2 mẹo quản lý thời gian CMO Microsoft học được từ Bill Gates

Trong những năm đầu gây dựng sự nghiệp, Chris Capossela đã được trao một cơ hội hiếm có mà những người ngoài 20 tuổi khác đều mơ ước.

Sáu năm sau khi gia nhập Microsoft, một người quản lý của Capossela đã tiến cử ông cho một công việc khác thường: trở thành người viết bài phát biểu cho giám đốc điều hành lúc bấy giờ là Bill Gates.

“Mọi thứ đến rất bất ngờ", Capossela, Giám đốc tiếp thị của tập đoàn công nghệ Microsoft chia sẻ. “Bill đã gửi một email cho nhóm quản lý, mô tả những gì ông ấy đang tìm kiếm và một người nào đó đã chuyển tiếp nó cho tôi và nói, ‘cái này phù hợp với cậu này, cậu hãy thử nộp đơn ứng tuyển đi’. Chuyện diễn ra rất tình cờ, một thứ hoàn toàn nằm ngoài kế hoạch của tôi".

Capossela đã dành 2 năm, từ năm 1997 đến năm 1999, để làm việc bên cạnh Bill Gates, theo dõi cuộc cách mạng dot-com diễn ra cùng với một trong những CEO quyền lực nhất của làng công nghệ, cùng nhau biên tập các bài phát biểu trong chương trình truyền hình và hỗ trợ Gates trong các buổi giới thiệu sản phẩm Windows trực tiếp.

Cho tới nay, Capossela đã dành 31 năm làm việc tại Microsoft. Ông hiện đang đảm nhiệm vai trò Giám đốc tiếp thị, làm việc dưới quyền của Giám đốc điều hành Satya Nadella.

Một trong những bài học quý giá nhất mà Capossela học được từ Bill Gates - và cũng là một trong những bí quyết thành công của ông - là tầm quan trọng của việc quản lý thời gian.

Capossela cho biết, Bill Gates luôn yêu cầu lên lịch trình làm việc của mình một cách cụ thể và tỉ mỉ. Và chính những mẹo quản lý thời gian này mà Capossela học được trong quá trình làm việc cùng Bill Gates đã cho phép ông đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống mà ông hằng mong muốn.

Chris Capossela đã học được những mẹo quản lý thời gian từ Bill Gates. Ảnh: Chris Capossela

Dưới đây là hai trong số các mẹo quản lý thời gian mà Capossela nói rằng ông đã học được từ Bill Gates.

Lập kế hoạch cho cả năm

Thay vì chỉ lên lịch trình theo tuần hay tháng, bạn hãy thử lập kế hoạch cho cả một năm phía trước.

Capossela đã theo dõi tỷ phú Bill Gates lên toàn bộ kế hoạch cho cả một năm hoạt động. Khoảng thời gian này thường dựa trên năm tài chính, tức là bắt đầu từ tháng 7 năm trước đến tháng 6 năm sau.

Việc lập kế hoạch trước theo khung thời gian hàng năm sẽ giúp bạn cân đối được lịch trình của mình, chia nhỏ các mục tiêu cần đạt được vào cuối năm thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, qua đó giúp tăng năng suất và cải thiện sự cân bằng giữa công việc với cuộc sống, cũng như nhiều lợi ích khác.

Capossela cho biết thêm, bạn không cần phải vạch ra cụ thể toàn bộ mục tiêu hay dự án trong vòng 12 tháng tới, nhưng ít nhất, hãy phác thảo sơ bộ các mục tiêu cần đạt được trong năm, các ngày quan trọng, các kỳ nghỉ hay những sự kiện lớn khác để luôn nắm được lịch trình của mình.

Chiến lược này đã giúp Capossela lên kế hoạch cho công việc của mình sao cho cân đối để có thể dành nhiều thời gian hơn cho các kỳ nghỉ bên gia đình.

“Khi ngày cuối cùng của năm kết thúc, tôi không cảm thấy căng thẳng về những gì mình chưa hoàn thành hoặc những gì mình cần làm tiếp theo, bởi tôi đã chủ động lên kế hoạch cho năm tới", ông nói. “Thời gian là tài nguyên quý giá nhất của chúng ta, bạn không thể lấy lại khi nó đã mất… Vì vậy, điều quan trọng là phải tự hỏi bản thân, ‘Tôi muốn trải qua năm tiếp theo của cuộc đời mình như thế nào?’”

Sắp xếp thời gian của bạn thành các nhóm khác nhau

Bạn có bao giờ cảm thấy mình đang lãng phí thời gian cho các cuộc họp liên tục hoặc cho việc trả lời quá nhiều email không?

Đó là một thách thức mà ngay cả Bill Gates, một trong những CEO thành công nhất thế giới cũng từng phải đối mặt. Trong một cuộc phỏng vấn năm 2017, tỷ phú Bill Gates từng chia sẻ với người dẫn chương trình truyền hình Charlie Rose rằng, đôi khi ông cảm thấy mình phải tận dụng “từng phút” trong lịch trình để chứng tỏ sự nghiêm túc của mình với tư cách là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp.

Nhưng Gates đã tìm ra một giải pháp sáng tạo cho vấn đề này. Caposella tiết lộ, Bill Gates đã chia nhỏ và sắp xếp thời gian của mình theo các nhóm khác nhau, xem xét lượng thời gian ông dành cho mỗi nhóm và điều chỉnh lịch trình của mình cho phù hợp.

Capossela đã học theo cách này và sắp xếp thời gian của mình thành bốn nhóm: thời gian dành cho vấn đề nhân sự (tuyển dụng, tuyển dụng và quản lý nhóm), thời gian dành cho chiến lược hoạt động của công ty, thời gian dành cho mảng tiếp thị và thời gian dành cho khách hàng.

Bắt đầu với bốn nhóm và dành 25% thời gian làm việc hàng ngày của bạn cho mỗi hạng mục, Capossela khuyến nghị. Hãy dùng thử phương pháp này trong khoảng 3-4 tháng và xem liệu nó có giúp bạn làm việc hiệu quả hơn hay không.

“Nó giúp tôi biết quản cách lý thời gian của mình một cách có chiến lược hơn và sắp xếp lại những công việc vốn đang ngốn hết thời gian của tôi", Capossela khẳng định.