12 lỗi thường gặp khi gửi email "tố cáo" tác phong làm việc thiếu chuyên nghiệp

1. Đánh dấu thư khẩn cấp, dù nó không hề như vậy

Chúng ta đều cho rằng công việc của mình quan trọng và muốn được giải quyết nhanh nhất. Nhưng nếu mọi bức thư bạn gửi đều đánh dấu "khẩn cấp" thì tương tự như câu chuyện về cậu bé chăn cừu: Mọi người không còn tin một lời nói dối lặp lại thường xuyên. Đến khi bạn gửi một email thực sự cấp bách, không ai chú ý đến nó nữa.

2. Viết hoa toàn bộ bức thư

Một bức thư được viết hoa toàn bộ giống như bạn đang hét lên. Trừ khi bạn muốn người nhận "đau tim" vì đọc email, hãy sử dụng phím Caps Lock đúng chức năng của nó.

3. Sử dụng văn phong quá suồng sã

Văn phong trong thư điện tử phản ánh mối quan hệ của bạn với người nhận. Nếu bạn sử dụng ngôn ngữ không chính thức, đối tác có thể đánh giá bạn là người làm việc thiếu chuyên nghiệp. Chuyên gia nhân sự Rosemary Haefner khuyên chúng ta nên sử dụng ngôn ngữ chính thống, lịch sự và tuân thủ đúng các quy tắc chính tả trong email công việc.

Đặc biệt, bạn nên hạn chế viết tắt và sử dụng các ký tự đặc biệt khi viết thư bởi không phải ai cũng có khả năng giải mã các ký hiệu.

4. Lạm dụng nút "Reply all"

Thư điện tử không phải là một bảng thông báo công cộng, nó là một công cụ thông tin. Bạn nên cẩn trọng gửi thư trả lời đúng đối tượng. Hãy chắc chắn rằng mọi người trong nhóm đều cần thiết nhận một thông tin chung nếu bạn sử dụng chức năng "Trả lời tất cả".

5. CC, BCC nhầm đối tượng

Việc CC email đến người khác có thể gây phiền nhiễu hoặc khiến họ có cảm giác phải chịu trách nhiệm đến nội dung trong thư. Hãy chắc chắn email công việc của bạn đang được gửi đến đúng đối tượng có trách nhiệm, liên quan.

Tương tự, chức năng BCC trong thư điện tử cho phép bạn gửi thư đến một danh sách người nhận nhưng bảo mật danh tính của họ. Tuy nhiên, khi tôi nhận một bức thư được BCC, tôi sẽ nghi ngờ rằng, nhiều người khác cũng nhận được nội dung tương tự. Nếu bạn đang gửi thư để tìm kiếm đối tác, hãy bỏ thêm chút thời gian gửi thư chính thức đến từng đối tác để thể hiện sự tôn trọng và thiện chí hợp tác.

6. Gửi thư lúc 3 giờ sáng

Không ai muốn nhận một bức thư về công việc trong thời gian nghỉ ngơi. Bạn có thể thức khuya để làm việc, nhưng điều đó không có nghĩa là đối tác cũng vậy. Khi nhận một bức thư công việc vào lúc đêm khuya, đối phương có thể đánh giá bạn là một kẻ tham công tiếc việc, thậm chí không có cuộc sống riêng ngoài công sở.

7. Gửi thư thiếu tiêu đề

Khả năng lớn là người nhận sẽ bỏ qua thư của bạn nếu như nó không có tiêu đề.

8. Lặp lại tiêu đề thư khi kết thúc nội dung

Bạn cũng sẽ khó chịu nếu như bắt gặp một bức thứ có nội dung giống hệt tiêu đề đúng không? Điều đó gây mất thời gian và tỏ rõ sự thiếu chuyên nghiệp trong công việc.

9. Sử dụng địa chỉ email thiếu nghiêm túc

Trong công việc, các chuyên gia nhân sự khuyên bạn nên sử dụng một địa chỉ email nghiêm túc. Những địa chỉ thư có tính hài hước, thể hiện tính cách cá nhân khiến khách hàng, đối tác nghi ngờ về khả năng giải quyết công việc và gây mất thiện cảm ngay từ phút đầu.

10. Gửi thư đầy lỗi chính tả

Trong công việc, không lí do gì có thể biện minh cho sự cẩu thả. Hãy chắc chắn rằng bạn đọc kỹ nội dung thư và sửa mọi lỗi chính tả trước khi gửi đi.

11. Font chữ màu sắc

Font chữ lạ, màu sắc có thể gây chú ý nhưng nó sẽ không giúp bạn có lợi thế hơn khi liên lạc với đối tác. Trong công việc, bạn nên sử dụng font chữ, kích thước và màu sắc cổ điển, chính thống như Arial, Calibri hoặc Times New Roman.

12. Nội dung thư quá dài

Thời gian là quý giá. Hầu hết chúng ta không thể dành hàng giờ để đọc một bức thư điện tử. Rất nhiều người chỉ đọc lướt qua nội dung thư, vì vậy hãy tóm tắt nó trong một độ dài phù hợp.

Đặc biệt chú ý, hãy phân tách nội dung bức thư thành những đoạn văn ngắn, mạch lạc. Nếu có thể, bạn nên in nghiêng hoặc bôi đậm những nội dung quan trọng. Sẽ không ai muốn đọc một đoạn văn dài bất tận về công việc!