"Tiền đẻ ra tiền" nhờ quản lý thời gian hiệu quả: Đáng tiếc nhiều người phạm phải 6 sai lầm tử huyệt khi sắp xếp thời gian

Quản lý thời gian chỉ là công việc liệt kê và sắp xếp

Ngày còn đi học, tôi đã có hàng tá lần làm cái thời gian biểu đẹp lung linh. Nào bút đỏ, nào bút màu, nào thì vẽ hoa hoét. Rồi đi làm, có laptop tôi cũng hàng tá lần làm file quản lý công việc trên note hoặc bằng file excel. Rồi cặm cụi liệt kê công việc, sắp xếp thời gian. Mọi thứ vô cùng hợp lý và khoa học. Rồi cũng nhanh như lúc bắt đầu, tôi ném nó vào thùng rác hay quên lãng mấy cái file sau vài ngày.

Liệu có phải tôi chưa biết cách liệt kê và sắp xếp công việc hợp lý? Ngược lại, tôi thấy việc này đa số chúng ta làm tốt. Sai ở chỗ liệt kê và sắp xếp công việc hợp lý, khoa học chỉ là một phần của quản lý thời gian mà thôi.

Quản lý thời gian là tìm cho mình một công cụ phù hợp

Một điều nữa mình thấy các bạn mắc phải nhiều không kém điều đầu tiên đó là nghĩ quản lý thời gian là tìm cho mình một công cụ phù hợp. Cá nhân mình từng mắc điều này rất nặng. Có khoảng thời gian mình cứ loay hoay đi tìm một loạt công cụ quản lý thời gian, quản lý công việc rồi dùng thử. Mình từng thấy vài người dùng sổ tay rất hiệu quả và cũng dùng thử. Rồi thấy anh bạn dùng Google Calender cực hay nên cũng học. Sau biết trello mình lại thử bằng trello rồi…rất nhiều những công cụ khác nhau và mình đều thất bại.

Tư duy này cũng thể hiện rõ khi mọi người hay nghe câu: "Anh/Chị/Bạn/Thầy…quản lý thời gian, công việc bằng cái gì vậy?". Công cụ chỉ là tảng băng nổi, nó giúp những người quản lý thời gian tối ưu hơn và tiện lợi hơn mà thôi. Công cụ nó như cái máy giúp bạn làm năng suất hơn, hiệu quả hơn, tối ưu hơn chứ không phải là chìa khoá giải quyết vấn đề.

Quản lý thời gian cũng vậy, cái chúng ta cần là hình thành tư duy quản lý thời gian. Khi có tư duy rồi, công cụ chỉ là phương tiện giúp mình tối ưu, cải tiến tư duy hơn mà thôi. Sau này khi tôi quen với việc quản lý thời gian và công việc tôi có thử lại các công cụ và đều sử dụng được. Song tất nhiên sẽ có một công cụ phù hợp nhất với mình để cho kết quả tốt nhất. Vậy nên vấn đề ở chỗ không phải bạn quản lý thời gian bằng công cụ nào: Sổ để note, file excel, trello, calender…, vấn đề là bạn cần có tư duy quản lý thời gian. Khi đó, bạn quản lý bằng công cụ nào cũng hiệu quả. Công cụ nó không có lỗi, lỗi ở người sử dụng nó thôi.

Coi thường những công việc đơn giản

Trong một list công việc hàng ngày có nhiều đầu mục việc. Có những việc quan trọng và có những việc đơn giản hơn. Có nhiều người đánh giá thấp những công việc đơn giản. Âu đây cũng là tâm lý mình thấy ở thời nay rất nhiều. Mọi người toàn thích làm điều lớn lao, làm điều khác biệt. Song mấy việc nhỏ, mấy việc quen thuộc còn làm chưa xong. Tôi luôn nghĩ đơn giản, việc nhỏ mà đếch làm được thì đừng nghĩ làm mấy việc lớn.

