Từng nhận ‘học phí đau đớn’ nhưng với cách học hỏi cực thông minh, DN Việt siêu nhỏ này đã xuất khẩu cả triệu USD sang Nhật

Từ một doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ biết gia công các chi tiết riêng lẻ theo bản vẽ có sẵn, Công ty TNHH Cơ khí chính xác, dịch vụ và thương mại Việt Nam (VPMS) giờ với số vốn 10 tỷ đồng đã tự thiết kế, sản xuất các loại khuôn ép nhựa, khuôn đúc nhôm… và xuất khẩu sang các nước, chủ yếu là thị trường Nhật Bản.

“Doanh nghiệp Nhật Bản vô cùng khó tính”, ông Nguyễn Xuân Huy – Giám đốc VPMS – tâm sự.

Năm 2015, doanh thu công ty này đạt 125,4 tỷ đồng, tương đương với 5,5 triệu USD. Trong đó, gần 30% doanh thu đến từ việc xuất khẩu sản phẩm cho các đối tác từ Nhật Bản.

Con số doanh thu này có lẽ với nhiều doanh nghiệp là khá nhỏ, nhưng với một doanh nghiệp siêu nhỏ ra đời hơn 10 năm nay, ông Huy cho biết đây là một thành công, và thành công này đến từ những kinh nghiệm xương máu sau vài lần trả “học phí đau đớn” vì cách làm rất Việt Nam của mình với những bạn hàng khó tính.

Khi hàng lên xong xuôi rồi tất cả lại bị trả về…

“Khi chúng tôi nhận được một bản vẽ thì rất hồ hởi đi đặt hàng, khi nhận linh kiện và lắp thành khuôn mới ngã ngửa. Ví như loại thép 60 – 60, chiều dày tiêu chuẩn Nhật là 5 mm, nhưng thép góc ở Việt Nam chiều dày là 4 mm, nên khi cán bộ QC (Quality Control – Kiểm tra chất lượng - PV) của công ty Nhật đến nghiệm thu thì hàng toàn bị trả về”.

“Thậm chí, có lần hàng sang đến Nhật và bên Nhật phải xử lý lại. Chúng tôi phải trả phí gia công lại ấy. Và phí này còn đắt hơn cái giá chúng tôi nhận của công ty Nhật”, ông Huy kể lại.

Sau vài lần nhận được bài học và phải trả “ học phí đau đớn” theo cách gọi của ông Huy, doanh nghiệp này đã nghiệm ra được cách làm việc với phía Nhật Bản. Sau này, VPMS luôn có những trao đổi, hay thậm chí gửi chính thép mẫu của Việt Nam sang, khi được duyệt trên cơ sở mẫu đó doanh nghiệp mới bắt tay sản xuất.

Ngoài khác biệt trên, ông Huy còn nhấn mạnh đến nét khác biệt trong tính cách làm việc của người Việt và người Nhật, đặc biệt là sự khác biệt về nhu cầu hoàn thiện sản phẩm.

Trong khi người Việt Nam hay làm xuề xoà, tức cho rằng chỉ cần làm một thứ “rất giống” khuôn là được, thì người Nhật lại không chỉ có nhu cầu dùng một sản phẩm giông giống như vậy, mà sản phẩm làm ra với họ phải rất tốt, đảm bảo được chất lượng và hiệu quả sản xuất.

Làm việc với người Nhật, không thể không biết phương pháp Horenso

Horenso là từ viết tắt của ba chữ gồm:

- Hokoku: Báo cáo;

- Renraku: Trao đổi;

- Sodan: Hỏi ý kiến.

Bản thân ông Huy tiết lộ doanh nghiệp của ông giai đoạn đầu cũng rất khó khăn. Chỉ một cái báo giá nhưng mất rất nhiều thời gian để trả lời yêu cầu của khách hàng, hay chậm trễ trong việc giao hàng…

“Thực ra những cái khó khăn ấy đều có thể giải quyết. Nhưng ban đầu chúng tôi cũng như các doanh nghiệp Việt Nam khác có thói quen cố gắng tự mình giải quyết, dẫn tới một vài vướng mắc nhỏ làm ảnh hưởng đến cả tiến độ báo giá lẫn giao hàng”, ông Huy kể.

Sau nhiều lần bị đối tác phàn nàn, ông Huy đã đúc rút được nhiều kinh nghiệm và áp dụng phương pháp Horenso nói trên.

Tại Nhật Bản, bất cứ tổ chức nào cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

Với Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.

Sau khi thành công với các bạn hàng Nhật Bản, bên cạnh các bạn hàng đến từ các kênh thông tin như Internet, thông qua các tổ chức trung gian như Jetro và Bộ Công thương…, một luồng bạn hàng khác đã đến với VPMS thông qua chính các bạn hàng hiện tại.

“Các khách hàng của chúng tôi tiếp tục giới thiệu cho các khách hàng mới. Họ giới thiệu chúng tôi với cả các vendors (nhà cung ứng – PV) của họ, hoặc các nhãn hàng khác. Tức, ít nhất chúng tôi được sự đảm bảo từ họ vì khi giới thiệu như vậy, chúng tôi đã được đi qua rất nhiều khâu kiểm định. Đấy là 1 thuận lợi mà chúng tôi đang cố gắng hết sức để nâng cao uy tín của mình, qua đó tiếp xúc được với các khách hàng lớn hơn”, ông Huy tâm sự.

Để nâng cao năng lực làm việc cho nhân viên, ông Huy chia sẻ: Bên cạnh việc dạy tiếng Nhật cho nhân viên, VPMS cũng mở các lớp đào tạo theo lối khá khôn ngoan – Đề nghị chính các bạn hàng gửi chuyên gia sang đào tạo.

“Với cách làm này, một là chúng tôi được dạy miễn phí. Hai và quan trọng hơn cả, là người đào tạo rất nhiệt tình và vô cùng nghiêm khắc, bởi kết quả cuối cùng họ cũng là người nhận khi chúng tôi sản xuất linh kiện cho họ”, ông Huy tiết lộ.