QTT-TNCN.

Bước 8: Đính kèm phụ lục, chứng từ liên quan để nộp tờ khai

Chọn “Thêm mới phụ lục” để đính kèm chứng từ khấu trừ, hợp đồng, CCCD và các tài liệu liên quan, đồng thời cần lưu ý đảm bảo file phù hợp định dạng (PDF/JPEG/PNG) và dung lượng không vượt quá giới hạn hệ thống. Sau khi hoàn thiện, nhấn “Nộp tờ khai”.

Bước 9: Xác thực nộp tờ khai bằng mã OTP

- Nhấn “Tiếp tục” sau khi hoàn tất tải lên toàn bộ phụ lục.

- Hệ thống gửi mã OTP về số điện thoại đăng ký.

- Nhập chính xác mã OTP để hoàn thành việc nộp tờ khai.

Bước 10: Hoàn thành nộp tờ khai

Chọn “Xác nhận”, hệ thống thông báo “Nộp tờ khai thành công”.