Tôi từng nghe bài TED talk rất hay về đội đặc nhiệm SEAL. Đội đặc nhiệm tinh nhuệ bậc nhất của Mỹ. Tôi cực ấn tượng với việc cực đơn giản là gấp gọn chăn vào mỗi sáng. Hoàn thành những việc nhỏ giúp ta có động lực và cảm giác làm được cho những nhiệm vụ lớn hơn. Muốn thay đổi thế giới hãy bắt đầu bằng việc gập gọn chăn vào mỗi buổi sáng. Muốn quản lý được thời gian hay làm được những việc lớn hãy học cách thực hiện tốt những công việc nhỏ.

Cái này tôi ứng dụng khá nhiều. Buổi sáng mình thường khởi động bằng cách hoàn thành mấy việc nhỏ trước. Hoặc khi gặp việc khó quá tôi sẽ tạm dừng đi làm mấy việc nhỏ nhỏ. Điều đó giúp tinh thần tốt hơn và làm mới được suy nghĩ.

Việc hôm nay luôn để ngày mai

Chúng ta thường rất hay trì hoãn các công việc để cho ngày hôm sau trong khi hoàn toàn có thể hoàn thành chúng. Để đến hôm sau tức thời gian hôm sau mình bị ăn bớt vì công việc của hôm nay.

Tôi từng thấy cái list công việc mà cả tuần đều xuất hiện 1,2 việc từ ngày đầu tuần. Trong khi việc đó hoàn toàn có thể làm xong trong ngày. Trì hoãn sẽ khiến chính bản thân mình dần mất niềm tin và nghĩ việc quản lý của mình hiện tại không hiệu quả. Trì hoãn kéo dài list công việc của mình hơn và khiến mình cảm thấy bận rộn. Cảm giác bận rộn sẽ đánh lừa và giết chết thời gian của bạn.

Coi thường việc tổng kết, đánh giá chính mình

Cá nhân tôi đánh giá rất cao bước này. Việc các bạn kết thúc một ngày, một tuần hay một tháng mà không biết mình đang như thế nào thì sẽ khó để quản lý hiệu quả. Mình phải đối diện với chính mình, phải nhìn thẳng vào thực tại hôm nay mình làm tốt hay kém. Chúng ta chỉ có thể tiến bộ từ chỗ chúng ta đang đứng. Tổng kết một ngày làm tốt giúp ta có động lực hơn cho ngày tiếp theo. Tổng kết một ngày mà mình làm tệ giúp ta nhận ra kết quả làm việc hiện tại để cố gắng cải thiện ngày tiếp theo. Tất cả mọi thứ cần được lượng hoá và đưa ra kết quả rõ ràng.

Ứng dụng việc tổng kết đánh giá này. File quản lý của tôi luôn có tổng kết số việc hoàn thành trên việc dự kiến, % công việc hoàn thành theo ngày, theo tuần, tháng và đánh giá ngày đó, tuần đó, tháng đó. Tôi đánh giá việc này cực quan trọng và thấy đây là điểm thiếu sót của nhiều ứng dụng, công cụ quản lý hiện tại.

Tin vào thành công chớp nhoáng

Cái gì cũng cần quá trình và những thay đổi thì thường từ từ. Tôi thấy nhiều người muốn đi học làm giàu, học quản lý thời gian… về vài bữa là giàu luôn hay quản lý được luôn. Chính bản thân tôi đến hôm nay cũng chưa hẳn là quản lý thời gian cực tốt. Tôi cũng đang phải học hỏi, tiến bộ từng ngày sau bao nhiêu năm đau đáu học hỏi, thực hành và áp dụng nó.

Cái chúng ta nhìn thấy chỉ là kết quả. Để có kết quả đó là một hành trình dài kiên trì học hỏi, thực hành và thay đổi. Quản lý thời gian cũng vậy, hãy kiên trì từng ngày kể cả các bạn có 1,2 hay nhiều ngày trước thật tệ. Cái sự tệ đó nó chỉ phản ánh trung thực chính các bạn thôi. Nên cần kiên trì và cố gắng hơn nữa ở những ngày tiếp theo.

Tôi có niềm tin rằng những tư duy trên là nguyên nhân góp một phần đánh cắp thời gian của mỗi người. Nó khiến chúng ta lửng lơ, dang dở trên hành trình đi đến câu trả lời về việc kiểm soát thời gian hiệu quả hơn.

(Bài viết dựa trên quan điểm của NVAn - Founder&CEO Hapi Vegan)