4 chiến lược đơn giản giúp bạn có cuộc trò chuyện hiệu quả với sếp: Trực tiếp, nhanh gọn và chuẩn bị kỹ lưỡng vẫn là những điều kiện tiên quyết

Bất cứ ai đã từng làm việc và phải nói chuyện với sếp, dù họ có một ông sếp tuyệt vời hay một ông sếp tồi tệ thì đều có thể nghiệm ra rằng chìa khóa để có một mối quan hệ làm việc hiệu quả là giao tiếp.

Việc phát triển và duy trì một dòng suy nghĩ, ý tưởng và các cập nhật công việc phù hợp với sếp sẽ mang lại nhiều lợi ích đối với công việc của bạn, đảm bảo bạn có thể hoàn thành công việc của mình tốt nhất mỗi ngày.

Nó cho phép bạn thực hiện các nhiệm vụ và công việc đa dạng đi kèm với công việc trong khi giảm thiếu tối đa sự nhầm lẫn hoặc hiểu lầm, giúp bạn móc nối, nắm bắt được các thông tin quan trọng qua các nhóm, phòng ban trong công ty. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xây dựng cho mình mối quan hệ tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau với sếp và đồng nghiệp.

Việc giao tiếp này theo lý tưởng sẽ diễn biến theo hai hướng và sếp của bạn sẽ thấy hứng thú để duy trì việc chia sẻ thông tin hữu ích với bạn khi bạn nói chuyện với họ. Tất cả những điều này sẽ giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc cho cả nhóm của bạn. 

Tuy nhiên, chúng ta không phải luôn sống trong một thế giới hoàn hảo mà chúng ta vẫn thường mơ, và hầu hết chúng ta không thể kiểm soát hết mọi lĩnh vực trong cuộc sống của mình. Một vài người trong số chúng ta may mắn khi được làm việc cùng những người sếp tuyệt vời - những người có năng khiếu về giao tiếp, nhưng một số khác lại không được may mắn như vậy. Do đó, họ phải chăm chỉ, vất vả hơn người khác để đảm bảo các thông tin chính được truyền đạt hiệu quả. 

Vậy bạn thuộc nhóm nào trong hai nhóm này? Nếu bạn là người đang tìm kiếm con đường để giao tiếp hiệu quả với sếp, dù vấn đề nằm ở bạn, ở sếp hay ở giữa hai người, thì đây chính là 4 chiến lược mà bạn cần. Tuy nhiên, hãy nhớ một điều: giao tiếp với sếp cũng giống việc học bất cứ kỹ năng mới nào, đều đòi hỏi bạn phải chăm chỉ luyện tập và nỗ lực không ngừng cho tới khi làm chủ được nó. 

1. Đừng vòng vo, hãy đi thẳng vào vấn đề

Trong thế giới công việc bận rộn ngày nay, hầu hết chúng ta đều phải kiêm nhiệm nhiều công việc và trách nhiệm khác nhau trong khi thời gian để hoàn thành công việc lại có hạn. Vậy nên thời gian làm việc của bạn cũng như của sếp đều trở nên quý giá. Vì vậy, khi nói chuyện với sếp, bạn đừng vòng vo mà hãy tận dụng tối đa khoảng thời gian mà mình có bằng cách tránh những câu chuyện dài ngoằn ngoèo, những lời phát biểu và những lời dạo đầu dài dòng, nhàm chán. 

Bất cứ khi nào có thể, hãy loại bỏ những chi tiết rườm rà và đi thẳng vào thông tin chính mà bạn muốn nói với sếp - việc sẽ truyền cảm hứng để sếp làm điều tương tự với bạn. Nếu cảm thấy bạn nói quá nhiều chi tiết không cần thiết hay tốn quá nhiều thời gian, sếp sẽ không còn hứng thú lắng nghe bạn, bắt đầu tránh bạn bằng mọi giá và vì thế, mối quan hệ của bạn với sếp sẽ có thể bị ảnh hưởng. 

Ngoài ra, hãy chắc chắn là bạn chọn đúng thời điểm để bắt đầu một cuộc trò chuyện. Sếp của bạn sắp có một cuộc họp quan trọng hay phải ra ngoài gặp đối tác,... có lẽ không phải là thời điểm tốt nhất để bạn trình bày một vấn đề quan trọng nào đó trong công việc đâu!

2. Dự đoán trước và chuẩn bị kỹ nội dung cuộc nói chuyện cùng các vấn đề liên quan

Khi trò chuyện với sếp, hãy cố gắng dự đoán phản ứng của họ đối với thông tin bạn sắp chia sẻ. Nếu bạn dự kiến được các câu hỏi cụ thể sếp sẽ đặt ra, hãy cố gắng chuẩn bị câu trả lời cẩn thận.

Nếu bạn có thể hình dung ra sếp sẽ yêu cầu thêm dữ liệu hoặc số liệu thống kê nào đó để sao lưu nội dung bạn sắp chia sẻ, hãy chuẩn bị sẵn sàng. Nhờ đó, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mỗi khi nói chuyện với sếp của mình mà cuộc trò chuyện cũng trở nên hiệu quả hơn.

3. Chọn cách tiếp cận và trình bày phù hợp

Nội dung của cuộc trò chuyện là một điều quan trọng nhưng cách bạn truyền tải thông tin cũng là một điều quan trọng không kém. Đầu tiên, hãy chắc chắn ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu của bạn chuyên nghiệp và phù hợp với hoàn cảnh cũng như nội dung cuộc trò chuyện. Việc dành ra một vài phút để xem xét lại ngoại hình của bạn sao cho lịch sự cũng giúp ích nhiều cho bạn khi tương tác với sếp.

Bên cạnh đó, bạn nên chú ý tìm ra phương pháp và thời gian mà sếp của bạn thích để bắt đầu cuộc nói chuyện với người khác. Sau đó, hãy cố gắng hết sức để thích nghi với phong cách và phương thức tiếp cận ưa thích của họ. Điều này sẽ có lợi cho mối quan hệ của bạn trong thời gian dài.

4. Đừng chờ đợi mà hãy cố gắng truyền đạt thông tin nhanh nhất có thể

Nếu bạn có thông tin quan trọng muốn chia sẻ với sếp của mình, ngay cả khi đó không phải là tin tuyệt vời thì cũng đừng chờ đợi. Một thông tin mà đáng ra sếp của bạn đã có thể triển khai hành động để kịp thời ứng phó nếu biết sớm nhưng bạn lại báo quá muộn tới mức không thể làm gì được nữa sẽ không bao giờ được đón nhận, cho dù đó là tin tốt hay xấu.

Trong hầu hết các tình huống có thể lường trước, thông báo thông tin nhanh nhất có thể sẽ là lợi thế của bạn bởi nó cho phép mọi người tham gia vào công việc hay dự án đó hiểu và suy nghĩ kỹ càng về thông tin, xây dựng cách ứng phó và có cách phản ứng phù hợp. Nếu đó là tin xấu, việc cảnh báo sớm của bạn sẽ giúp mọi người lập kế hoạch đầy đủ, cẩn thận để giảm thiểu thiệt hại.

Tựu chung lại, hãy duy trì sự chuyên nghiệp, lịch sự, trực tiếp và rõ ràng. Tất cả những đặc điểm này sẽ giúp đưa cuộc trò chuyện của bạn đi đúng hướng trong thời gian bạn làm việc ở công ty.