Trả lời một email hết hơn 5 phút, thực ra bạn đang làm việc quá chậm

Nếu bạn mất đến hơn 15 phút đồng hồ chỉ để trả lời một bức mail, thì về cơ bản, không một phương pháp tăng năng suất nào có thể giúp được bạn. Xóa bớt thư trong hộp thư đến, chia thư theo nhóm để xử lý, tắt thông báo… tất cả đều gần như vô dụng.

Hãy thử trả lời mọi mail công việc chỉ trong 5 phút! thực ra các quản lý cũng nên yêu cầu nhân viên của mình làm được điều này. Dưới đây là một số lời khuyên để thực hiện "Nguyên tắc năm phút".

1. Đừng dài dòng

Trên thực tế, trả lời mail nhanh không có nghĩa là bạn lạnh nhạt hay chỉ làm cho có lệ.

Hãy diễn đạt ngắn gọn dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề và bỏ hết những câu chữ rườm rà sáo rỗng. Không chỉ vậy, tùy theo vị trí của bạn, bạn thậm chí có thể biến "Nguyên tắc năm phút" thành ba phút hoặc hai phút, hay thậm chí chỉ một phút. Chúng ta chỉ thực sự cần đến năm phút cho những bức thư yêu cầu phản hồi theo cách đặc biệt hơn. Nếu dùng mail để trao đổi công việc với đồng nghiệp, thời gian trả lời mail tiêu chuẩn nên là 30 giây.

Tuy nhiên, làm sao để biết được rằng mình đang tốn quá nhiều thời gian cho việc trả lời mail?

2. Lời xã giao đầu cuối

Cách tốt nhất để khống chế thời gian là sử dụng bộ đếm giờ trên điện thoại, cho dù bạn có nhiều điều muốn nói đến mức nào, hãy giải quyết trong vòng năm phút.

Những câu xã giao cần có ở đầu và cuối mỗi bức thư cũng có thể là nguyên nhân gây lãng phí thời gian, đừng nghĩ về nó mỗi lần viết mail, hãy soạn sẵn và sử dụng mỗi khi cần.

Bạn không cần mất quá nhiều thời gian vào việc suy nghĩ hay trau chuốt những câu này, chúng là phần không thể thiếu trong bức mail của bạn, nhưng cũng là phần hay bị bỏ qua nhất, và thậm chí sẽ gây khó chịu nếu bạn quá dài dòng.

3. Bạn cũng nên có những mẫu câu trả lời soạn sẵn

Nếu bạn nhận thấy rằng bạn thường trả lời mail với những nội dung tương tự, bạn nên soạn trước một vài câu trả lời.

Hãy sử dụng các công cụ, chẳng hạn như ứng dụng TextExpander, ứng dụng này sẽ ghi lại những từ bạn gõ, khi bạn gõ một từ cụ thể, nó sẽ lập tức hoàn thành câu dựa trên thói quen của bạn.

Ngoài ra Gmail và Outlook cũng có các phản hồi soạn sẵn, nó yêu cầu bạn phải thực hiện nhiều thao tác hơn, nhưng hai hệ thống email này thậm chí có thể giúp bạn viết ra chủ đề.

Và điều cuối cùng bạn cần lưu ý, là hãy chỉ sử dụng email làm thư điện tử, để các công cụ khác "thực hiện nhiệm vụ của mình".

Nếu bạn mất đến hơn năm phút cho một email, nhiều khi nó không còn là email nữa, mà đã trở thành một bản ghi nhớ hay bài báo cáo, và chúng ta có những ứng dụng khác cho việc đó. Nếu bạn dùng mail để giải quyết tất cả mọi việc, tất cả sẽ rối hết lên còn bạn thì "chết chìm" trong đống thư điện tử rep mãi không hết.