Nếu Jeff Bezos áp dụng Quy tắc Pareto 80/20 vào năm 1993, Amazon sẽ không bao giờ xuất hiện

Audrey Hepburn nổi tiếng vào những năm 1950.

Bà là một trong những nữ diễn viên vĩ đại nhất trong thời đại lúc bấy giờ. Năm 1953, Hepburn trở thành nữ diễn viên đầu tiên giành giải Oscar, giải Quả cầu vàng và giải BAFTA cho một vai diễn duy nhất: vai chính trong bộ phim hài lãng mạn Roman Holiday.

Cho đến tận ngày nay, hơn một nửa thế kỷ đã trôi qua, bà vẫn là một trong 15 người duy nhất trên thế giới nhận được "EGOT" khi giành được cả bốn giải thưởng giải trí lớn: Emmy, Grammy, Oscar và Tony. Vào những năm 1960, trung bình mỗi năm, Audrey đóng một bộ phim mới. Và theo ước tính, nếu tiếp tục duy trì như vậy bà sẽ trở thành một ngôi sao điện ảnh trong vài năm tới.

Nhưng rồi một điều bất ngờ đã xảy ra: Audrey quyết định ngừng diễn.

Ở độ tuổi 30 và đang ở đỉnh cao của sự nổi tiếng, Hepburn về cơ bản đã ngừng xuất hiện trong các bộ phim sau năm 1967. Trong suốt quãng đời còn lại của mình, bà chỉ tham gia vỏn vẹn 5 chương trình truyền hình và dự án phim.

Thay vào đó, Audrey đã quyết định thay đổi nghề nghiệp của mình. Bà dành 25 năm tiếp theo để làm việc không mệt mỏi tại UNICEF, một chi nhánh của Liên hợp quốc chuyên cung cấp thực phẩm và chăm sóc sức khỏe cho trẻ em ở các quốc gia bị chiến tranh tàn phá. Bà đã làm công việc tình nguyện ở khắp Châu Phi, Nam Mỹ và Châu Á.

Vào tháng 12 năm 1992, Hepburn được trao tặng Huân chương Tự do của Tổng thống cho những nỗ lực của mình, đây là phần thưởng dân sự cao quý nhất của Hoa Kỳ.

Chúng ta sẽ trở lại câu chuyện của bà trong giây lát.

Efficient (Hiệu suất) và Effective (hiệu quả)

Tất cả chúng ta, ai cũng chỉ có một lần để sống. Chúng ta phải làm thế nào để sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả? Các chuyên gia về năng suất thường gợi ý rằng chúng ta nên tập trung vào hiệu quả hơn là hiệu suất.

Hiệu suất có nghĩa là hoàn thành được nhiều việc hơn. Còn hiệu quả là hoàn thành được những công việc quan trọng và thật sự phù hợp với mục tiêu dài hạn của bạn. Peter Drucker, một nhà tư vấn quản lý nổi tiếng, đã từng gói gọn ý tưởng này bằng một câu như sau: "Không có gì vô ích bằng việc làm những điều không nên làm".

Hay nói cách khác, tiến bộ không chỉ là làm việc một cách có hiệu suất; mà còn là làm việc hiệu quả với những điều phù hợp.

Nhưng làm thế nào để xác định đâu mới thật sự là "những điều đúng đắn"? Một trong những cách tiếp cận đáng tin cậy nhất là sử dụng Nguyên tắc Pareto, thường được gọi là Quy tắc 80/20.

Quy tắc 80/20 cho biết, trong bất kỳ một lĩnh vực cụ thể nào, thì 80% kết quả sẽ do 20% nguyên nhân gây ra. Ví dụ, 80% đất đai ở Ý thuộc sở hữu của 20% người dân. Hoặc, 75% chức vô địch NBA do 20% đội giành được. Các con số không nhất thiết phải có tổng là 100. Vấn đề quan trọng ở đây là phần lớn các kết quả được thúc đẩy bởi một phần nhỏ các nguyên nhân.

Quy tắc 80/20

Khi được áp dụng vào cuộc sống và công việc, Quy tắc 80/20 có thể giúp bạn phân tách những yếu tố thật sự quan trọng.

Ví dụ: chủ doanh nghiệp có thể phát hiện ra phần lớn doanh thu đến từ một số ít các khách hàng quan trọng. Quy tắc 80/20 sẽ giúp họ tìm ra cách hành động hiệu quả nhất là tập trung hoàn toàn vào việc phục vụ những khách hàng này (và tìm kiếm những người khác giống như họ) và ngừng phục vụ những người khác.

Chiến lược này có thể cũng hữu ích với bạn nếu bạn nhìn vào nguồn gốc của vấn đề. Bạn thấy rằng phần lớn các khiếu nại đều đến từ một số ít các nhân viên có vấn đề. Quy tắc 80/20 sẽ gợi ý rằng bạn có thể giải quyết các yêu cầu dịch vụ khách hàng tồn đọng của mình bằng cách sa thải những nhân viên này.

Quy tắc 80/20 giống như một trận đấu judo vậy. Bạn phải cố gắng tìm ra chính xác khu vực thích hợp để tạo áp lực, bạn có thể đạt được kết quả mà không cần phải nỗ lực quá nhiều. Đó là một chiến lược tuyệt vời và tôi đã sử dụng nó nhiều lần.

Nhưng cách tiếp cận này cũng có một số nhược điểm. Và để hiểu được cạm bẫy trong đó, chúng ta sẽ trở lại với Audrey Hepburn.

Mặt trái của Quy tắc 80/20

Quay lại năm 1967. Audrey Hepburn đang ở trong thời kỳ đỉnh cao của sự nghiệp và cố gắng tìm cách sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả hơn.

Nếu sử dụng Quy tắc 80/20 như một phần của quá trình ra quyết định, thì bà sẽ nhận được câu trả lời rằng: hãy đóng thêm nhiều phim hài lãng mạn hơn.

Hepburn nổi tiếng với những bộ phim hài lãng mạn như Roman Holiday, Sabrina, Breakfast at Tiffany's và Charade. Bà đóng vai chính trong bốn bộ phim này từ năm 1953 đến năm 1963; và đến năm 1967, bà ấp ủ một dự định khác. Những tác phẩm này đã thu hút một lượng lớn khán giả và mang về cho bà nhiều tài sản, cũng như loạt giải thưởng danh giá. Đó là những công việc thật sự hiệu quả của Audrey Hepburn.

Ngay cả khi chúng tôi đã tính đến mong muốn giúp đỡ trẻ em thông qua tổ chức UNICEF của bà, thì quy tắc 80/20 vẫn cho thấy rằng việc góp mặt trong các bộ phim hài lãng mạn mới là sự lựa chọn tốt nhất. Bởi Hepburn có thể tối đa hóa khả năng kiếm tiền của mình và quyên góp thêm cho UNICEF.

Nhưng bà đã không làm như vậy. Và không có bất kỳ một quy tắc hay một phân tích nào có thể chứng minh rằng quyết định của bà vào năm 1967 khi làm tình nguyện cho UNICEF là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất.

Đây là nhược điểm của Quy tắc 80/20: Một con đường mới không phải là sự lựa chọn hiệu quả nhất lúc ban đầu.

Tối ưu hóa cho quá khứ hoặc tương lai của bạn

Đây là một ví dụ khác:

Jeff Bezos, người sáng lập Amazon, đã làm việc tại Phố Wall và leo lên bậc thang của sự thành công và trở thành phó chủ tịch cấp cao của một quỹ đầu cơ trước khi rời bỏ tất cả vào năm 1994 để thành lập công ty.

Nếu Bezos áp dụng Quy tắc 80/20 vào năm 1993 với nỗ lực tìm ra những lĩnh vực hiệu quả nhất để tập trung vào trong sự nghiệp của mình, thì việc thành lập một công ty internet sẽ không bao giờ xuất hiện. Vào thời điểm đó, con đường được cho là hiệu quả nhất của ông là tiếp tục sự nghiệp tài chính — cho dù được xem xét bằng lợi ích tài chính, địa vị xã hội hay bất kỳ một cách nào khác.

Quy tắc 80/20 sẽ giúp bạn tìm thấy những điều hữu ích trong quá khứ và nhận được nhiều hơn trong tương lai. Nhưng nếu bạn không muốn tương lai chính là quá khứ của mình, thì bạn cần một cách tiếp cận khác.

Nhược điểm của việc cố gắng nâng cao hiệu quả là bạn thường tối ưu hóa quá khứ hơn là tương lai.

Bạn nên làm gì?

Một tin vui là: nếu chăm chỉ luyện tập và với đủ thời gian đủ dài, thì điều mà trước đây dường như không hiệu quả có thể trở nên rất hiệu quả. Bạn sẽ giỏi những gì mà bạn luyện tập.

Khi Audrey Hepburn quyết định từ bỏ sự nghiệp diễn xuất của mình vào năm 1967, việc hoạt động tình nguyện dường như rơi vào bế tắc và không có hiệu quả. Nhưng 30 năm sau, bà đã nhận được Huân chương Tự do của Tổng thống — một thành tích đáng kể mà bà khó lòng có được khi đóng trong những bộ phim hài lãng mạn.

Quá trình học một kỹ năng mới, thành lập công ty mới hoặc tham gia vào một cuộc phiêu lưu mới dưới bất kỳ hình thức nào dường như là một quyết định không hiệu quả lúc ban đầu. So với những việc mà bạn đã biết cách làm, thì một công việc mới sẽ mất nhiều thời gian hơn. Và nó sẽ không bao giờ chiến thắng trong phân tích quy tắc 80/20.

Nhưng điều đó không có nghĩa nó là một quyết định sai lầm.